Estudos Preliminares
Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo
Estudos Preliminares - v. 2.2

1 – Identificação do Estudo Preliminar 

O objeto do presente estudo consiste na contratação de 300 licenças da Suíte de Escritório Microsoft Office Professional Plus 2021 ou superior.

2 – Análise de Viabilidade da Contratação

Para executar suas competências, o Tribunal conta com o suporte de diversos recursos de serviços e de infraestrutura tecnológica que têm sido mantidos, atualizados e evoluídos continuamente de modo a manter as demandas da área de negócio da instituição. Dentre esses recursos, contamos com soluções de hardware, serviços, softwares específicos e softwares proprietários, e para que o atendimento à demanda por serviços de TIC seja eficiente, é necessária a entrega de serviços com a qualidade requerida.
Com base nisso, o TRE-SP adota como solução o uso de licenças da Suíte de Escritório Microsoft Office Professional Plus 2021 ou superior, para a migração das licenças Office Professional 2007, 2010 e 2016 com o Microsoft Access nas áreas da Secretaria que utilizam esta Suíte uma vez que o Serviço em Nuvem não contempla banco de dados.
Assim, essa contratação pretende:

•	Permitir a compatibilidade com os sistemas e bancos de dados utilizados atualmente;
•	Suprir as novas aquisições de computadores e notebooks para as áreas que utilizam banco de dados Access;
•	Garantir a continuidade de sistemas criados baseados no padrão do banco de dados Access;
•	Ampliar o uso do Microsoft Office Professional, na medida da necessidade de uso das ferramentas exclusivas disponibilizadas por essa suíte.

2.1 – Definição e a especificação dos requisitos

Aquisição de 300 (trezentas) licenças de Microsoft Office Professional Plus 2021, ou superior, na modalidade perpétua, ou seja, sem prazo para expiração. A suíte de escritório abrange os seguintes programas: Word, Excel, Access, Power Point, OneNote e Outlook. As licenças Microsoft Office Professional Plus 2021 devem ser adquiridas na modalidade de licenciamento por volume, que permite melhor gerenciamento das licenças e a sua ativação de forma automatizada, assim como já vem sendo feito pelo TRE-SP com as licenças de Office 2016.
Visa suprir a necessidade do uso do Access nos computadores das áreas da Secretaria, que trabalham com bancos de dados Access.
Part Number: 79P-05855

Contratação Pública realizada por outro órgão:

Em pesquisa no site www.comprasgovernamentais.gov.br, foi possível identificar contratação pública semelhante e recente:

•	Tribunal Regional Eleitoral do Maranhão: 
UASG 70005
Pregão 68/2018 – 18/12/2018 – Licença do Microsoft Office 2019 Standard, SNGL MVL licenciamento por volume – R$ 1.300,00

2.2 – Identificação das diferentes Soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação 

Soluções alternativas disponíveis no mercado:

•	Libreoffice: já vem sendo utilizada pelo TRE-SP, principalmente pelos usuários dos Cartórios Eleitorais e está instalada em todos os computadores. Porém, em estudo técnico já realizado pela STI, o LibreOffice não é totalmente compatível com todos os sistemas utilizados atualmente, principalmente nos quesitos de geração de relatórios e modelos de documentos. Por esse motivo a compra do Microsoft Office 2016 foi realizada em 2013. 

•	Google Docs: suíte de escritório gratuita disponibilizada pela empresa Google, para uso em nuvem. Não possui nenhuma ferramenta similar ao Access. Aquisição de solução em nuvem do TRE-SP: Processo SEI: 0033160-11.2021.6.26.8000 em andamento.

•	Microsoft Office 365: Trata-se da suíte de escritório por assinatura da Microsoft, que traz as aplicações já bastante difundidas do pacote Microsoft Office Standard, no entanto, com a inovação de ser baseada em nuvem. Diferencia-se da suíte Professional em questão justamente pela ausência do Microsoft Access, nesse sentido, também não atende à necessidade da demanda.

Tipo de licenciamento escolhido:

Microsoft Office Professional Plus 2021 - Licença perpétua por volume, com número de licença único. 

Justificativa: 

Atualmente, este tipo de licenciamento já é utilizado para todas as licenças de Office 2016, pois permite o gerenciamento das licenças de forma centralizada e também a distribuição de instalação para os computadores dos usuários de forma automatizada.
 	Além de permitir maior disponibilidade do software e documentos, sem que seja necessário o acesso à internet.

Condições de Participação na Licitação

A licitante deverá ser uma empresa credenciada pela Microsoft a comercializar seus produtos no Brasil e ser revenda autorizada pela Microsoft para fornecer seus licenciamentos de volume para instituições governamentais, categoria Government Partner, devendo estar no rol de parceiros LSP (Licensing and Solution Partner). 

