PORTARIA Nº 328, DE 15 DE DEZEMBRO DE 2020.

Limite de prazos

Unidade da

Secretaria

PROVIDÊNCIAS

18/12/20

COGEST

1) Reunião para tratar das providências relativas à elaboração  do Relatório de Gestão (prazos, competências e temas relevantes).

11/01/21

CCS/ ASSPE / SOF

2) Reunião para definição da identidade visual e estratégia de elaboração do relatório.

29/01/21

SOF

3) Encaminhar a SCI as demonstrações contábeis e as notas explicativas para emissão do Certificado de Auditoria - confiabilidade das demonstrações contábeis

29/01/21

CCS, CRE, SAM, SCI, SGP, SGS, SJ, SOF, STI

4) Prazo para envio à ASSPE dos indicadores do Justiça em Números, Plano de Logística Sustentável e Planejamento Estratégico referentes ao ano de 2020.

22/02/21

 ASSPE

5) Visão geral organizacional e ambiente externo

O objetivo do capítulo é demonstrar a finalidade e a forma de atuação da UPC, quem é a liderança e a influência do cenário externo e interno no seu desempenho.

Conteúdo

     Identificação da UPC e Declaração da sua missão e visão;

     Principais normas direcionadoras de sua atuação, com links de acesso;

     Estrutura organizacional e de governança

     Descrição dos principais processos de trabalho e produtos que contribuíram para o alcance dos resultados e para geração de valor;

     Ambiente externo

Eventos nacionais e internacionais que impactaram a gestão, indicadores sociais e econômicos referentes à área de atuação da UPC e identificação clara de oportunidades e ameaças.

Esses eventos podem ter como origem, por exemplo, condições econômicas, mudanças tecnológicas, temas da sociedade e desafios ambientais que afetam a capacidade da UPC gerar valor.

    Modelo de negócios

É a descrição dos principais insumos, atividades, produtos  e  impactos  (internos/externos  e  positivos /negativos), por meio diagrama simples e fluxo narrativo lógico, com identificação das partes interessadas críticas.

     Máximo 5 páginas

22/02/21

ASSPE

6) Governança e estratégia

O objetivo do capítulo é demonstrar a direção estratégica, as estruturas que contribuem para a boa governança da UPC e o alinhamento desta com as partes interessadas.

Conteúdo

a.    como a unidade planejou o cumprimento da sua missão;

b.    planejamento de recursos necessários para o alcance dos objetivos;

c.    principais programas, projetos e iniciativas, com demonstração dos recursos;

d.    avaliação sobre como a estrutura de governança apoia o cumprimento dos objetivos estratégicos;

e.    mecanismos, ações e atividades implementadas e determinadas pela alta administração e pelas unidades de contexto da UPC para garantir a legalidade, a economicidade, a eficiência, a eficácia e a legitimidade de atos, processos e procedimentos da organização;

f) manifestação das medidas adotadas em relação aos indicadores de governança e gestão

Forma recomendada     

Máximo 5 páginas;     

Mapa estratégico;

     Figura da governança (v. Referencial Básico de governança aplicável a órgãos e entidades da administração, Versão 2, TCU, pág. 28);

     Infográfico para resultados do relacionamento com a sociedade.

7) Riscos, oportunidades e perspectivas

Avaliação dos riscos que possam comprometer o atingimento dos objetivos estratégicos e dos controles implementados para mitigação desses riscos, abordando necessariamente:

     Principais riscos, fontes internas e externas, avaliação dos riscos e sua vinculação aos objetivos estratégicos;

     Medidas específicas de gerenciamento dos riscos significativos;

     Principais oportunidades identificadas que podem aumentar a capacidade de a UPC atingir seus objetivos e as respectivas ações para aproveitá-las;

Forma recomendada

     Máximo 5 páginas;

     Explicação sobre tipos de riscos: estratégico, operacional, de mercado, de comunicação, de conformidade, etc;

     Visão geral do modelo de gestão de riscos e controles, esclarecendo os componentes dos controles internos: ambiente, avaliação de riscos, atividades de controle, sistemas de informação e monitoramento;

Detalhamento individualizado dos principais riscos e da resposta a cada um deles (controles internos).

