PREGÃO ELETRÔNICO FEDERAL nº 57/2023

ANEXO I

TERMO DE REFERÊNCIA

1 – DO OBJETO

1.1	– Registro de Preços visando à contratação sob demanda dos serviços de climatização, compreendendo unidades de Climatizadores Evaporativos com sistema de redução de temperatura 100% ecológico, com água esterilizada, que resfria o ar que passa por ele pela evaporação de água em painéis evaporativos, incluindo transporte, instalação, cabos elétricos, canaletas e demais acessórios indispensáveis ao perfeito funcionamento, para eventos e reuniões realizadas nas sedes do TRE/SP ou outros locais nesta Capital, conforme condições, quantidades e exigências estabelecidas neste Termo de Referência.

2 – DA JUSTIFICATIVA

2.1 – Tendo em vista os diversos eventos que ocorrem dentro e fora das dependências deste Tribunal, tais como cerimônias de posse, inaugurações, celebrações, homenagens, reuniões, eventos da Corte, visitas de autoridades, encontros do Colégio de Presidentes dos Tribunais Eleitorais, encontros de Corregedores Eleitorais, eventos da EJEP, Eleição Paralela, palestras, congressos, Colar do Mérito Eleitoral Paulista, lançamentos de campanhas, Diplomação dos Eleitos, etc., faz-se necessária a contratação dos referidos serviços para propiciar o devido conforto térmico aos participantes. 

3 – DOS TERMOS E ABREVIATURAS

3.1 – ORGÃO GERENCIADOR: Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo, com sede na Rua Francisca Miquelina, 123, Bela Vista, São Paulo, Capital;

3.2 – DETENTORA: Empresa vencedora do certame licitatório que deverá cumprir as cláusulas e condições contidas neste Termo de Referência;

3.3 – FISCAL DO CONTRATO: Função exercida por servidor do quadro do Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo, designado para acompanhar e garantir a execução e o cumprimento das cláusulas contratuais;

3.4 – PREPOSTO DA DETENTORA: empregado da empresa vencedora do certame licitatório, nomeado por esta, responsável pela observância, fiscalização e providências necessárias ao bom desempenho da contratação;

3.5 – TRE-SP: Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo.

4 – DA DESCRIÇÃO DOS EQUIPAMENTOS E DOS SERVIÇOS

4.1 – Os equipamentos e materiais a serem utilizados deverão estar em perfeitas condições de uso, devendo os danificados serem substituídos de imediato, para que as atividades programadas não sofram interrupção; 

4.2 – A diária corresponderá ao período mínimo de 08 (oito) horas de serviço contratado e de acordo com a necessidade do ORGÃO GERENCIADOR, e será considerada a partir do horário programado para início do evento, ressalvadas as situações regulamentadas por legislação própria e/ou outras definidas neste Termo de Referência;

4.2.1 – Eventual prestação de serviço excedente à duração previamente estipulada na Ordem de Serviço, causado pelo encerramento dos eventos após o horário, se superior a 15 e até 30 minutos, será remunerado proporcionalmente pelo valor de meia hora (1/16 da diária por unidade fornecida), se superior a 30 minutos será remunerado pelo valor proporcional da hora cheia (1/8 da diária por unidade fornecida). 

4.2.1.1 – O valor da diária para cálculo proporcional da hora excedente é aquele constante na proposta definitiva de preços;

4.3 – Os equipamentos deverão ser entregues e instalados, em perfeito funcionamento, 2 (duas) horas antes do início do evento; 

4.3.1 – A DETENTORA deverá providenciar além do equipamento, cabos elétricos, canaletas e demais necessários à instalação e pleno funcionamento do(s) equipamento(s);

4.4 – Os equipamentos e insumos utilizados deverão estar em perfeito estado de conservação, apresentação, limpeza e funcionamento, licenciados e disponibilizados  em até 2 (duas) horas antes do início do evento para testes de funcionamento, a A DETENTORA deverá manter um técnico no local de prestação dos serviços durante todo o evento, especialmente para acompanhar toda a montagem, instalação e desmontagem dos mesmos, bem como substituir equipamentos com defeito por outro similar ou superior no prazo máximo de 30 minutos, sem custos adicionais para o ORGÃO GERENCIADOR;

4.5 – Para realização dos serviços a DETENTORA deverá disponibilizar climatizadores evaporativos que atendam, no mínimo, as seguintes características:
	
Vazão (m3/h): 10.000;
Flechas (m): 10 a 15.
Estarem montados sobre estruturas de, no mínimo, 1,5 m de altura.
Área: 100 m³ 

4.6 – A execução do objeto deste termo de referência dar-se-á por meio da prestação de serviços demandados previamente pelo ÓRGÃO GERENCIADOR, via Ordem de Serviço (OS), a ser enviada por e-mail, que conterá as datas e locais dos eventos agendados com antecedência mínima de 5 (cinco) dias úteis. A DETENTORA deverá dar ciência, por e-mail, em até 2 (dois) dias úteis do recebimento da Ordem de Serviço, indicando o(s) funcionário(s) que realizará(ão) o(s) serviço(s). Na hipótese deste agendamento ser alterado pelo ÓRGÃO GERENCIADOR, este se obriga a repetir a referida Ordem de Serviço, com a atualização das datas, caso em que a DETENTORA dará imediata ciência e compromisso.

