Estudos Preliminares
Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo
Estudos Preliminares - v. 2.1

1 – Identificação do Estudo Preliminar 

Registro de preços para a aquisição de 375 (trezentas e setenta e cinco) unidades de impressoras laser monocromáticas, sendo que cada unidade deverá ser entregue com suprimento de toner original do mesmo fabricante da impressora, para a impressão de no mínimo 30.000 (trinta mil) folhas, com a finalidade de substituir impressoras sem garantia que apresentarem defeito e cuja manutenção não for possível.

A aquisição deverá ser em grupo por fornecedor único, uma vez que as impressoras não podem ser fornecidas sem os toners correspondentes.

2 – Análise de Viabilidade da Contratação

2.1 – Definição e a especificação dos requisitos

Nos cartórios eleitorais, postos e centrais de atendimento ao eleitor, são necessárias impressoras para garantir os serviços de impressão de documentos, RAE's, certidões, etc. 

Para grandes fluxos de impressão, é aconselhável o uso de impressoras de modelo laser. Essas impressoras além de apresentarem um trabalho de impressão de melhor qualidade, imprimem em grande quantidade, e em menos tempo do que impressoras jato de tinta e matriciais, e ainda representam economia a longo prazo, devido ao maior rendimento de seus insumos. Para impressões em preto e branco, existe a opção monocromática.

Além disto, com a definição do Tribunal Superior Eleitoral – TSE – de não mais imprimir os títulos eleitorais em impressoras matriciais e a baixa patrimonial desses equipamentos em 2021, mas ainda assim, considerando a obrigatoriedade da impressão caso solicitado pelo eleitor, os títulos estão sendo impressos nas impressoras laser, o que provocou aumento da demanda de manutenção ou solicitações de equipamentos. 

O fornecimento de suprimento de toner, juntamente com as impressoras, possibilitará o uso das mesmas imediatamente à aquisição. A quantidade solicitada, para a impressão de no mínimo 30.000 (trinta mil) folhas, garantirá o rendimento por aproximadamente 06 (seis) meses, e ainda possibilitará à Administração tempo hábil para nova aquisição de suprimentos. A exigência de suprimento original fundamenta-se em decisão do colendo Tribunal de Contas da União, proferida no Acórdão n.º 860/2011 – Plenário, que determina que a aquisição de cartucho deve ser original da marca do fabricante da impressora a que se destina, bem como evita problemas de invalidação da garantia.

Essa aquisição de impressoras com suprimentos deverá ser em grupo por fornecedor único, uma vez que os bens e suprimentos estão intrinsecamente relacionados.

Atualmente há 1025 (um mil e vinte e cinco) impressoras laser monocromáticas distribuídas pelos cartórios eleitorais, postos e centrais de atendimento ao eleitor. Dessa quantidade, 651 (seiscentas e cinquenta e uma) unidades já estão com a garantia expirada.

Dentre as impressoras com garantia expirada, 413 possuem mais de 10 anos de uso e apresentam desgaste natural, decorrente do tempo de uso. Das 12 impressoras laser atendidas em média pela Seção de Equipamentos de Informática - SEEI, ao mês, aproximadamente 20% (2 unidades) precisam ser substituídas devido a impossibilidade de manutenção. Esse número tende a aumentar devido ao aumento de demanda repassada aos cartórios eleitorais. No último mês a SEEI recebeu 49 solicitações de manutenção de impressoras, entre modelos laser e multifuncionais. 

Portanto, a aquisição proposta visa a substituição imediata de 300 unidades de impressoras, bem como a manutenção em estoque de 60 unidades de impressoras, para atender até 5 trocas mensais no período de 12 meses, concluindo que a demanda do último mês esteja elevada devido os trabalhos da eleição, mas ainda assim considerando o aumento dos trabalhos efetuados pelos cartórios eleitorais. O saldo de 15 unidades será reservado para novos pedidos, ações internas de treinamento, e outras demandas. 

