PREGÃO ELETRÔNICO FEDERAL 108/2022

ANEXO I

TERMO DE REFERÊNCIA

1 – OBJETO

Registro de preços para a aquisição de impressoras laser ou LED, monocromáticas e impressoras multifuncionais, laser ou LED, monocromáticas, com suprimentos de toner, conforme especificações e quantidades descritas neste termo de referência. 

As impressoras, juntamente com seus respectivos toners, deverão ser fornecidas pela mesma empresa, uma vez que as impressoras não podem ser fornecidas sem os toners correspondentes. Os bens e suprimentos estão intrinsecamente relacionados. 

Observação: Havendo divergência na descrição do(s) item(ns), entre o código/descrição do CATMAT/CATSER, prevalecerão as especificações detalhadas neste Termo de Referência.

2 – JUSTIFICATIVA

Nos cartórios eleitorais, postos e centrais de atendimento ao eleitor, são necessárias impressoras para garantir os serviços de impressão de documentos, RAE's, certidões, etc. 

Para grandes fluxos de impressão, é aconselhável o uso de impressoras de modelo laser. Essas impressoras além de apresentarem um trabalho de impressão de melhor qualidade, imprimem em grande quantidade, e em menos tempo do que impressoras jato de tinta e matriciais, e ainda representam economia a longo prazo, devido ao maior rendimento de seus insumos. 

As multifuncionais são fundamentais para atender a demanda atual de cópia e digitalização de documentos pelos cartórios eleitorais, como também auxiliar no serviço de impressão, que teve a demanda aumentada devido a definição do Tribunal Superior Eleitoral de não mais imprimir os títulos eleitorais em impressoras matriciais e com a baixa desses equipamentos em 2021, mas ainda assim, considerando a obrigatoriedade da impressão, quando solicitado pelo eleitor, os títulos passaram a ser impressos nas impressoras lasers ou multifuncionais, o que provocou aumento da demanda de manutenção ou solicitações de equipamentos.

Atualmente há 1025 (um mil e vinte e cinco) impressoras laser monocromáticas e 838 (oitocentas e trinta e oito) impressoras multifuncionais distribuídas pelos cartórios eleitorais, postos e centrais de atendimento ao eleitor.

Dentre as impressoras laser com garantia expirada, 413 possuem mais de 10 anos de uso e apresentam desgaste natural, decorrente do tempo de uso. Das 12 impressoras laser atendidas em média pela Seção de Equipamentos de Informática - SEEI, ao mês, aproximadamente 20% (2 unidades) precisam ser substituídas devido a impossibilidade de manutenção.

Já entre as impressoras multifuncionais com garantia expirada, 146 possuem mais de 10 anos de uso e apresentam desgaste natural, decorrente do tempo de uso. Das 11 impressoras multifuncionais atendidas em média pela Seção de Equipamentos de Informática - SEEI, ao mês, aproximadamente 10% (1 unidade) precisa ser substituída devido a impossibilidade de manutenção. 

Esse número tende a aumentar devido ao aumento de demanda repassada aos cartórios eleitorais. No último mês a SEEI recebeu 49 solicitações de manutenção de impressoras, entre modelos laser e multifuncionais. 

Portanto, a aquisição proposta visa a substituição imediata de 300 unidades de impressoras laser, bem como a manutenção em estoque de 60 unidades de impressoras, para atender até 5 trocas mensais no período de 12 meses, concluindo que a demanda do último mês esteja elevada devido os trabalhos da eleição, mas ainda assim considerando o aumento dos trabalhos efetuados pelos cartórios eleitorais. O saldo de 15 unidades será reservado para novos pedidos, ações internas de treinamento, e outras demandas. 

Para as multifuncionais a aquisição proposta visa a substituição imediata de 50 unidades de impressoras, bem como a manutenção em estoque de 36 unidades de impressoras, para atender até 3 trocas mensais, concluindo que a demanda do último mês esteja elevada devido os trabalhos da eleição, mas ainda assim considerando o aumento dos trabalhos efetuados pelos cartórios eleitorais. O saldo de 14 unidades será reservado para novos pedidos, ações internas de treinamento, e outras demandas. 

