PORTARIA Nº 251, DE 21 DE NOVEMBRO DE 2013.

O DESEMBARGADOR ALCEU PENTEADO NAVARRO, PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições, e

CONSIDERANDO os princípios que regem a Administração Pública, preconizados no art. 37 da Constituição da República, em especial o da eficiência;

CONSIDERANDO os critérios que regem o processo administrativo, previstos no art. 2º da Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, especialmente o critério de “adoção de formas simples, suficientes para propiciar adequado grau de certeza, segurança e respeito aos direitos dos administrados”;

CONSIDERANDO as diretrizes da Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial;

CONSIDERANDO a recomendação do Conselho Nacional de Justiça nº 11, de 22 de maio de 2007, acerca da adoção de políticas públicas, visando à efetiva proteção ao meio ambiente;

CONSIDERANDO que entre os objetivos estratégicos da Justiça Eleitoral Paulista encontram-se a Eficiência Operacional e a Responsabilidade Socioambiental, e entre seus valores a Modernidade e a Responsabilidade Social e Ambiental;

E, CONSIDERANDO a celeridade processual proporcionada com o uso da tecnologia da informação;

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DO SISTEMA

Art. 1º  Regulamentar o uso de meio eletrônico para registro, armazenamento, tramitação e consulta de processos e documentos administrativos, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo, por meio do sistema Processo Administrativo Digital – PAD.

CAPÍTULO II

DA IMPLANTAÇÃO

Art. 2º  O sistema PAD entrará em funcionamento oficial na Secretaria em 26 de novembro de 2013.

Parágrafo único.  A implantação do PAD nos Cartórios Eleitorais terá sua data determinada por Portaria expedida pela Diretoria-Geral.

Art. 3º  A partir de sua implantação, todos os processos administrativos novos, no âmbito da Secretaria, deverão ser registrados no PAD.

§ 1º  Os processos de competência da Corregedoria Regional Eleitoral – CRE permanecerão em meio físico até sua oportuna adesão ao PAD.

§ 2º  Os processos administrativos registrados no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos - SADP antes do início oficial de funcionamento do PAD terão sua tramitação mantida em meio físico, podendo ser digitalizados e migrados para o PAD, a critério da Administração e conforme a necessidade.

§ 3º  Os processos migrados do SADP para o PAD deverão conter o número do protocolo SADP no campo “Assunto” e passar a tramitar no PAD.

§ 4º  Os processos digitalizados e migrados para o PAD que tenham sua tramitação física encerrada e recebam número de protocolo desse sistema deverão ser enviados para o Arquivo Geral, com o correspondente registro no SADP.

Art. 4º  Os procedimentos administrativos que possuírem sistema informatizado próprio não serão incluídos no PAD.

CAPÍTULO III

DA ASSINATURA ELETRÔNICA

Art. 5º  Nas unidades administrativas da Secretaria deste Tribunal, o envio, recebimento, inclusão de documentos e informações diversas em processos administrativos serão admitidos mediante a utilização de assinatura eletrônica.

Art. 6º  A assinatura eletrônica será admitida sob as seguintes modalidades:

I – assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada à infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICPBrasil), cujo fornecimento caberá à Secretaria de Administração de Material;

II – assinatura eletrônica mediante login e senha no sistema PAD, cujo cadastramento será realizado pela Secretaria de Tecnologia da Informação a partir da base de dados do Sistema de Gestão de Recursos Humanos.

Parágrafo único.  Tanto a assinatura digital quanto a assinatura eletrônica mediante login e senha são pessoais e intransferíveis, cabendo ao usuário a exclusiva responsabilidade por sua guarda, conservação e o seu não fornecimento a terceiros.

Art. 7º  A prática de atos assinados eletronicamente importa na aceitação das normas estabelecidas nesta Portaria e na responsabilidade pelo sigilo e uso indevido da certificação digital e da assinatura eletrônica mediante login e senha.

CAPÍTULO IV

DOS DOCUMENTOS

Art. 8º  Todos os documentos anexados a processos possuirão formato PDF (Portable Document Format) ou PKCS7 (documento assinado digitalmente no formato PKCS7).

Art. 9º  Para a identificação de documentos, será atribuída numeração sequencial automática, seguida do ano de sua criação e reiniciada anualmente.

Art. 10.  Os documentos originais que derem entrada neste Tribunal em meio físico serão protocolados, digitalizados pela Seção de Protocolo Geral e encaminhados eletronicamente, por meio do PAD, à unidade responsável.

§ 1º  O número de protocolo PAD deverá ser afixado no canto superior direito da primeira folha do documento físico, aceitando-se, para tanto, o registro a caneta ou em etiqueta específica.

