PORTARIA Nº 49, DE 5 DE MAIO DE 2025.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO ESTADO DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições,

CONSIDERANDO os princípios que regem a Administração Pública, preconizados no artigo 37 da Constituição Federal, em especial o da eficiência;

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar o Projeto de Assunção dos imóveis dos cartórios eleitorais do Interior e a reorganização das serventias eleitorais nos casos de junção física de zonas eleitorais deste Regional;

CONSIDERANDO a necessidade de melhorar a gestão dos imóveis locados ou de propriedade da União, tendo como meta racionalizar o uso desses imóveis e, na medida do possível, reduzir gastos, por meio da gestão compartilhada dos prédios dos cartórios eleitorais, propiciando a otimização do uso da infraestrutura instalada, a economicidade nas contratações relacionadas à manutenção predial, além de permitir a cooperação da força de trabalho dos cartórios eleitorais envolvidos;

CONSIDERANDO o macrodesafio “Aperfeiçoamento da Gestão Orçamentária e Financeira” previsto no Plano Estratégico Institucional (PEI) para o ciclo 2021-2026, disposto na Resolução TRE-SP nº 546, de 15 de junho de 2021, o qual, para o Conselho Nacional de Justiça, “refere-se à utilização de mecanismos para alinhar as necessidades orçamentárias de custeio, investimentos e pessoal ao aprimoramento da prestação jurisdicional, atendendo aos princípios constitucionais da Administração Pública. Envolve estabelecer uma cultura de adequação dos gastos ao atendimento das necessidades prioritárias e essenciais dos órgãos da justiça, para se obter os melhores resultados com os recursos aprovados nos orçamentos”;

CONSIDERANDO a reduzida força de trabalho em diversos cartórios eleitorais do estado de São Paulo, especialmente em razão da dificuldade de realizar novas requisições de servidoras e servidores de outros órgãos;

CONSIDERANDO o quanto decidido no processo SEI TRE-SP nº 0052369-58.2024.6.26.8000,

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DASDISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º  Instituir e regulamentar a Política de Assunção dos imóveis dos cartórios eleitorais do Interior pelo Tribunal e a reorganização das serventias eleitorais nos casos de junção física de cartórios eleitorais sediados em um mesmo município, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo, observados os termos e as condições estabelecidos nesta Portaria.

CAPÍTULO II

DA ASSUNÇÃO DOS IMÓVEIS DOS CARTÓRIOS ELEITORAIS DO INTERIOR

SEÇÃO I

DOS PRINCÍPIOS, DAS DIRETRIZES DA POLÍTICA DE ASSUNÇÃO E DAS COMPETÊNCIAS DO GRUPO DE TRABALHO

Art. 2º  Os princípios que regem a Política de Assunção dos imóveis no âmbito deste Tribunal são:

I - Legalidade: atendimento às leis e aos atos normativos;

II - Impessoalidade: observância de critérios objetivos nas decisões da Administração;

III - Moralidade e Probidade Administrativa: os atos administrativos deverão ser compatíveis com a ética e bons costumes, observando ainda as disposições deste Tribunal sobre a Política de Integridade e Compliance das Contratações, o Código de Ética das servidoras e dos servidores e o Código de Conduta Ética dos agentes públicos que atuam na área de contratações deste Tribunal;

IV - Eficiência: prover a infraestrutura imobiliária adequada à prestação jurisdicional, com a necessária otimização dos recursos disponíveis e de acordo com a disponibilidade orçamentária;

V - Publicidade: dar transparência a todos os atos praticados pela Administração.

Art. 3º  Tem-se como diretrizes definidas para a Política da Assunção dos imóveis:

I - assumir gradativamente as locações dos imóveis que sediam os cartórios eleitorais do Interior mantidos pelas Prefeituras ou por outros órgãos públicos;

II - estabelecer a junção dos cartórios eleitorais nos municípios em que houver duas ou mais zonas eleitorais, propiciando a otimização do uso da infraestrutura instalada, a economicidade nas contratações relacionadas à manutenção predial, além de permitir a cooperação da força de trabalho dos cartórios eleitorais envolvidos;

III - adoção de regra de negócio em que o proprietário do imóvel a ser locado assume os custos com as adequações físicas necessárias, bem como com as manutenções de aparelhos de climatização e de elevadores, se houver.

Art. 4º  Serão adotados como critérios de priorização para a seleção das zonas eleitorais a serem contempladas:

I - situações emergenciais: imóvel em área de enchentes, interditado pela defesa civil, objeto de ação de despejo, entre outras.