8) Resultados e desempenho da gestão

O objetivo do capítulo é demonstrar quais foram as metas e as realizações em relação à missão institucional e aos objetivos estratégicos finalísticos, bem como sintetizar as principais perspectivas para os próximos anos.

Conteúdo

     Cada objetivo estratégico/cadeia de valor deve ser abordado em seção específica, abrangendo:

1.    Problema a ser tratado pelo objetivo estratégico/cadeia de valor;

2.    Visão geral sobre a cadeia de valor;

3.    Prioridades estabelecidas no exercício para atingimento das metas relativas à cadeia de valor;

4.    Principais ações, projetos e programas da cadeia de valor, especificando relevância; valores aplicados, resultados e impactos;

5.    Riscos e outros fatores que influenciaram a cadeia de valor;

6.    Principais resultados, progresso em relação à meta estabelecida e impacto observado, com uso de indicadores (indicadores de desempenho quantificados e alinhados aos objetivos estratégicos);

7.    Causas/impedimentos para o alcance dos objetivos e medidas tomadas para enfrentamento (justificativas para o resultado e monitoramento de metas não alcançadas);

8.    Desafios remanescentes e próximos passos.

(Incluir os desafios e incertezas que a UPC provavelmente enfrentará ao perseguir o seu planejamento estratégico (perspectiva) e potenciais implicações para o seu modelo de negócios (ou cadeia de valor) e desempenho futuro.

A discussão das potenciais implicações, inclusive para o desempenho futuro, normalmente inclui o ambiente externo, bem como riscos, com uma análise de como estes podem afetar a realização dos objetivos estratégicos.

Forma recomendada

     Máximo 30 páginas;

     Diagrama simples e fluxo narrativo lógico com formato padrão para todas cadeias de valor;

     Gráficos dos principais indicadores, contendo as metas e os resultados atingidos;

     Diagrama ou infográfico para resultados qualitativos;

     Quadro/infográfico com os principais desafios e incertezas.

9) Mensagem do Diretor-Geral

Mensagem do Diretor-Geral contendo um resumo da gestão e das atividades desenvolvidas com relação aos objetivos estratégicos e das alocações de recursos, governança e resultados alcançados.

Conteúdo

a.    principais ações realizadas;

b.    desafios e oportunidades;

c.    resultados obtidos;

d.    conformidade com a legislação que rege a UPC;

e.    determinação da materialidade das informações

Forma recomendada

Máximo 2 páginas;

Infográfico com os principais números do resultado da gestão;

Foto do Diretor-Geral.

10) Alocação de recursos

O objetivo do capítulo é demonstrar como foram gerenciados os recursos orçamentários, humanos, tecnológicos e outros, sob o ponto de vista da eficiência e da conformidade.

Conteúdo

     Declaração dos titulares das secretarias responsáveis, abordando:

f.    objetivos estratégicos das áreas de gestão da UPC;

g.    estratégia e metas de implementação dos objetivos;

h.    principais ações realizadas, incluindo os contratos de serviços significativos e os investimentos de capital. Quanto a estes, a avaliação do seu custo-benefício e o impacto sobre os objetivos;

i.    desafios e oportunidades;

j.    conformidade com a legislação que rege a UPC;

k.    confiabilidade das informações prestadas;

l.    determinação da materialidade das informações

     Demonstração da eficiência e da conformidade legal de áreas relevantes de gestão que contribuíram para o alcance dos resultados da UPC no exercício:

1. Gestão de orçamentária e financeira (SOF):

1. Perfil do gasto: evolução dos últimos anos da execução orçamentária da despesa por função e/ou unidade orçamentária (empenhada, liquidada e paga); detalhamento das despesas por grupo e elemento de despesa; execução orçamentária dos principais programas/projetos/ações;

