Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo
Estudos Preliminares - v. 1.0

1 – Identificação do Estudo Preliminar 

Contratação de serviço de impressão departamental centralizada, incluindo a gestão informatizada de recursos de impressão e cópia de documentos, instalação e disponibilização de impressoras conforme descritivo do item 4 e Apêndice A do termo de referência, bem como o gerenciamento dessas unidades, o provimento dos suprimentos e acessórios de impressão, o treinamento de usuários, os sistemas para gestão informatizada da solução, a logística para a troca de suprimentos, a manutenção e o suporte técnico local nas dependências do Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo, localizadas no município de São Paulo, em conformidade com as condições estabelecidas em contrato.

O fornecimento de papel não se encontra incluído nesta contratação, sendo de responsabilidade do TRE.

2 – Análise de Viabilidade da Contratação
2.1	– Definição e a especificação dos requisitos

Contratação de serviço de impressão departamental centralizada, na modalidade franquia de página mais excedente, pelo período de 12 meses, prorrogável nos termos da Lei, visando dar continuidade aos serviços atualmente vigentes.

A contratação desse serviço tem como objetivo que o Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo continue utilizando este modelo de prestação de serviços que se mostrou eficiente e eficaz, capaz de atender a toda a demanda de impressão, através da utilização dos equipamentos e seus suprimentos, que atendem de forma continuada e controlada a necessidade dos usuários e evita desperdícios e a descontinuidade dos serviços por falta de insumos e impossibilidade de manutenção dos equipamentos.

A Modalidade franquia de páginas mais excedente é recomendada pela Secretaria de Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (STI/MP), em observância ao disposto na Estratégia de Governança Digital e na Instrução Normativa SLTI/MP nº 4, de 11 de setembro de 2014, no lugar de aquisição ou locação de equipamentos de impressão e digitalização.

O documento de Boas práticas, orientações e vedações para contratação de serviços de outsourcing de impressão veda a contratação de outsourcing de impressão na modalidade sem franquia de páginas, onde há somente o pagamento por custo unitário de impressões ou cópias quando houver a possibilidade da contratação da modalidade com franquia de páginas, como ocorre no TRE-SP.

Essa modalidade tem sido utilizada nas contratações mais recentes do serviço de outsourcing de impressão, como verificado no PREGÃO ELETRÔNICO N.º 088/2020, do Estado do Tocantins, e no PREGÃO ELETRÔNICO Nº 022/2020, do MINISTÉRIO DA INFRAESTRUTURA.

Produtividade e redução de custos, que formam o binômio regedor das decisões de compra de pequenas, médias e grandes corporações em várias áreas, também têm orientado as decisões de contratação desse tipo.

O parque de equipamentos de impressão nas Sedes do RE-SP é atualmente, suprido pelo contrato vigente que contempla 151 (cento e cinquenta e um) impressoras, sendo 104 (cento e quatro) unidades do tipo laser multifuncional, 19 (dezenove) unidades do tipo laser monocromática e 28 (vinte e oito) unidades do tipo laser colorida. Além de 01 (uma) impressora reserva de cada modelo, sem cobrança de aluguel enquanto não estiverem em uso.

Com o advento da pandemia de COVID 19 e o trabalho remoto, as impressões apresentaram queda em seus números, e com a implantação do tele trabalho, que deve ser homologado em breve no TRE-SP, a tendência é que o volume de impressões na Secretaria seja inferior aos dos anos anteriores à pandemia.

Esse fato, associado a aprovação da Resolução TRE-SP nº 562/2021, que institui a Política de Sustentabilidade, a aprovação do Plano de Logística Sustentável 2021-2026, a adoção formal do Guia de Contratações e Aquisições Sustentáveis e a aprovação do Plano Estratégico Institucional 2021-2026, que faz da sustentabilidade parte imprescindível da visão do futuro do TRE-SP, gerou a necessidade de revisão do quantitativo atual de impressoras utilizadas na Secretaria

Desta forma, entende-se que impressoras multifuncionais monocromáticas e coloridas atendem a necessidade do TRE-SP e para tanto foi elaborada nova proposta de distribuição reduzindo as impressoras de modelo multifuncional por andar, nas salas onde é possível compartilhar o equipamento, excluindo o modelo do tipo laser monocromática e substituindo o modelo do tipo laser colorida nos locais em que estavam associadas a uma outra impressora de modelo multifuncional monocromática por uma impressora modelo multifuncional colorida. 

