PORTARIA Nº 170, DE 12 DE AGOSTO DE 2015.

O DESEMBARGADOR ANTÔNIO CARLOS MATHIAS COLTRO, PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições, e

CONSIDERANDO os princípios que regem a Administração Pública, preconizados no art. 37 da Constituição da República, em especial o da eficiência;

CONSIDERANDO os critérios que regem o processo administrativo, previstos no art. 2º da Lei nº 9.784 de 29 de janeiro de 1999, especialmente o critério de "adoção de formas simples, suficientes para propiciar adequado grau de certeza, segurança e respeito aos direitos dos administrados";

CONSIDERANDO as diretrizes da Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial;

CONSIDERANDO a recomendação do Conselho Nacional de Justiça nº 11, de 22 de maio de 2007, acerca da adoção de políticas públicas, visando à efetiva proteção ao meio ambiente;

CONSIDERANDO que entre os objetivos estratégicos da Justiça Eleitoral Paulista encontram-se a Eficiência Operacional e a Responsabilidade Socioambiental, e entre seus valores a Modernidade e a Responsabilidade Social e Ambiental;

E, CONSIDERANDO a celeridade processual alcançada com a instalação do Sistema PAD na Secretaria;

RESOLVE:

Art. 1º  Regulamentar o uso do sistema Processo Administrativo Digital - PAD como meio eletrônico para registro, armazenamento, tramitação e consulta de processos e documentos administrativos no âmbito dos Cartórios Eleitorais de São Paulo.

Art. 2º  O sistema PAD entrará em funcionamento em 01 de setembro de 2015, data a partir da qual seu uso será obrigatório para o registro de novos documentos e processos administrativos, com exceção daqueles previstos no Regramento.

Art. 3º  Os processos administrativos registrados no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos - SADP antes de 01 de setembro de 2015 deverão ser mantidos em meio físico, podendo, de acordo com sua tramitação, ser digitalizados e migrados para o PAD, conforme a necessidade.

§ 1º  Os processos migrados do SADP para o PAD deverão fazer referência ao número do protocolo SADP no campo "Assunto" e passar a tramitar no PAD.

§ 2º  Os processos digitalizados e migrados para o PAD que tenham sua tramitação física encerrada e recebam número de protocolo desse sistema deverão ser arquivados, com o correspondente registro no SADP.

Art. 4º  Os procedimentos administrativos que possuírem sistema informatizado próprio não serão incluídos no PAD.

Art. 5º  O acesso ao sistema PAD será admitido mediante a utilização de login e senha.

Art. 6º  A autenticação de documentos se dará mediante assinatura eletrônica, admitindo-se as seguintes modalidades:

I - assinatura digital - baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada à infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICPBrasil);

II - assinatura eletrônica mediante login e senha no sistema PAD, cujo cadastramento será realizado pela Secretaria de Tecnologia da Informação a partir da base de dados do Sistema de Gestão de Recursos Humanos. 

§ 1º  Tanto a assinatura digital quanto a assinatura eletrônica mediante login e senha são pessoais e intransferíveis, cabendo ao usuário a exclusiva responsabilidade por sua guarda, conservação e o seu não fornecimento a terceiros. 

§ 2º  A prática de atos assinados eletronicamente importa na aceitação das normas estabelecidas nesta Portaria e na responsabilidade pelo sigilo e uso da certificação digital e da assinatura eletrônica mediante login e senha. 

Art. 7º  Na impossibilidade da assinatura eletrônica, o documento deverá ser impresso, assinado manualmente, digitalizado e inserido no PAD.

Art. 8º  Todos os documentos serão automaticamente convertidos para formato PDF (Portable Document Format) ou PKCS7 (documento assinado digitalmente no formato PKCS 7).

Art. 9º  Para a identificação de documentos e processos, será atribuída numeração sequencial automática, seguida do ano de sua criação e reiniciada anualmente.

Art. 10.  Os documentos originais de trâmite interno recebidos em meio físico deverão ser digitalizados e encaminhados eletronicamente, por meio do PAD.

§ 1º  Para os documentos externos permanecem válidas as regras de protocolo SADP.

§ 2º  O número de protocolo PAD deverá ser anotado no canto superior direito da primeira folha do documento físico. 

§ 3º  Os documentos a que o caput se refere deverão ser devolvidos ao interessado, arquivados no Cartório ou, na impossibilidade, encaminhados à unidade responsável da Secretaria, que decidirá pela manutenção do documento original na dependência, ou por seu arquivamento. 

§ 4º  Não deverão ser retidos os documentos pessoais de interessados, devendo-se proceder à sua digitalização e juntada no PAD.

Art. 11.  Os documentos produzidos eletronicamente ou os convertidos em arquivos por meio de digitalização e juntados ao processo, com garantia de origem e de seu signatário, serão considerados autênticos para todos os efeitos legais.

Art. 12.  Os extratos digitais e os documentos digitalizados e juntados aos processos têm a mesma força probante dos originais.

Art. 13.  Todos os documentos e processos administrativos constantes do PAD são públicos, sendo admitido o sigilo somente nas hipóteses previstas na Constituição, em lei ou, ainda, determinadas por decisão judicial.

Parágrafo único.  Deverão ter acesso restrito documentos e processos administrativos que contenham informações pessoais dos servidores, nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.

Art. 14.  As informações constantes do PAD poderão ser consultadas no sítio da Intranet do Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo, mediante utilização de login e senha ou, no caso de terceiros, por meio de requerimento nos termos da lei.

Parágrafo único.  Nos casos em que haja garantia legal de sigilo ou que mereçam restrição à consulta pública, o acesso será limitado a servidores previamente autorizados e aos interessados.

Art. 15.  Os documentos e processos que tramitam no PAD são protegidos por sistemas de segurança de acesso e armazenados em meio que garante a preservação e a integridade dos dados, de modo que é desnecessária a formação de autos suplementares.

Art. 16.  Os documentos, processos e assinaturas eletrônicas são armazenados de forma a garantir procedimentos de auditoria de autenticidade da informação.

Art. 17.  Todos os acessos a dados sigilosos ou restritos serão registrados e passíveis de auditoria

Art. 18.  A preservação do sigilo dos documentos e processos é de exclusiva responsabilidade dos usuários, não sendo admitida, em caso de quebra ou divulgação, a alegação de uso indevido do login e senha.

Parágrafo Único.  O uso inadequado do sistema está sujeito à apuração de responsabilidade e à aplicação de sanções administrativas.

Art. 19.  Serão consideradas válidas, como comprovante temporal da assinatura de documentos no PAD, a data e hora do computador servidor onde o sistema estiver instalado. 

Art. 20.  Os casos omissos serão submetidos à Diretoria-Geral deste Tribunal.

Art. 21.  Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

PUBLIQUE-SE.CUMPR A-SE.

Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo, em 12 de agosto de 2015.

ANTÔNIO CALOS MATHIAS COLTRO

PRESIDENTE