Demanda alinhada ao Objetivo 4 do PETIC: garantir a infraestrutura e os recursos tecnológicos adequados às atividades do TRE-SP.

2.2 – Identificação das diferentes Soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação

Embora exista no mercado impressoras de outros modelos, tais como as matriciais e as jatos de tinta, estas não são apropriadas para grandes fluxos de impressão. As matriciais são voltadas para impressão de documentos fiscais e possuem alto custo. As impressoras jato de tinta são mais adequadas para impressões domésticas de imagens.

A locação de impressoras nos moldes de outsourcing de impressão, conforme serviços que são prestados aos prédios da Secretaria do TRE-SP atualmente, não podem ser considerados uma vez que o objeto da aquisição em questão visa a substituição de equipamentos obsoletos, a reposição da reserva técnica e o fornecimento para locais ainda não definidos. Cabe frisar que para análise de viabilidade de contratação de outsourcing de impressão para os cartórios eleitorais é necessário que seja elaborado um projeto minucioso, com estudos criteriosos que indiquem a efetividade econômica uma vez que todo parque precisaria ser substituído, o que levaria bastante tempo se considerarmos a dificuldade em identificar fornecedores que prestem tal serviço num estado com a capilaridade como o de São Paulo.

Não há soluções alternativas para suprimento de toner.

2.3 – Análise e a comparação entre os custos totais das Soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação identificadas

Impressoras laser monocromáticas custam em média R$ 2.283,21 (Dois mil, duzentos e oitenta e três reais e vinte e um centavos), conforme links de pesquisa abaixo, realizadas em setembro de 2022. Os suprimentos de toner originais para as impressoras pesquisadas, com rendimento de 12.000 (doze mil) a 23.000 (vinte e três mil) folhas, custam em média R$ 545,45 (quinhentos e quarenta e cinco reais e quarenta e cinco centavos), conforme consultas realizadas em setembro de 2022.

Quadro comparativo de preços	
Item	Valor	Loja	
HP E50145DN
	R$ 2.146,32	Submarino	
Brother HL-L5102DW
	R$ 2.420,10	Kalunga	

Preço médio
	
R$ 2.283,21	
Toner HP W9008MC 23 Mil páginas
	R$ 669,60	Creative Cópias	
Toner Preto TN3472 Brother 12.000 páginas
	R$ 421,29	Gimba	

Preço médio
	
R$ 545,45	

O Pregão Federal nº 100 realizado em 2020 pelo TRE-SP para a aquisição de impressoras laser e multifuncionais com suprimento de toner para 30.000 (trinta mil) folhas e com garantia onsite de 36 (trinta e seis) meses registrou o valor de R$ 1.960,00 (um mil, novecentos e sessenta reais) para as impressoras laser, conforme ARP nº 16/2021. 

2.4 – Escolha da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação e justificativa.

A equipe de planejamento da contratação entende que como não é possível considerar para a aquisição em questão a locação de impressoras e que, embora existam outras soluções de tecnologia para serviços de impressão, não são adequadas para os grandes fluxos de impressão. As impressoras jato de tinta, por exemplo, possuem custo menor para aquisição, no entanto são mais apropriadas para impressões domésticas e para impressão de imagens do que texto. As matriciais por sua vez são voltadas para impressão de documentos fiscais e possuem alto custo. 

Assim, conclui que as impressoras laser são as mais adequadas para atender as necessidades do TRE-SP, uma vez que são mais rápidas que as impressoras jato de tinta, e a impressão é mais limpa, o toner não deixa resíduos de tinta no papel, além de que os cartuchos de toner duram muito mais do que um cartucho de tinta, conseguindo imprimir um número superior de páginas antes de precisar ser substituído, o que colabora com um ambiente de impressão ecologicamente amigável, visto que você não gera tanto lixo durante o processo.

Entende também que precisam ser fornecidas com suprimento de toner original do mesmo fabricante da impressora, para a impressão de no mínimo 30.000 (trinta mil) folhas, para que haja tempo hábil para aquisição de mais suprimento, em caso em que o modelo ofertado seja diferente dos já utilizados pelo TRE-SP.