Assim, para a nova contratação serão necessárias 58 (cinquenta e oito) impressoras do modelo multifuncional e 26 (vinte e seis) impressoras do modelo multifuncional colorida. Além de 01 (uma) impressora reserva de cada modelo, sem cobrança  enquanto não estiverem em uso.

O modelo de contratação de serviço de impressão departamental centralizada SP visa garantir a continuidade do serviço já prestado atualmente ao TRE-SP e continuará trazendo as seguintes vantagens:

•	Eliminação de investimentos com a aquisição de equipamentos, uma vez que o TRE-SP somente contratará a prestação de serviços de impressão;
•	Modernização e atualização tecnológica dos equipamentos e com isso melhor qualidade de impressão, facilidade de manuseio, por parte dos usuários, facilidade no suporte, e consequente ampliação da capacidade de produção;
•	Compartilhamento de serviços de impressão, digitalização e/ou cópia de documentos.
•	Evitar as interrupções do serviço de impressão, no tempo do atendimento das solicitações de serviços, reparos e ou manutenção dos equipamentos, através de níveis mínimos de serviços;
•	Racionalização no suprimento das demandas de impressão nos locais definidos;
•	Eliminação de todo o trabalho operacional necessário nos tramites administrativos e legais decorrentes dos processos de licitação para aquisição de insumos/consumíveis, bem como a transferência do processo de logística de suprimentos para a CONTRATADA, gerando a eliminação de gastos com gerenciamento de estoques e remessas de material.

Esta demanda está alinhada ao Objetivo 4 do PETIC que é garantir a infraestrutura e os recursos tecnológicos adequados às atividades do TRE-SP.

2.2 – Identificação das diferentes Soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação

O modelo de contratação de serviço de impressão departamental centralizada SP visa garantir a continuidade do serviço já prestado atualmente ao TRE-SP.

Uma alternativa para o serviço de impressão departamental seria a aquisição de impressoras, nos dois modelos (multifuncional monocromática e multifuncional colorida), no quantitativo necessário estipulado para a nova contratação, ou seja, 84 (oitenta e quatro) unidades, para atender as necessidades das dependências dos prédios da Secretaria, sendo que essa quantidade precisaria ser acrescida de mais 5% (cinco) para compor a reserva técnica.

Acrescido ao custo dos equipamentos há que se computar os custos com suprimentos e consumíveis, bem como peças de reposição após o término de garantia que geralmente é oferecida por 36 (trinta e seis) meses.

A manutenção dos equipamentos fora da garantia ocorreria por conta dos técnicos da Seção de Equipamentos de Informática. No entanto, a ScEI já é responsável por atender 736 (setecentos e trinta e seis) impressoras multifuncionais Samsung modelos SCX 5637 e M4070, e 971 (novecentos e setenta e um) impressoras laser Samsung modelos ML 3710 e M4020, distribuídas nos cartórios eleitorais da capital e do interior e postos de atendimento ao eleitor, com garantia expirada. Essas impressoras necessitam de manutenção constantemente e a ScEI atende em média 25 (vinte e cinco) unidades/mês, contando todos os modelos. Esses atendimentos, somados aos outros equipamentos de informática, como micros e periféricos, e a biometria, acabam por sobrecarregar a área técnica da ScEI .

A não continuidade do serviço pode representar a falta de impressoras na Secretaria após o término do contrato atual com vigência até agosto de 2022, considerando que o tempo hábil para iniciar um processo de aquisição de impressoras e suprimentos pode não ser suficiente, e também, não seria possível atender a distribuição atual de impressoras com o estoque de impressoras do TRE-SP, que conta com 44 (quarenta e quatro) multifuncionais monocromáticas. Hoje essas impressoras têm sido destinadas à cartórios eleitorais e centrais de atendimento ao eleitor, em substituição a impressoras sem garantia cujo defeito não é possível reparar, bem como para o atendimento de novos fornecimentos. Não há impressoras laser coloridas em estoque. 