As impressoras laser e multifuncionais, juntamente com seus suprimentos de toner, deverão ser fornecidas em substituição a impressoras sem garantia que apresentarem defeito e não for possível efetuar manutenção, como para ZE’s que possuem somente um modelo multifuncional.

As empresas licitantes deverão fornecer o tipo de impressora juntamente com seu respectivo toner, uma vez que os bens e suprimentos estão intrinsecamente relacionados, o que permitirá o uso das impressoras imediatamente à aquisição. A quantidade solicitada de suprimento de toner, para a impressão de no mínimo 30.000 (trinta mil) folhas, visa garantir o rendimento por aproximadamente 06 (seis) meses, e ainda possibilitará à Administração tempo hábil para nova aquisição de suprimentos. A exigência de suprimento original fundamenta-se em decisão do colendo Tribunal de Contas da União, proferida no Acórdão nº 860/2011 – Plenário, que determina que a aquisição de cartucho deve ser original da marca do fabricante da impressora a que se destina, bem como evita problemas de invalidação da garantia. 

A aquisição da impressora juntamente com seus respectivos toners justifica-se pelo fato que a separação dos objetos a serem licitados poderão acarretar prejuízos quanto à operacionalização de toda a solução, uma vez que se exige total compatibilidade entre os equipamentos e suprimentos a serem adquiridos. 

Esta aquisição está alinhada aos objetivos estratégicos do TRE-SP, pois visa garantir a infraestrutura de TIC e a existência de sistemas que facilitem os processos administrativos.

3 – DESCRIÇÃO DOS OBJETOS

Item	Descrição	Quantidade Estimada	Preço Unitário Máximo Aceitável	
1	Impressora laser ou LED, monocromática, com duplexador automático, sendo que cada unidade deverá ser entregue com suprimento de toner original do mesmo fabricante da impressora, para a impressão de no mínimo 30.000 (trinta mil) folhas.	375 unidades	R$ 3.249,50	
2	Impressora multifuncional laser ou LED, monocromática, com duplexador automático, sendo que cada unidade deverá ser entregue com suprimento de toner original do mesmo fabricante da impressora, para a impressão de no mínimo 30.000 (trinta mil) folhas.	100 unidades	R$ 4.136,44	

Observação 1 – Os itens 1 e 2 poderão ser fornecidos por licitantes distintos. 

Observação 2 – A exigência de impressão de mínimo 30.000 folhas para os suprimentos que deverão acompanhar os itens 1 e 2 poderá ser atendida pelo suprimento original que acompanha o equipamento ou por cartuchos suplementares.   

Observação 3 – Para imprimir transparência, ressalvada a disponibilidade orçamentária, há demanda da Administração para aquisição imediata de 300 e 50 unidades, respectivamente, dos itens 1 e 2.

4 – ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS

4.1 – Item 1:

4.1.1 – Impressora laser ou LED, monocromática, com duplexador automático:

a)	Velocidade de impressão mínima de 40 ppm em tamanho A4;
b)	Duplexador automático;
c)	Processador de, no mínimo, 500 MHZ;
d)	Mínimo de 256 Mb de memória RAM instalada;
e)	Resolução mínima de impressão de 600 x 600 dpi;
f)	Tamanhos de papel suportados:  A4 (210 mm x 297 mm), ofício (216mm x 355mm) e carta (216mm x 279mm); 
g)	Mídia recomendada: papel (comum, pré-impresso, timbrado, colorido, reciclado, áspero, etiquetas, cartolinas);
h)	Entrada de papel mínima para 250 folhas;
i)	Compartimento de saída para, no mínimo, 100 folhas;
j)	Conectividade USB 2.0, USB, interface  Ethernet 10/100 Base TX;
k)	Alimentação 110 V;
l)	Compatível com Windows 10, Windows Server 12 e superiores; 
m)	Emulação PCL6, PCL5e, Postscript Nível 3;
n)	Display contendo as principais funcionalidades da impressora;
o)	Suprimento de toner original do mesmo fabricante da impressora, para a impressão de no mínimo 30.000 (trinta mil) folhas;
p)	Garantia on site mínima de 36 (trinta e seis) meses para as impressoras e de 06 (seis) meses para o suprimento de toner, contados da data efetiva de entrega do produto. 