2.5 – Avaliação das necessidades de adequação do ambiente do órgão para viabilizar a execução contratual

As impressoras laser deverão ser fornecidas com suprimento de toner original do mesmo fabricante da impressora, para a impressão de no mínimo 30.000 (trinta e mil) folhas, de forma a evitar a impossibilidade de uso do equipamento por falta de suprimento.

A exigência de 30.000 folhas para os suprimentos poderá ser atendida pelo suprimento original que acompanha o equipamento ou por cartuchos suplementares.

Quando o fornecimento se destinar a substituir impressoras sem garantia que apresentarem defeito e não for possível efetuar manutenção, não haverá necessidade de nenhuma adequação ao ambiente do cartório eleitoral. 
 
No aspecto ambiental, vale frisar que as impressoras laser atualmente encontradas no mercado possuem recursos que proporcionam a redução do consumo de toner em até 20%, de consumo de papel, devido as opções de impressão em duplex, e de consumo de energia, uma vez que quando em espera ou desligadas apresentam consumo mínimo de aproximadamente 10 e 1 Watts, respectivamente. 

3 – Sustentação do Contrato

3.1 – Recursos materiais e humanos

As impressoras quando adquiridas serão recebidas e armazenadas no Almoxarifado do TRE-SP e fornecidas sob demanda às Zonas Eleitorais, Centrais e Postos de Atendimento ao Eleitor. As instalações são efetuadas pelos servidores dos cartórios e centrais, de acordo com orientações da STI.

3.2 – Continuidade do fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação

Não se aplica.

3.3 – Atividades de transição contratual e de encerramento do contrato

Não se aplica.

3.4 – Regras para estratégia de independência do órgão com relação à empresa contratada

Não se aplica.

4 – Estratégia para a Contratação

Registro de preço por meio de Pregão Eletrônico.

4.1 – Natureza dos objetos

Item 1 – Impressora laser ou LED, monocromática, com duplexador automático:

a)	Velocidade de impressão mínima de 40 ppm em tamanho A4;
b)	Duplexador automático;
c)	Processador de, no mínimo, 500 MHZ;
d)	Mínimo de 256 Mb de memória RAM instalada;
e)	Resolução mínima de impressão de 600 x 600 dpi;
f)	Tamanhos de papel suportados:  A4 (210 mm x 297 mm), ofício (216mm x 355mm) e carta (216mm x 279mm); 
g)	Mídia recomendada: papel (comum, pré-impresso, timbrado, colorido, reciclado, áspero, etiquetas, cartolinas);
h)	Entrada de papel mínima para 250 folhas;
i)	Compartimento de saída para, no mínimo, 100 folhas;
j)	Conectividade USB 2.0, interface  Ethernet 10/100 Base TX;
k)	Alimentação 110 V;
l)	Compatível com Windows 10, Windows Server 12 e superiores; 
m)	Emulação PCL6, PCL5e, Postscript Nível 3;
n)	Display contendo as principais funcionalidades da impressora;
o)	Suprimento de toner original do mesmo fabricante da impressora, para a impressão de no mínimo 30.000 (trinta mil) folhas;
p)	Garantia mínima de 36 (trinta e seis) meses para as impressoras e de 06 (seis) meses para o suprimento de toner, contados da data efetiva de entrega do produto. Onsite para as impressoras.

A exigência de 30.000 folhas poderá ser atendida pelo suprimento original que acompanha o equipamento ou por cartuchos suplementares;

Modelos de referência: HP E50145DN, Brother HL-L5102DW ou equivalente ou similar ou de melhor qualidade.

4.2 – Parcelamento do objeto com a demonstração da viabilidade ou não da divisão

A aquisição poderá ser solicitada de acordo com a disponibilidade orçamentária no período de validade da ata registrada.