II - precariedade dos imóveis quanto à estrutura física, infraestrutura elétrica e hidráulica; entre outros;

III - dificuldades/impossibilidade de manutenção da locação pela Prefeitura ou por outros órgãos públicos;

IV - possibilidade de junção de zonas eleitorais pertencentes ao mesmo município.

§ 1º  Os planos de trabalho serão anuais, observada a disponibilidade orçamentária. As zonas eleitorais a serem atendidas em cada um deles serão definidas, preferencialmente, até dezembro do ano que antecede a realização do plano.

§ 2º A seleção das zonas eleitorais observará os critérios de priorização previstos no caput deste artigo, mediante análise das informações constantes no sistema InfoImóveis, nos relatórios de autoinspeção anual das zonas eleitorais e de inspeção promovida pela Corregedoria, dentre outras fontes.

§ 3º  Os parâmetros financeiros devem observar o valor mercadológico da localidade em que sediado o

imóvel e a disponibilidade orçamentária anual do Tribunal.

§ 4º  A aferição do valor do metro quadrado terá como referência a área construída do imóvel.

§ 5º  A pesquisa de valor mercadológico para imóveis destinados a zonas únicas ou junções de até 3 (três) zonas eleitorais será feita pela Seção de Locação e Cadastro de Imóveis - SeLCI.

§ 6º  Em se tratando de imóvel de maior porte, destinado à junção de 4 (quatro) ou mais zonas eleitorais, o valor mercadológico será obtido por meio de avaliação realizada pelo Conselho Regional dos Corretores de Imóveis - CRECI, por meio de Acordo de Cooperação Técnica, com emissão de Parecer Técnico de Avaliação Mercadológica - PTAM ou por outro tipo de avaliação mercadológica.

§ 7º  Atendidas as zonas eleitorais classificadas dentro dos incisos I a IV do caput deste artigo, as demais zonas eleitorais serão selecionadas pelo GT-Assunção para ingresso no plano anual, observando-se os termos do § 1º deste artigo.

Art. 5º  Ao Grupo de Trabalho (GT - Assunção), instituído pela Portaria TRE-SP nº 125/2022 e suas atualizações, compete:

I - definir as zonas eleitorais que serão atendidas pela Política de Assunção, em períodos anuais, considerando os critérios de priorização estabelecidos no artigo 4º e de acordo com a disponibilidade orçamentária;

II - avaliar os imóveis selecionados dentro dos parâmetros estabelecidos no artigo 7º e deliberar pela continuidade ou não da análise do processo de locação do imóvel;

III - apreciar e realizar as tratativas da fixação do valor de locação visando condições mais vantajosas para a Administração;

IV - apreciar pedidos de caráter emergencial para ingresso no planejamento da assunção;

V - realizar periodicamente reuniões com o registro das deliberações em ata;

VI - apresentar relatório circunstanciado dos trabalhos realizados ao final de cada exercício para apreciação da autoridade competente;

VII - fixar diretrizes sobre a utilização, aproveitamento e padronização de mobiliários e equipamentos necessários e existentes nas serventias eleitorais.

Art. 6º  As locações dos imóveis dos cartórios eleitorais serão precedidas de estudos e ações das diversas áreas do Tribunal, a fim de se atingir o melhor resultado na contratação de serviços e aquisição de bens, bem como na melhor instalação/disposição dos cartórios eleitorais do Interior.

Parágrafo único.  O fluxo de trabalho, com as etapas do processo e as áreas do Tribunal envolvidas, está disposto nos Anexos I, II e III desta Portaria.

SEÇÃO II

DOS PARÂMETROS PARA A SELEÇÃO DO IMÓVEL

Art. 7º  A seleção dos imóveis que abrigarão as sedes dos cartórios eleitorais deverão seguir as disposições da Lei nº 14.133/2021 e observar os seguintes parâmetros:

I - localização preferencialmente em região central, com transporte e serviços públicos e bancários;

II - imóvel com característica comercial;

III - construção recente, preferencialmente;

IV - ambientes pouco compartimentados, dando-se preferência a vãos livres;

V - ambientes com iluminação e ventilação naturais, sempre que possível;

VI - ambientes climatizados, sempre que cabível;

VII - áreas ou pavimentos distintos para o atendimento ao público e armazenamento de urnas eletrônicas;

VIII - infraestrutura elétrica, hidráulica, rede e telefonia adequadas e em perfeito funcionamento, comportando aparelhos de ar-condicionados e elevadores, se for o caso;

IX - acessibilidade;

X - imóvel de ocupação exclusiva (monousuário), preferencialmente;

XI - área estimada necessária (mínima e máxima) indicada pela Coordenadoria de Gestão de Imóveis -COGIM (Anexo I);

XII - regularidade documental do imóvel e do proprietário ou da proprietária.