A exigência de impressão de mínimo 30.000 folhas poderá ser atendida pelo suprimento original que acompanha o equipamento ou por cartuchos suplementares; 

Modelos de referência: HP M408dn, Brother HL-L5202DW ou equivalente ou similar ou de melhor qualidade.

4.2 - Item 2:

4.2.1 – Impressora multifuncional laser ou LED, monocromática, com duplexador automático:

a)	Velocidade de impressão mínima de 40 ppm em tamanho A4;
b)	Duplexador automático;
c)	Alimentador automático para cópias/ digitalização duplex;
d)	Processador de no mínimo 500 MHz,
e)	Mínimo de 256Mb de memória RAM instalada;
f)	Resoluções mínimas de cópia de 600 X 600 dpi, de digitalização de 600 x 600 dpi, de fax de 200 x 200 dpi e de impressão de 600 x 600 dpi;
g)	Recurso de digitalização e criação de arquivo de imagem para no mínimo os seguintes - formatos: PDF com reconhecimento de caracteres (OCR), JPEG, TIFF, XPS;
h)	Recursos de envio de digitalização: PC/e-mail/USB;
i)	Recurso de impressão com senha;
j)	Tamanhos de papel suportados:  A4 (210 mm x 297 mm), ofício (216mm x 355mm) e carta (216mm x 279mm); 
k)	Mídia recomendada: papel (comum, pré-impresso, timbrado, colorido, reciclado, áspero), etiquetas, cartolinas;
l)	Entrada de papel mínima para 250 folhas;
m)	Conectividade USB 2.0, USB, interface Ethernet 10/100 Base TX;
n)	Alimentação 110 V;
o)	Compatível com Windows 10, Windows Server 12 e superiores; 
p)	Emulação PCL6, PCL5e, Postscript Nível 3;
q)	Display contendo as principais funções da impressora; 
r)	Suprimento de toner original do mesmo fabricante da impressora, para a impressão de no mínimo 30.000 (trinta mil) folhas; 
s)	Garantia on site mínima de 36 (trinta e seis) meses para as impressoras e de 06 (seis) meses para o suprimento de toner, contados da data efetiva de entrega do produto. 

A exigência de impressão de mínimo 30.000 folhas poderá ser atendida pelo suprimento original que acompanha o equipamento ou por cartuchos suplementares. 

Modelos de referência: HP E42540F, Brother DCP-L5502DN ou equivalente ou similar ou de melhor qualidade. 

5 – AMOSTRAS 

5.1 – A(s) licitante(s) classificada(s) em primeiro lugar deverá(ão) entregar um exemplar de cada equipamento e de cada suprimento para aprovação da Comissão de Recebimento de Equipamentos de Informática, que será designada por autoridade competente, a fim de auxiliar e embasar o julgamento do Pregoeiro, no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis, contado da data da sessão pública em que o Sr. Pregoeiro a declarou como tal. 

5.1.1 – A(s) amostra(s) deverá(ão) ser enviada(s) à Seção de Equipamentos de Informática - SEEI do Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo, telefone (11) 3130-2307, localizada na Rua Francisca Miquelina, n.º 123, sala 401, 4º andar, Prédio Brigadeiro – Bela Vista – São Paulo – SP – CEP 01316-900, via SEDEX, com Aviso de Recebimento (AR), dentro de invólucro lacrado, contendo, na parte externa da embalagem, identificação da licitante (razão social, endereço e C.N.P.J., telefone e e-mail), com os seguintes dizeres: 

TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO ESTADO DE SÃO PAULO
PREGÃO ELETRÔNICO 108/2022
 “AMOSTRA”	

5.1.2 – Alternativamente, as amostras poderão ser entregues pessoalmente no mesmo endereço e prazo dos subitens 5.1 e 5.1.1 desta cláusula, de segunda a sexta-feira, das 12h às 19h, mediante agendamento prévio através do telefone (11) 3130-2120 e/ou e-mail seei@tre-sp.jus.br.