As condições dispostas acima serão verificadas pelo pregoeiro no website da Microsoft, no endereço https://partner.microsoft.com/pt-br/licensing/Parceiros%20LSP.

Caso não disponha a indicação da licitante no rol de empresas autorizadas, elencadas no website da Microsoft, a empresa deverá apresentar DECLARAÇÃO, emitida pela Microsoft, de que é uma revenda autorizada a comercializar seus produtos e habilitada no segmento público (autorizados pela Microsoft a fornecer seus licenciamentos de volume para instituições governamentais, categoria Government Partner, devendo estar no rol de parceiros LSP - Licensing and Solution Partner).

O documento apresentado pela licitante para comprovação de sua qualificação técnica, além de possuir informações técnicas e operacionais suficientes para qualificar o escopo realizado, deverá conter dados que possibilitem à Administração, caso julgue necessário, confirmar sua veracidade junto ao cedente emissor.

A licitante que não figurar no rol de empresas autorizadas pela Microsoft e não apresentar a declaração mencionada a acima será considerada inapta a participar da licitação, estando sujeita às sanções previstas no edital.

2.3 – Análise e a comparação entre os custos totais das Soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação identificadas 

Suíte de escritório Microsoft Office Professional 2021 - SNGL MVL. Licenciamento de caráter perpétuo.

Empresa		Data	Valor unitário	
Empresa Brasoftware 	Cotação nº GIA525545A	17/08/2022	R$ 5.418,14	
Solo Network	Proposta P22-422128A	01/07/2022	R$ 5.363,96	
Quadro I – pesquisa de preços

Prévia de orçamento necessário para a aquisição, considerando-se o menor valor entre as pesquisas realizadas no Quadro I
Item	Descrição	Quantidade Estimada de Licenças (unidade)	Valor unitário	Estimativa de custo Total (R$)	
01	Microsoft Office Professional Plus 2021 SLNG LTSC	
300	
R$ 5.363,96	
R$ 1.609.188,00	
Quadro II – prévia

Prévia de orçamento necessário para a aquisição, considerando-se o maior valor entre as pesquisas realizadas no Quadro II
Item	Descrição	Quantidade Estimada de Licenças (unidade)	Valor unitário	Estimativa de custo Total (R$)	
01	Microsoft Office Professional Plus 2021 SLNG LTSC	
300	
R$ 5.418,14	
R$ 1.625.442,00	
Quadro II – prévia

2.4 – Escolha da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação e justificativa

A escolha da licença Microsoft Office Professional Plus 2021 permitirá compatibilidade entre os arquivos compartilhados entre os usuários da Secretaria do TRE-SP e os usuários dos Cartórios Eleitorais, além de compatibilidade na geração de relatórios de sistemas, que utilizam extensão proprietária para os respectivos documentos, como doc, docx, xls, xlsx, accdb, pptx, etc.
Além disso, as 300 licenças permitirão a ampliação do uso nas áreas da Secretaria que utilizam o banco de dados Access, além de poderem utilizar novas funções do Software, que não estão presentes na versão do Microsoft Office Standard 2016, atualmente em uso no TRE-SP.
O licenciamento por volume permite um melhor controle das licenças, com distribuição para os usuários e registro automatizados.
A instalação como desktop, ou seja, software instalado nos computadores, sem dependência da conexão à internet, garante maior disponibilidade do software.
A não utilização desse produto acarretaria na impossibilidade de manipular arquivos gerados nos formatos informados ou demandaria horas de esforço em ajustes em sistemas e documentos, caso outra solução seja adotada. Sendo assim, entende-se que não seja pertinente a comparação com outros softwares de aplicação semelhante no mercado.
Devido à política ciclo de vida dos softwares comercializados pela empresa Microsoft, efetuou-se um levantamento, para cada versão do Office Pro existente no TRE-SP, das datas estabelecidas pelo fabricante sobre o fim do suporte estendido. Esse evento torna mais suscetível a falhas de segurança nos sistemas que utilizam tais versões dos softwares, o que torna necessário ao TRE-SP estabelecer também uma política de atualização de versão do parque instalado, mitigando as possíveis vulnerabilidades, bem como estar aderente à política da segurança da informação (PSI) do Tribunal. Segue abaixo o levantamento realizado nesse Tribunal sobre o quantitativo de licenças em uso por versão do software, bem como os prazos informados pelo fabricante quanto ao fim do suporte estendido:

Versão do Office instalado (em uso)	Quantidade de Licenças em uso (unidade)	Fim do suporte estendido	
Microsoft Office 2007 Professional Plus Edition x86 32 PT-BR	
149	
10/10/2017	
Microsoft Office 2010 Professional Plus Edition x64 64 PT-BR	020	13/10/2020	
Microsoft Office 2010 Professional Plus Edition x86 32 PT-BR			
Microsoft Office 2016 Professional Plus x64	
114	
14/10/2025	

	Nota-se que 60% (169/283=60%) das licenças do Microsoft Office Professional em uso estão fora prazo do suporte estendido. Essa situação pode ocasionar incidentes de segurança da informação em sistemas internos que utilizem tais componentes de softwares, decorrentes de possíveis vulnerabilidades que venham a ser descobertas nos pacotes Office Professional devido ao fim do suporte estendido. Sendo assim, justifica-se a atualização desses pacotes que já se encontram nessa situação (60% do total instalado), bem como a necessidade de estabelecer um planejamento sobre contratações futuras baseadas nesse levantamento. 