§ 1º  Compete às chefias de cartório realizar a busca de possíveis imóveis que atendam aos parâmetros definidos neste artigo.

§ 2º  A definição dos imóveis mais adequados tecnicamente e compatíveis com os limites orçamentários, de acordo com a Lei 14.133/2021, ficará a cargo da Administração.

§ 3º O Tribunal, após análise técnica e elaboração de leiaute arquitetônico, poderá propor adequações necessárias nos imóveis, mediante relatório circunstanciado, para sua ocupação pelos cartórios eleitorais, que correrão às custas do proprietário ou da proprietária.

§ 4º  Toda manutenção estrutural do prédio, inclusive de equipamentos de ar-condicionado e elevadores, quando houver, será de responsabilidade do proprietário ou da proprietária.

SEÇÃO III

DO PROCEDIMENTO PARA A LOCAÇÃO DO IMÓVEL

Art. 8º  O procedimento para formalização e celebração do contrato de locação do imóvel deverá obedecer ao disposto nas Leis nº 14.133/2021 e nº 8.245/1991, nesta última, naquilo que couber, bem como aos normativos federais, estaduais e municipais que tratem sobre disposições inerentes ao objeto do contrato.

SEÇÃO IV

DAS ADEQUAÇÕES NO IMÓVEL

Art. 9º  Formalizada a contratação, o proprietário ou a proprietária deverá realizar as adequações necessárias apontadas nos relatórios técnicos, observando o prazo acordado entre as partes.

SEÇÃO V

DO INGRESSO NO IMÓVEL

Art. 10.  O ingresso nos imóveis pelas serventias eleitorais somente será autorizado a partir do recebimento oficial das chaves.

§ 1º  Compete à chefia de cartório ou representante designado pelo Tribunal, no ato do recebimento oficial das chaves, assinar o respectivo termo, bem como preencher formulários de leitura de hidrômetros e de energia elétrica. Os documentos deverão ser anexados no processo próprio de locação de imóveis e encaminhados por e-mail à Seção de Contas Públicas - SECP.

§ 2º  A mudança de sede deve ser precedida de autorização da Administração, cabendo à chefia de cartório solicitá-la com prazo mínimo de 60 dias de antecedência à data prevista, para a instalação da linha de comunicação de dados no novo endereço.

§ 3º  A mudança de sede deverá ser realizada no prazo de até 2 dias úteis, por zona eleitoral, observando as instruções contidas na intranet deste Tribunal.

§ 4º  As mudanças em ano não eleitoral poderão se dar a qualquer tempo, observado o disposto no § 2º deste artigo. Em ano eleitoral poderão ocorrer até 31 de março. Excepcionalmente, a critério da Administração, poderá ser autorizada em outro período, desde que não haja prejuízo aos atos preparatórios das eleições.

§ 5º  O leiaute elaborado pela área técnica deverá ser rigorosamente observado, sendo vedadas alterações, uma vez que podem causar impactos na infraestrutura de cabeamento de rede e elétrica, bem como nas rotas de segurança contra incêndios, dentre outros. Em caso de necessidade, o leiaute poderá ser revisado pela Seção de Arquitetura - SEARQT.

SEÇÃO VI

DO FISCAL DO CONTRATO

Art. 11.  Caberá ao servidor ou à servidora lotada na Seção de Locação e Cadastro de Imóveis - SeLCI, formalmente designado pela autoridade competente, emitir mensalmente o atesto de ocupação do imóvel, de forma a viabilizar os procedimentos de liquidação e pagamento, sem prejuízo do disposto nos parágrafos 1º e 2º deste artigo.

§ 1º  É vedado à chefia de cartório solicitar ao proprietário ou proprietária alterações, inclusões, reformas ou qualquer modificação no imóvel.

§ 2º  Em caso de necessidade de reparos estruturais, deverá ser acionada a Secretaria de Gestão de Serviços - SGS para solicitação de providências ao proprietário.

§ 3º  Havendo necessidade de pequenos reparos, a chefia de cartório deverá providenciar a solicitação do serviço à Secretaria de Gestão de Serviços - SGS, para análise de viabilidade da despesa.

§ 4º  Caberá à chefia do cartório eleitoral acompanhar e verificar a execução das manutenções periódicas e corretivas no imóvel, bem como no sistema de condicionamento de ar e elevadores, quando houver.