§ 2º  Os documentos a que o caput se refere deverão ser devolvidos ao interessado ou, na impossibilidade, encaminhados à unidade responsável, que decidirá pela manutenção do documento original na dependência ou por seu encaminhamento ao Arquivo Geral.

§ 3º  Os documentos originais em meio físico que derem entrada diretamente na unidade responsável por seu trâmite serão digitalizados e protocolados no PAD pela própria unidade, que definirá sua destinação, nos termos propostos no parágrafo anterior.

§ 4º  Não serão retidos os documentos pessoais de interessados, devendo-se proceder à sua digitalização e juntada no PAD.

Art. 11.  Os documentos deverão ser produzidos ou convertidos eletronicamente pelo setor responsável pela informação ou processo.

Art. 12.  Os documentos produzidos eletronicamente ou os convertidos em arquivos por meio de digitalização e juntados ao processo, com garantia de origem e de seu signatário, serão considerados autênticos para todos os efeitos legais.

Art. 13.  Os extratos digitais e os documentos digitalizados e juntados aos processos têm a mesma força probante dos originais.

CAPÍTULO V

DO PROCESSO ADMINISTRATIVO DIGITAL

Art. 14.  A prática de ato administrativo, no âmbito deste Tribunal, dar-se-á via PAD.

Art. 15.  Para a identificação de processos, será atribuída numeração sequencial automática, seguida do ano de sua criação e reiniciada anualmente.

Art. 16.  Sempre que um processo de matéria administrativa for submetido a julgamento, será enviado, via PAD, à Secretaria Judiciária, que providenciará sua impressão, remetendo-o à Seção de Protocolo Geral para sua inclusão no SADP, com posterior devolução àquela Secretaria.

§ 1º  Exceção aos expedientes de designação de Juízes Eleitorais que, embora sejam submetidos à análise do Plenário, não serão incluídos no SADP.

§ 2º  A Secretaria Judiciária, após seu trâmite regular e decisão exarada nos autos em processos de matéria administrativa, providenciará a inclusão dos seus andamentos no SADP e no PAD, devolvendo o processo físico e digitalizado à área de origem.

CAPÍTULO VI

DA PUBLICIDADE E DO ACESSO ÀS INFORMAÇÕES

Art. 17.  Todos os documentos e processos administrativos constantes do PAD são públicos, sendo admitido o sigilo somente nas hipóteses previstas na Constituição, em lei ou, ainda, determinadas por decisão judicial.

Parágrafo único.  Deverão ter acesso restrito documentos e processos administrativos que contenham informações pessoais dos servidores, nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.

Art. 18.  As informações constantes do PAD poderão ser consultadas no sítio da intranet do Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo, mediante utilização de login e senha ou, no caso de terceiros, por meio de requerimento nos termos da lei.

Parágrafo único.  Nos casos em que haja garantia legal de sigilo ou que mereçam restrição à consulta pública, o acesso será limitado a servidores previamente autorizados e aos interessados.

CAPÍTULO VII

DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E DA AUDITORIA

Art. 19.  Os autos inseridos no PAD deverão ser protegidos por sistemas de segurança de acesso e armazenados em meio que garanta a preservação e a integridade dos dados, sendo dispensada a formação de autos suplementares em meio físico.

Art. 20.  Os documentos, processos administrativos e assinaturas eletrônicas deverão ser armazenados de forma a garantir procedimentos de auditoria de autenticidade da informação.

Art. 21.  Todos os acessos a dados sigilosos ou restritos serão registrados e passíveis de auditoria.

CAPÍTULO VIII

DAS RESPONSABILIDADES DOS USUÁRIOS

Art. 22.  Serão de exclusiva responsabilidade dos usuários:

I – o sigilo do processo, não sendo oponível sua quebra e/ou divulgação, em qualquer hipótese, pela alegação de uso indevido do login e senha;

II – a preparação dos documentos digitais, em conformidade com as restrições impostas pelo sistema, no que diz respeito à formatação e características técnicas.

Parágrafo único.  Na impossibilidade da assinatura eletrônica, o documento será impresso, assinado manualmente, digitalizado e juntado ao PAD.

CAPÍTULO IX

DA VALIDAÇÃO TEMPORAL DA ASSINATURA

Art. 23.  Serão consideradas válidas, como comprovante temporal da assinatura de documentos no PAD, a data e hora do computador servidor onde o sistema estiver instalado.

CAPÍTULO X

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 24.  O uso inadequado do sistema está sujeito à apuração de responsabilidade e à aplicação de sanções administrativas.

Art. 25.  Os casos omissos serão submetidos à Diretoria-Geral deste Tribunal.

Art. 26.  Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

PUBLIQUE-SE e CUMPRA-SE.

Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo, em 21 de novembro de 2013.

ALCEU PENTEADO NAVARRO

PRESIDENTE