5 – DA ESTIMATIVA DE QUANTIDADES DOS SERVIÇOS 

5.1 – Durante a vigência do presente ajuste, são estimadas 20 unidades a serem fornecidas conforme necessidade e conveniência do ÓRGÃO GERENCIADOR que não se obriga a solicitar a sua execução integral.   

5.2 – Será desclassificada a proposta que, após a etapa de negociação, mantiver seu(s) preço(s) unitário(s) final(is) superior(es) ao(s) preço(s) unitário(s) máximo(s) aceitável(is) pela Administração, estipulado(s) neste Anexo I (Termo de Referência) do Edital.   
Item	Descrição	
Quantidade Estimada 	
Período	Preço de diária Máximo Aceitável por Equipamento 	
Único	Registro de Preço visando à contratação sob demanda dos serviços de climatização, compreendendo unidades de Climatizadores Evaporativos com sistema de redução de temperatura 100% ecológico, com água esterilizada, que resfria o ar que passa por ele pela evaporação de água em painéis evaporativos, incluindo transporte, instalação, cabos elétricos, canaletas e demais acessórios indispensáveis ao perfeito funcionamento, para eventos e reuniões realizadas nas sedes do TRE/SP ou outros locais nesta Capital,  conforme condições, quantidades e exigências estabelecidas neste Termo de Referência.	

20 unidades 	

Diária de 8 horas	R$ 1.000,00	

6 – DA VISTORIA TÉCNICA FACULTATIVA 

6.1 – As empresas interessadas, caso julguem necessário para melhor elaboração das propostas, poderão realizar vistoria facultativa no local onde será realizada a maioria dos eventos para proceder a minucioso exame das condições do ambiente e averiguar os serviços e materiais a empregar, até a data prevista para abertura do certame, mediante prévio agendamento com a Coordenadoria de Cerimonial e Eventos do TRE-SP pelo e-mail cerimonial@tre-sp.jus.br ou telefone (11) 3130 2820, de 2ª a 6ª feira, das 13h às 18h. 

6.1.1 – Não será permitida, em nenhuma hipótese, a realização de vistorias sem o prévio agendamento.

6.2 – A não realização da vistoria prévia facultativa não exime a DETENTORA da obrigação de responder por eventuais prejuízos, estando sob sua responsabilidade e risco todas as informações necessárias para a preparação da proposta, não podendo alegar posteriormente desconhecimento das condições elencadas neste Termo de Referência.

7 – DAS OBRIGAÇÕES DA DETENTORA

7.1 – Executar, com observação dos prazos e exigências, todas as obrigações constantes deste Termo de Referência;

7.2 – Informar, no momento da assinatura da Ata de Registro de Preços os contatos de telefone e e-mail ou outro meio hábil para comunicação com o TRE-SP; 

7.3 – Toda a comunicação referente à execução do objeto será́ realizada através do e-mail informado pela DETENTORA no momento da assinatura da Ata de Registro de Preços;

7.4 – A comunicação só́ será́ realizada de forma diversa quando a legislação exigir ou quando a DETENTORA demonstrar ao fiscal os motivos que justifiquem a utilização de outra forma;

7.5 – Facilitar os trabalhos da fiscalização, acatando imediatamente as instruções, sugestões, observações e decisões que emanem da fiscalização, corrigindo as falhas e superando as dificuldades apontadas quanto ao cumprimento das cláusulas da Ata;

7.6 – Assumir toda a responsabilidade pelos encargos fiscais, sociais, previdenciários e outros decorrentes da prestação dos serviços contratados, assim como os encargos e possíveis demandas trabalhistas, cíveis ou penais, a eles relacionados, originariamente ou por vinculação preventiva, conexão ou continência; 

7.7 – Responsabilizar-se por todas as providências e obrigações estabelecidas na legislação específica de acidentes do trabalho quando, em ocorrência da espécie, forem vítimas os seus empregados, no desempenho dos serviços ou em conexão com eles;

7.8 – Efetuar, de imediato, se exigido pela ORGÃO GERENCIADOR, o afastamento de qualquer empregado cuja atuação, permanência ou comportamento sejam insatisfatórios ao bom andamento dos serviços, providenciando sua imediata substituição, após notificação ao preposto e por motivo devidamente justificado; 

7.9 – Aceitar sem ônus, alteração da data de prestação dos serviços após a emissão e aceite da Ordem de Serviço, de até 30 dias, desde que comunicada com no mínimo 3 (três) dias de antecedência;