CAPÍTULO III

DA JUNÇÃO FÍSICA DE CARTÓRIOS ELEITORAIS

Art. 12.  A junção física de cartórios eleitorais ocorrerá nos municípios onde houver duas ou mais zonas eleitorais e consiste nas providências administrativas para instalar as serventias em prédio único, bem como no compartilhamento das responsabilidades, em especial quanto à administração predial e às diretrizes relacionadas ao atendimento ao público.

Art. 13.  A junção de cartórios eleitorais não implica qualquer alteração na jurisdição eleitoral, sendo que as zonas eleitorais manterão sua competência legal e territorial.

SEÇÃO I

DO COMPARTILHAMENTO DOS ESPAÇOS E DAS LINHAS DE DADOS

Art. 14.  Os cartórios eleitorais compartilharão os espaços comuns, tais como sanitários, copa, sala de reunião, bem como o atendimento ao público, que será unificado.

Parágrafo único.  Os espaços destinados às atividades administrativas, ao armazenamento e a manutenção de urnas eletrônicas também serão compartilhados, mantida a autonomia entre as zonas eleitorais no que se refere ao desenvolvimento e execução dessas atividades.

Art. 15.  Sempre que possível, será realizada a unificação das linhas de comunicação de dados dos cartórios eleitorais.

CAPÍTULO IV

DA GESTÃO ADMINISTRATIVA COLABORATIVA E COMPARTILHADA

Art. 16.  Entende-se por gestão colaborativa e compartilhada a união da força de trabalho das zonas eleitorais envolvidas, bem como a distribuição de atribuições administrativas entre as zonas eleitorais.

SEÇÃO I

DA DISTRIBUIÇÃO DAS ATRIBUIÇÕES

Art. 17.  Caberá às zonas eleitorais envolvidas definirem entre si a distribuição das atribuições:

I - Zona ou Zonas Administradoras;

II - Zona ou Zonas de Atendimento;

§ 1º  Todas as zonas eleitorais envolvidas terão atribuição, de acordo com a seguinte distribuição:

I - havendo 2 zonas eleitorais, 1 será a Administradora e a outra será a de Atendimento;

II - havendo 3 zonas eleitorais, 1 será a Administradora e as outras 2 serão as de Atendimento;

III- havendo 4 zonas eleitorais, 2 serão as Administradoras e as outras 2 serão as de Atendimento;

IV - havendo 5 zonas eleitorais, 2 serão as Administradoras e as outras 3 serão as de Atendimento;

V - havendo 6 zonas eleitorais, 3 serão as Administradoras e as outras 3 serão as de Atendimento;

VI - havendo 7 zonas eleitorais, 4 serão as Administradoras e as outras 3 serão as de Atendimento.

§ 2º  Não havendo consenso, a zona ou as zonas identificadas com os menores numerais serão as Zonas Administradoras e as de numeral subsequente serão as Zonas de Atendimento.

§ 3º  A cada dois anos, no mês de janeiro do ano não eleitoral, deverá haver um revezamento nas atribuições das zonas eleitorais, de maneira que todas, em determinado momento, possam atuar como Zona Administradora e Zona de Atendimento.

SEÇÃO II

DAS ZONAS ADMINISTRADORAS

Art. 18.  Caberão à zona ou às zonas eleitorais responsáveis pela administração do prédio as seguintes atividades, dentre outras:

I - realizar medição periódica de água e energia elétrica e comunicar à Seção de Contas Públicas - SECP, quando solicitado;

II - solicitar e controlar os materiais de consumo (copa e limpeza);

III - acompanhar reformas ou consertos programados ou urgentes;

IV - acompanhar e auxiliar a fiscalização da prestação dos serviços contratados pelo Tribunal (limpeza, monitoramento de alarme, purificador de água, entre outros);

V - providenciar a manutenção periódica dos extintores de incêndio;

VI - providenciar dedetização periódica;

VII - acompanhar a execução de manutenções periódicas no sistema de condicionamento de ar e elevadores, quando houver;

VIII - providenciar a instalação e manutenção do sistema de alarme;

IX - adotar as providências necessárias em caso de falta de energia elétrica;

X - comunicar às unidades responsáveis da Secretaria em eventuais casos de ocorrência de problemas na rede de comunicação de dados ou de telefonia.

Parágrafo único.  A adoção das atividades descritas no caput deverá seguir as orientações expedidas pelas Secretarias competentes.