2. Discussão do desempenho atual em comparação
com o desempenho esperado/orçado, com uma análise
de tendências;
3. Explicações sobre variações do resultado, com uma
reflexão justa e compreensível sobre o desempenho
financeiro, consistente com as demonstrações
financeiras subjacentes;
4. Principais desafios e ações futuras.
2. Gestão de pessoas (SGP):
1. Conformidade legal;
2. Avaliação da força de trabalho: distribuição dos
servidores por faixa salarial, gênero, deficiência, etnia,
faixa etária, situação funcional, carreira, área de trabalho
e unidade de exercício;
Estratégia de recrutamento e alocação de pessoas;
Detalhamento da despesa de pessoal (ativo, inativo e
pensionista), evolução dos últimos anos e justificativa
para o aumento/diminuição;
Avaliação de desempenho, remuneração e
meritocracia: gratificação de desempenho, progressão
funcional, estágio probatório, tabela de remuneração,
percentual de cargos gerenciais ocupados por
servidores efetivos, detalhes sobre a igualdade de
oportunidades na UPC;
Capacitação: estratégia e números;
Principais desafios e ações futuras.
Gestão de licitações e contratos (SAM):
Conformidade legal;
Detalhamento dos gastos das contratações por
finalidade e especificação dos tipos de serviços
contratados para o funcionamento administrativo;
Contratações mais relevantes, sua associação aos
objetivos estratégicos e justificativas para essas
contratações;
Contratações diretas: participação nos processos de
contratação, principais tipos e justificativas para
realização;
Principais desafios e ações futuras.
Gestão patrimonial e infraestrutura (SGS e SAM):
Conformidade legal;
Principais investimentos de capital (infraestrutura e
equipamentos), avaliação do seu custo-benefício e
impacto sobre os objetivos estratégicos;
Desfazimento de ativos;
Locações de imóveis e equipamentos;
Mudanças e desmobilizações relevantes;
Principais desafios e ações futuras.

Gestão da tecnologia da informação (STI):
Conformidade legal;
Modelo de governança de TI;
Montante de recursos aplicados em TI;
Contratações mais relevantes de recursos de TI;
Principais iniciativas (sistemas e projetos) e
resultados na área de TI por cadeia de valor;
Segurança da informação;
Principais desafios e ações futuras.
Gestão de custos (SOF):
Conformidade legal (art. 50, §3º da Lei
Complementar 101, de 4 de maio de 2000, e Portaria
STN 157, de 9 de março de 2011);
Estimativa de custos por área de atuação,
demonstrando a distribuição dos recursos consumidos
entre as áreas finalísticas e de suporte;
Estimativa de custos por programa governamental,
demonstrando em que medida eles se relacionam e
contribuem para o alcance da missão institucional da
UPC;
Principais desafios e ações futuras para alocação
mais eficiente de recursos e melhoria da qualidade dos
gastos públicos.
Sustentabilidade ambiental (SAM, SGS, Núcleo
Socioambiental e Comissão Gestora do PLS):
Critérios de sustentabilidade nas contratações e
aquisições;
Ações para redução do consumo de recursos
naturais;
Redução de resíduos poluentes.
Forma recomendada
Declaração do gestor responsável, máximo 2
páginas, com foto e assinatura dos responsáveis;
Demonstração da eficiência e da conformidade legal
das áreas relevantes da gestão que contribuíram para o
alcance dos resultados da UPC: máximo 15 páginas e
uso intensivo de infográficos.