4.3 – Adjudicação do objeto com a indicação e justificativa da forma escolhida

Para uma única empresa vencedora do Pregão Federal, em grupo único, uma vez que as impressoras não podem ser fornecidas sem os toners correspondentes. Essa exigência busca permitir a utilização do equipamento, mesmo que de modelo diverso aos já utilizados pelo TRE-SP, tão logo concluída a aquisição.

4.4 – Modalidade e o tipo de licitação 

Pregão Eletrônico de menor preço para o registro de preços de 375 (trezentas e setenta e cinco) unidades de impressoras laser monocromáticas, sendo que cada unidade deverá ser entregue com suprimento de toner original do mesmo fabricante da impressora, para a impressão de no mínimo 30.000 (trinta mil) folhas.

4.5 – Classificação orçamentária e indicação da fonte de recurso

Verba ordinária.

4.6 – Vigência e a indicação do prazo de garantia dos bens e/ou prestação dos serviços contratados

Vigência da Ata de 12 (doze) meses. Garantia mínima de 36 (trinta e seis) meses onsite para as impressoras e de 06 (seis) meses para o suprimento de toner, contados da data efetiva de entrega dos produtos. 

4.7 – Equipe de Apoio à Contratação

STI e SAM.

4.8 – Equipe de Gestão da Contratação

SAM.

5 – Análise de Riscos

5.1 – Identificação dos principais riscos

A impossibilidade de registro de preços para a aquisição pode prejudicar a substituição de impressoras sem garantia que apresentarem defeito e não for possível efetuar manutenção, afetando os serviços e rotinas cartorárias.

5.2 – Mensuração das probabilidades de ocorrência e dos danos potenciais relacionados a cada risco identificado

A impossibilidade de registro de preços para a aquisição é de probabilidade baixa. Se a aquisição não ocorrer a impossibilidade de substituição de impressoras é de probabilidade média.

5.3 – Ações previstas para reduzir ou eliminar as chances de ocorrência

O processo para uma nova aquisição deverá iniciar imediatamente, ou, deverá ser verificada a possibilidade de alguma ata vigente para adesão.

5.4 – Ações de contingência

Não substituição de impressoras sem garantia que apresentarem defeito e não for possível efetuar manutenção para os cartórios que possuírem mais de uma unidade laser. 

Remanejamento de impressoras de cartórios com mais de uma unidade para os cartórios que tiverem necessidade de impressora.

5.5 – Responsáveis pelas ações de prevenção dos riscos e dos procedimentos de contingência

Item	Risco	Probabilidade de ocorrência	Danos	Ações de mitigação	Resp.	Ações de contingência	Resp.	
1	Impossibilidade de registro de ata.	Baixa	Impossibilidade de fornecimento.	Iniciar novo processo de registro de ata imediatamente ou adesão a ata vigente.	STI/SAM	Não substituição de impressoras para os cartórios que possuírem mais de uma unidade laser.	STI	
1	Impossibilidade de substituição de impressoras.	Baixa	Prejuízo dos serviços de impressão.	Iniciar novo processo de registro de ata imediatamente ou adesão a ata vigente.	STI/SAM	Remanejamento de impressoras de cartórios com mais de uma unidade para os cartórios que tiverem necessidade de impressora.	STI	

6 – Declaração de Viabilidade da Contratação

São Paulo, em 08 de setembro de 2022.

Diante dos estudos realizados opinamos pela viabilidade da Contratação.

Equipe de Planejamento da Contratação	
Papéis	Nome	E-mail	Fone	
Integrante Técnico	Carina Permagnani Perez Santana	carina.santana@tre-sp.jus.br	3130-2297	
Integrante Técnico	Amilton Fernandes de Azevedo	amilton.azevedo@tre-sp.jus.br	3130-2307	
Integrante Administrativo	Vânia Guarnieri	vania.guarnieri@tre-sp.jus.br	3130-2175	
				
Integrante Administrativo	Aline Cristina Gomes dos Santos Gadret	aline.santos@tre-sp.jus.br	3130-2145	

Aprovo a viabilidade da Contratação.

Carina Permagnani Perez Santana	
Titular da área Demandante