5.2 –Se a licitante não encaminhar a amostra no prazo estabelecido após a solicitação do Pregoeiro, sua proposta será desconsiderada para efeito de julgamento. 

5.3 – Para a avaliação das amostras dos itens 1 e 2, a Comissão referida no subitem 5.1 realizará testes de instalação e configuração das impressoras em computadores do TRE-SP, bem como procedimentos de operação e impressão, e a aferição das especificações técnicas, e ainda a verificação dos procedimentos de digitalização e cópia do modelo multifuncional. Ainda, a referida Comissão realizará testes de impressão com os dois respectivos modelos de impressoras, bem como a aferição do quantitativo de suprimento entregue quanto à exigência de impressão de mínimo 30.000 (trinta mil) folhas.

5.4 – Os testes técnicos serão realizados no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis após o recebimento da amostra, facultado o seu acompanhamento por apenas 1 (um) representante da licitante, que deverá portar máscara de proteção e permanecer a uma distância mínima de 1 (um) metro dos servidores que estarão realizando os testes, sob pena de proibição de sua entrada e/ou permanência no local, em atenção aos protocolos sanitários de proteção da covid-19.   

5.5 – As amostras aprovadas, das impressoras com suprimentos, ficarão em poder deste Tribunal para fins de comprovação de conformidade quando do fornecimento dos equipamentos e serão contabilizadas como 1 (uma) unidade entregue, cabendo à CONTRATADA, após o recebimento da Nota de Empenho, a entrega das demais unidades restantes.

5.6 – Após a análise da(s) amostra(s), a Comissão emitirá o laudo de avaliação da(s) amostra(s), que subsidiará o julgamento das propostas a ser proferido pelo Pregoeiro, apontando-lhe a condição de aprovada(s) ou reprovada(s). Sendo aquela aprovada, o Pregoeiro procederá à aceitação da proposta no Sistema.

6 – COMPROVAÇÕES 

6.1 – A(s) licitante(s) deverá(ão), juntamente com a proposta, indicar links, preferivelmente no website do próprio fabricante ou distribuidor comprovadamente autorizado, que comprovem as características mínimas de todos os produtos ofertados e que apresentem explicitamente as informações comprobatórias dos itens de especificação dos equipamentos, nos termos do Edital.

6.2 – Caso não seja indicado o link, as licitantes deverão cumprir as exigências dispostas no item 1 da cláusula VII do Edital.

6.3 – Todos os equipamentos devem atender a todas as especificações técnicas descritas na cláusula 4 deste Anexo.

7 – PRAZO E LOCAL DE ENTREGA 

7.1 – Prazo de entrega: máximo de até 45 (quarenta e cinco) dias corridos, contados do recebimento da Nota de Empenho.

7.2 – Local de entrega: Seção de Acompanhamento das Aquisições do TRE/SP, localizada na Rua General Júlio Marcondes Salgado, n. 199, bairro Santa Cecília, Telefone 3130-2696 / 3130-2694, CEP 01.201-020, de 2ª a 6ª feira (dias úteis), das 9h às 18h, mediante agendamento prévio, com 2 (dois) dias úteis de antecedência, pelo e-mail recebimento@tre-sp.jus.br.  

8 – RECEBIMENTO E ACEITE DOS PRODUTOS

8.1 – O recebimento dos produtos será efetuado provisoriamente pela Seção de Acompanhamento das Aquisições do TRE/SP.