7.10 – Disponibilizar todos os materiais e equipamentos necessários à prestação dos serviços;

7.11 – Zelar pela aparência e comportamento dos profissionais empregados diretamente na execução dos serviços, que deverão portar crachás de identificação com fotos recentes;

7.12 – Responsabilizar-se por danos e/ou prejuízos causados por seus funcionários aos equipamentos, instalações gerais e patrimônio da ORGÃO GERENCIADOR, inclusive danos materiais e/ou pessoais a terceiros, decorrentes de sua culpa ou dolo, apurados após regular processo administrativo;

7.13 – Manter, durante a vigência da Ata, todas as condições de habilitação para contratar com a Administração Pública, apresentando, sempre que solicitado, os comprovantes de regularidade fiscal, tributária e social exigidos, em consonância com a legislação vigente, e quando do encaminhamento da Nota Fiscal, como condição de percepção do valor faturado;

7.14 – No prazo de até 2 (dois) dias úteis antes da realização dos eventos, fornecer à fiscalização do contrato, relação nominal, com os respectivos números de documento de identidade, de todo o pessoal envolvido diretamente na execução dos serviços;

7.15 – Providenciar, sob sua responsabilidade, ao final do evento, a desmontagem, recolhimento e transporte de todos os equipamentos/materiais/mobiliários de sua propriedade, de modo a deixar o ambiente nas mesmas condições anteriores ao início dos trabalhos, obedecendo às regras de conduta e horários estabelecidos pela Administração do Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo, bem como responsabilizar-se por quaisquer despesas decorrentes da execução dessa atividade;

7.16 – Cabe a DETENTORA responsável pela montagem e desmontagem dos equipamentos, realizar o transporte dos climatizadores até o local a serem instalados;

7.17 – O descarregamento dos equipamentos ficará a cargo da DETENTORA, devendo ser providenciada a mão de obra necessária;

7.18 – A DETENTORA deverá dispor de mão de obra qualificada para realizar montagem e desmontagem dos equipamentos prevendo ainda insumos (peças, soldas, etc) e ferramentas acessórias necessários para a perfeita execução do serviço;

7.19 – Havendo a necessidade de substituição de equipamento(s) no dia do evento a DETENTORA obrigar-se-á a substituí-lo(s) por outro(s) que atenda(m) as condições mínimas do subitem 4.5, de qualidade similar ou igual ou superior a da marca registrada na Ata;

7.20 – Não transferir, no todo ou em parte, a execução do objeto do presente termo, salvo em situações excepcionais, a critério do ÓRGÃO GERENCIADOR, mediante prévia e expressa autorização.

8 – OBRIGAÇÕES DO ORGÃO GERENCIADOR

Além das obrigações resultantes da observância da Lei n° 8.666/1993 e disposições complementares, a ORGÃO GERENCIADOR deverá:

8.1 – Exercer a fiscalização dos serviços prestados pela DETENTORA por intermédio de servidores especialmente designados, na forma da legislação vigente; 

8.2 – Efetuar, com pontualidade, os pagamentos à DETENTORA em conformidade com as especificações estabelecidas;

8.3 – Cumprir e fazer cumprir o disposto nas cláusulas da Ata de Registro de Preços;

8.4 – Prestar as informações e os esclarecimentos que venham a ser solicitados pela DETENTORA;

8.5 – Permitir, durante a vigência da Ata, o acesso dos representantes ou prepostos da DETENTORA aos locais de prestação de serviços, desde que devidamente identificados e acompanhados por representante do ORGÃO GERENCIADOR;

8.6 – Notificar a DETENTORA, por escrito, sobre toda e qualquer irregularidade constatada na execução do serviço;

8.7 – Informar, em até 5 (cinco) dias úteis antes de cada eventos, data, hora e local de apresentação dos profissionais envolvidos diretamente na prestação dos serviços. 

9 – DO PAGAMENTO 

9.1 – O pagamento será realizado, ao final de cada serviço, apenas pelo número de unidades de climatizadores efetivamente fornecidos, levando-se em consideração as quantidades constantes na Ordem de Serviço e os valores da proposta comercial vencedora.

10 – LOCAL DA PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS

10.1 – Os equipamentos e seus acessórios deverão ser entregues e instalados nas sedes do TRE/SP ou outros locais nesta Capital.  

10.2 – Os equipamentos deverão ser entregues e instalados, em perfeito funcionamento, 2 (duas) horas antes do início do evento.

11 – DA ATA DE REGISTRO DE PREÇOS

11.1 – A Ata de Registro de Preços terá prazo de validade de 12 (doze) meses, contados a partir da data de sua assinatura pela Adjudicatária. 

11.2 – A Ata de registro de Preços deverá ser firmada dentro do prazo de validade da proposta. 

11.3 – O preço registrado é fixo e irreajustável durante a vigência da Ata de Registro de Preços, salvo o disposto nos artigos 17 a 19 do Decreto nº 7.892/2013.