SEÇÃO III

DAS ZONAS DE ATENDIMENTO

Art. 19.  Caberão à zona ou às zonas eleitorais responsáveis pelo atendimento ao público as seguintes atividades, dentre outras:

I - orientar e supervisionar os atendentes;

II - organizar a área de atendimento e de espera;

III - observar a adequação da comunicação visual;

IV - divulgar campanhas institucionais na região;

V - atender às solicitações de entrevistas sobre os serviços de atendimento ao público;

VI - providenciar materiais e formulários do atendimento ao público;

VII - instalar e configurar os equipamentos de informática e kits de biometria necessários ao atendimento ao público;

VIII - definir e gerenciar a escala de horários dos atendentes;

IX - gerenciar a agenda de atendimentos;

X - gerenciar o atendimento on-line, por meio do Título Net e WhatsApp institucional.

§ 1º  A equipe de atendimento será composta por servidoras e servidores de todas as zonas eleitorais, em número suficiente para as demandas diárias. Cada zona eleitoral fornecerá quantidade de servidoras e servidores proporcional ao seu quadro.

§ 2º  As chefias responsáveis pelo atendimento deverão orientar o trabalho dos atendentes, observando as Normas e Provimentos da Corregedoria Regional Eleitoral de São Paulo e da Corregedoria-Geral Eleitoral, bem como a legislação pertinente.

SEÇÃO IV

DAS ATRIBUIÇÕES COLETIVAS

Art.  20.  Todas as zonas eleitorais serão responsáveis, em conjunto, por:

I - controle e acionamento do alarme;

II - abertura e fechamento do prédio;

III - conservação do patrimônio em geral.

SEÇÃO V

DAS ATRIBUIÇÕES INDIVIDUAIS

Art. 21.  Cada zona eleitoral será responsável, individualmente, por:

I - atender às solicitações de entrevistas a meios de comunicação, quando cabível, sobre os feitos da zona eleitoral em andamento ou findos;

II - providenciar a requisição de material de expediente próprio da zona eleitoral;

III - providenciar a manutenção de equipamentos de informática e kits de biometria próprios da zona eleitoral;

IV - controlar os bens patrimoniais utilizados pela respectiva zona eleitoral;

V - gerenciar o armazenamento e a manutenção de urnas eletrônicas, seus acessórios e mídias;

VI - promover a gestão de pessoas, quanto às servidoras e aos servidores da sua unidade;

VII - garantir a eficiência e agilidade na prestação jurisdicional dos feitos de sua competência.

CAPÍTULO V

DOS TRABALHOS EM ANO ELEITORAL

Art. 22.  No final de alistamento eleitoral, todas as zonas eleitorais, independentemente de atribuições ou competências, disponibilizarão servidoras e servidores suficientes para suprir a demanda de atendimento ao público, seja presencial ou por meio de Título Net.

Art. 23.  Todas as atividades demandadas no período eleitoral deverão ser preferencialmente planejadas e executadas de forma conjunta entre as zonas eleitorais, a fim de tornar mais eficiente e econômico todo o processo, tais como: treinamento de mesárias e mesários e apoios logísticos, utilização de transporte para vistoria em locais de votação, manutenção elétrica, transporte de urnas eletrônicas e materiais de eleição, entre outras.

Art. 24.  Deverá ser planejada a logística de entrega das urnas eletrônicas e de materiais aos locais de votação, bem como o seu retorno aos cartórios eleitorais, de maneira ordeira e colaborativa, utilizando-se, de forma compartilhada, veículos, recursos humanos, escolta, entre outros.

CAPÍTULO VI

DA INTEGRAÇÃO DAS EQUIPES

Art. 25.  A Secretaria de Gestão de Pessoas - SGP, com o apoio da Seção de Desenvolvimento Humano e Organizacional -SEDHO, executará ações para integrar as zonas eleitorais que serão unificadas fisicamente, criando um ambiente colaborativo entre as equipes.

§ 1º  Antes da unificação, a SEDHO realizará reuniões com as equipes para promover a interação, a fim de captar as expectativas, entender as primeiras impressões e antecipar necessidades, facilitando a transição.

§ 2º  Durante as mudanças de sede, a SEDHO poderá apoiar a adaptação das equipes, a fim de garantir comunicação clara e a colaboração para o sucesso da integração.

§ 3º  Após 3 (três) meses da unificação, a SEDHO fará nova avaliação com as equipes para efetua levantamento das impressões e analisar os resultados iniciais do processo de integração.

Art. 26.  A SGP será responsável pela elaboração de material de capacitação com foco em práticas recomendadas para o funcionamento eficiente e harmonioso das zonas eleitorais integradas.

CAPÍTULO VII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 27.  Os casos não previstos nesta Portaria serão resolvidos pela Diretoria-Geral deste Tribunal.

Art. 28.  Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

SILMAR FERNANDES

PRESIDENTE

ANEXO I

ANEXO II

ANEXO III