8.2 – O aceite e a inspeção técnica dos equipamentos e suprimentos serão efetuados pela Comissão de Recebimento de Equipamentos de Informática, a fim de verificar a conformidade deles com as especificações técnicas dispostas na descrição deste Anexo, devendo obedecer aos seguintes critérios:

a) Todos os equipamentos e suprimentos deverão ser entregues em embalagem individual, acompanhados de manual, impresso ou em mídia, de instruções e especificações técnicas (no caso dos equipamentos);

b) Aferição de marca e modelo;

c) Condição da caixa utilizada para transporte, que deverá estar em perfeito estado;

d) Condição externa do equipamento, que não deve possuir arranhões ou problemas de acabamento;

e) Verificação por amostragem (no mínimo 10%) dos equipamentos e suprimentos para verificar o atendimento ao estabelecido nas especificações técnicas descritas neste Anexo; 

f) Os equipamentos e suprimentos inspecionados que apresentarem problemas que caracterizem defeitos, por transporte e/ou por processo fabril, deverão ser trocados, não sendo dado o aceite até que a troca seja efetuada. 

8.3 – Considerar-se-á como data efetiva de entrega aquela aposta no atestado de conformidade emitido pela referida Comissão, que se dará após a devida conferência do produto, no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis.

8.4 – No caso de constatação de não conformidade, a data efetiva da entrega será a da regularização total da(s) pendência(s).

8.5 – A marca dos produtos entregue deverá estar indicada nos próprios produtos ou em suas embalagens. Produtos sem identificação serão rejeitados quando da sua entrega.

8.6 – Será exigida entrega de comprovante de origem do bem e da quitação dos tributos de importação a ele referente, no caso de equipamentos importados, conforme disposto no art. 3º, inciso III, do Decreto n.º 7.174/2010.

9 – PRAZO DE GARANTIA E SUPORTE TÉCNICO 

9.1 – Os itens 1 e 2 deverão possuir garantia de 36 (trinta e seis) meses on-site, para reposição de peças e mão de obra, contados a partir da emissão do Termo de Recebimento Definitivo.

9.2 – Os suprimentos de toner deverão possuir garantia mínima de 06 (seis) meses contados da data efetiva de entrega do produto.

9.3 – As empresas fornecedoras dos equipamentos deverão dispor de um número telefônico e um endereço eletrônico (e-mail) para suporte técnico e abertura de chamados técnicos.

9.4 – A assistência técnica para os itens 1 e 2, durante o período de garantia dos equipamentos, será prestada em dias úteis (de segunda-feira a sexta-feira), em horário comercial (das 9h às 18h), por profissionais especializados, instruídos e controlados pelo Centro de Assistência Técnica da Contratada, incluindo substituição de peças, ajustes, reparos, correções necessárias para o perfeito funcionamento dos equipamentos, e ainda mediante suporte técnico telefônico, sem ônus adicional para o TRE.

9.5 – O suporte técnico telefônico, durante o período de garantia, deverá ser utilizado para resolução de problemas de configuração e utilização dos equipamentos, bem como esclarecimentos de dúvidas sobre a configuração e a utilização deles.

9.6 – A assistência durante a garantia deverá ser prestada na Secretaria de Tecnologia da Informação, na Rua Francisca Miquelina, n.º 123 – Bela Vista – São Paulo/Capital.

9.7 – Em caso de defeito dos suprimentos de toner, dos grupos 1 e 2, os mesmos deverão ser substituídos pelo fornecedor no prazo de 10 (dez) dias úteis.

9.8 – Durante o período de garantia e considerando-se os dias úteis, o atendimento deverá ser realizado em no máximo 24 (vinte e quatro) horas e a solução dos problemas deverá ocorrer no prazo máximo de 72 (setenta e duas) horas, contadas da abertura da solicitação, mediante e-mail ou telefone, a fim de serem efetuados os serviços para eliminação dos defeitos que determinaram a chamada. 

9.9 – Caso não seja possível efetuar a manutenção do equipamento no prazo do subitem 9.8 desta cláusula, durante o reparo desse equipamento, a empresa deverá substitui-lo a título provisório por outro equivalente ou superior e em perfeitas condições de uso.

9.10 – Ultrapassados 30 (trinta) dias corridos da abertura da solicitação para resolução do problema, a empresa deverá substituir o equipamento em reparo por um NOVO (igual ou superior), a título de troca definitiva, com a mesma garantia restante do equipamento retirado.

9.11 – Havendo a necessidade de retirada do equipamento da sede do TRE-SP, todas as despesas referentes ao transporte e seguro correrão por conta da empresa contratada.