22/02/21

SOF

11) Informações orçamentárias, financeiras e contábeis Evidenciação da situação e do desempenho financeiro, orçamentário e patrimonial da gestão no exercício por meio de demonstrações resumidas de valores relevantes extraídos das demonstrações financeiras e das notas explicativas. A evidenciação deve contemplar as principais unidades que compõem a UPC, de forma individual e agrupada, de acordo com a materialidade e a relevância para os resultados do conjunto. As informações devem abranger:

a.    resumo da situação financeira contábil da UPC;

b.    principais fatos contábeis, contas ou grupos de contas, saldos e ocorrências relativos à atuação e à situação financeira da UPC no exercício;

c.    avaliação dos custos operacionais e resultados financeiros e não financeiros da UPC com base na evolução da situação contábil refletida no balanço, na demonstração de resultados e nas notas explicativas;

d.    normas legais e técnicas adotadas nas atividades orçamentárias, financeiras e contábeis da UPC e mecanismos adotados pela alta administração e pelos responsáveis pela contabilidade para controle e garantia da confiabilidade, da regularidade e da completude e abrangência dos lançamentos e procedimentos contábeis da organização;

e.    informações acerca do setor de contabilidade da UPC (estrutura,                   composição,                   competências, responsabilidades, nomes, cargos e período de atuação dos responsáveis pela contabilidade);

f.    indicações de locais ou endereços eletrônicos em que

balanços, demonstrações e notas explicativas estão publicadas e/ou podem ser acessadas em sua íntegra;

22/02/21

SAM SGS SGP STI

12) Providências adotadas para atender às deliberações exaradas em Acórdãos do TCU, contemplando as determinações e recomendações atendidas e pendentes de cumprimento.

22/02/21

SOF

13) Confecção do Rol de Responsáveis.

22/02/21

CRE SGP

14) Informações sobre a atuação e as principais constatações feitas pela instância ou área de correição, relatando os fatos apurados ou em apuração pelas comissões de inquérito em processos administrativos disciplinares com o intuito de apurar dano ao erário, fraudes ou corrupção.

25/02/21

COGEST

15) Reunião para tratar da aprovação das minutas dos relatórios das unidades.

Observação: As Unidades envolvidas deverão trazer o

material prévio de sua responsabilidade para a reunião

25/02/21

COGEST

16) Encaminhar à CCS a minuta do Relatório de Gestão

/2020 para editoração final, e para elaborar a mensagem do dirigente máximo da unidade.

01/03/21

SOF

17) Encaminhar à SCI a minuta do relatório de gestão

/2020 para emissão do Certificado de Auditoria - conformidade dos atos de gestão.

 15/03/21

 CCS

18) Mensagem do dirigente máximo da unidade Apresentação, em forma de tabelas e gráficos, dos principais resultados alcançados, incluindo aqueles que

indiquem o grau de alcance das metas fixadas nos planos da organização, considerando os objetivos estratégicos e de curto prazo, bem como as prioridades da gestão [UPC em números], que estão mais bem detalhados no corpo do relatório.

A mensagem do dirigente deve conter o reconhecimento de sua responsabilidade por assegurar a integridade (fidedignidade, precisão e completude) do relatório de gestão.

Declaração de integridade do relato integrado e ao alinhamento do relatório de gestão à estrutura da Decisão Normativa TCU nº 187, de 09/09/2020 e quanto à integração das informações e quanto à aplicação do pensamento coletivo na preparação e na apresentação do relatório integrado.

Forma recomendada

Máximo 2 páginas;

Infográfico com os principais números do resultado da gestão;

Foto do dirigente máximo da unidade;

Assinatura do dirigente máximo da unidade.

19/03/21

CCS

19) Reunião para aprovação pela COGEST do Relatório de Gestão/2020

22/03/21

COGEST

20) Submeter o Relatório de Gestão/2020 consolidado para a Diretoria-Geral e Presidência.

30/03/21

DG

21) Encaminhar à SOF o Relatório de Gestão/2020 para publicação no sítio oficial do TRE-SP, em seção específica com chamada na página inicial sob o título "Transparência e prestação de contas"

31/03/21

SOF

22) Data limite para publicar o Relatório de Gestão do exercício de 2020 no sítio do TRE-SP conforme inciso II art. 7º da DN TCU 187 de 09/09/2020, e Anexo I.

05/04/21

SOF

23) Enviar por e-mail o Relatório de Gestão à SCI e as demais unidades.