2.5 – Avaliação das necessidades de adequação do ambiente do órgão para viabilizar a execução contratual

Serão gerados, pela Seção de Novas Tecnologias, novos pacotes de instalação automatizados para os computadores da Secretaria.

3 – Sustentação do Contrato

3.1 – Recursos materiais e humanos

Recursos Materiais:

A distribuição das licenças, entre os usuários, será definida oportunamente.

Recursos Humanos:

O pacote automatizado para instalação nos computadores da Secretaria será elaborado e distribuído pela Seção de Novas Tecnologias. A distribuição será realizada via solução de gerenciamento de ativos, já habilitado para distribuição de pacotes de software em geral.
Em casos de dúvidas ou incidentes relacionados à utilização e instalação do software, serão tratados pela equipe de Service Desk – Seção de Suporte ao Usuário. 
Instruções para os usuários: deverá ser elaborada pela Seção de Homologação e Documentação.

3.2 – Continuidade do fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação

Não se aplica, por tratar-se de licença permanente de software.

3.3 – Atividades de transição contratual e de encerramento do contrato

Trata-se de fornecimento de licença perpétua de software, não sendo necessária a previsão específica de regras de transição à parte técnica de fornecimento das licenças.

3.4 – Regras para estratégia de independência do órgão com relação à empresa contratada

Trata-se de fornecimento de licença perpétua de software e não necessita de previsão específica de regras de independência tecnológica em relação à parte técnica de fornecimento das licenças.

4 – Estratégia para a Contratação

4.1 – Natureza do objeto

Trata-se de objeto de natureza permanente (perpétua) para fornecimento de licenças dos softwares. Além disso, esses softwares são bastante utilizados e encontrados facilmente no mercado por meio de uma rede de fornecedores credenciados, com capacidade para atender a demanda.

4.2 – Parcelamento do objeto com a demonstração da viabilidade ou não da divisão

Aquisição em item único.

4.3 – Adjudicação do objeto com a indicação e justificativa da forma escolhida

O objeto será adjudicado para uma única empresa. 

4.4 – Modalidade e o tipo de licitação 

Modalidade pregão, forma eletrônica, com aplicação do Sistema de Registro de Preços. 

4.5 – Classificação orçamentária e indicação da fonte de recurso

A classificação da verba será informada oportunamente.

4.6 – Vigência e a indicação do prazo de garantia dos bens e/ou prestação dos serviços contratados

As licenças serão adquiridas na modalidade perpétua, ou seja, é garantido o uso da licença em caráter perpétuo até que haja compatibilidade com o Sistema Operacional padrão do TRE-SP e com novos sistemas de uso na Justiça Eleitoral.
Exemplo de caso: no passado, o TRE-SP adquiriu licenças perpétuas de Microsoft Office 97 Standard, de caráter perpétuo, porém o Office 97 é compatível com o Microsoft Windows até a versão XP. Sistemas Operacionais acima dessa versão não aceitam a instalação do Office 97 (Windows 7, Windows 10 e versões posteriores), além da incompatibilidade com os sistemas de eleição.

4.7 – Equipe de Apoio à Contratação

A ser informado oportunamente.

4.8 – Equipe de Gestão da Contratação

A ser informado oportunamente.

5 – Análise de Riscos (Resolução 182/2013 do CNJ)

5.1 – Identificação dos principais riscos

O mapa de riscos da contratação está contido no documento SEI Análise de Risco da Aquisição (3897406).

6 – Declaração de Viabilidade da Contratação

São Paulo, em 12/04/2023.

Diante dos estudos realizados, opinamos pela viabilidade da Contratação.

Papel	Nome	E-mail	Fone	
Integrante técnico	Vladimir Matheus Benedicto	vladimir.matheus@tre-sp.jus.br	3130-2337	
Integrante técnico	Daniele de Macedo Braga	daniele.braga@tre-sp.jus.br	3130-2327	
Integrante administrativo	Vânia Cristina Guarnieri 	vania.guarnieri@tre-sp.jus.br	3130-2175	
Integrante administrativo	Aline Cristina Gomes dos Santos Gadret	aline.santos@tre-sp.jus.br	3130-2145	
Demandante	Alessander Augusto Cristino Costa	alessander.costa@tre-sp.jus.br	3130-2120	

Aprovo a viabilidade da Contratação.