2.3 – Análise e a comparação entre os custos totais das Soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação identificadas

No contrato atual de serviço de impressão departamental centralizada com a empresa Microsens S/A, os custos com o aluguel das impressoras, consumíveis e impressões de acordo com as estimativas referentes ao exercício de 2019 são de:

1 – Impressora multifuncional – aluguel de R$125,40 (cento e vinte e cinco reais e quarenta centavos) por cada impressora, totalizando R$13.041,60 (treze mil e quarenta e um reais e sessenta centavos) para as 104 máquinas disponibilizadas ao mês, e R$0,0357 (três centavos) por unidade de impressão, perfazendo o total de R$7.066,67 (sete mil e sessenta e seis reais e sessenta e sete centavos), para as 201.905 impressões estimadas. O custo dos suprimentos necessários está embutido nos valores acima.

2 – Impressora laser monocromática – aluguel de R$75,02 (setenta e cinco reais e dois centavos) por cada impressora, totalizando R$1.425,38 (um mil, quatrocentos e vinte e cinco reais e trinta e oito centavos) para as 19 máquinas disponibilizadas ao mês, e R$0,0357 (três centavos) por unidade de impressão, perfazendo o total de R$306,32 (trezentos e seis reais e trinta e dois centavos), para as 8.752 impressões estimadas. O custo dos suprimentos necessários está embutido nos valores acima.

3 – Impressora laser colorida – aluguel de R$140,16 (cento e quarenta reais e dezesseis centavos) por cada impressora, totalizando R$3.929,48 (três mil, novecentos e vinte e nove reais e quarenta e oito centavos) para as 28 máquinas disponibilizadas ao mês, e R$0,059 (cinco centavos) por unidade de impressão, perfazendo o total de R$146,37 (cento e quarenta e seis reais e trinta e sete centavos), para as 2.481 impressões monocromáticas estimadas e R$0,38 (trinta e oito centavos) por unidade de impressão, perfazendo o total de R$1.301,12 (um mil, trezentos e um reais e doze  centavos), para as 3.424 impressões coloridas estimadas. O custo dos suprimentos necessários está embutido nos valores acima.

Esses custos totalizam em média R$ 27.216,94 (vinte e sete mil, duzentos e dezesseis reais e noventa e quatro centavos) ao mês, para um total de 216.562 cópias, e R$ 326.603,28 (trezentos e vinte e seis mil, seiscentos e três reais e vinte e oito centavos) ao ano.

Com a pandemia de COVID 19 e o trabalho remoto o quantitativo de impressões teve uma grande redução, sendo de 50.253 cópias ao custo de R$ 20.553,00 (vinte mil, quinhentos e cinquenta e três reais), média mensal do ano de 2020 - eleitoral, e de 15.082 cópias ao custo de R$ 18.661,39 (dezoito mil, seiscentos e sessenta e um reais e trinta e nove centavos), médias mensais até outubro de 2021.

Para estimar os valores para a nova contratação, na modalidade franquia, foram pesquisadas aquisições públicas registradas no site www.comprasgovernamentais.com.br, conforme abaixo:

IMPRESSÃO A4 MONOCROMÁTICA NA FRANQUIA	
CAPES – PE nº 18/2020	R$ 0,10 (dez centavos)	
CNJ – PE nº 09/2019	R$ 0,20 (vinte centavos)	
Secretaria da Fazenda e Planejamento do Governo do Estado do Tocantins – PE nº 88/2020	R$0,16 (dezesseis centavos)	
MÉDIA DE VALOR	R$ 0,15 (quinze centavos)	
	
IMPRESSÃO A4 MONOCROMÁTICA EXCEDENTE	
CAPES – PE nº 18/2020	R$ 0,05 (cinco centavos)	
CNJ – PE nº 09/2019	R$ 0,06 (seis centavos)	
Secretaria da Fazenda e Planejamento do Governo do Estado do Tocantins – PE nº 88/2020	R$ 0,13 (treze centavos)	
MÉDIA DE VALOR	R$ 0,08 (oito centavos)	
	
IMPRESSÃO A4 COLORIDA NA FRANQUIA		
CAPES – PE nº 18/2020	R$ 0,52 (cinquenta e dois centavos)	
CNJ – PE nº 09/2019	R$ 0,86 (oitenta e seis centavos)	
Secretaria da Fazenda e Planejamento do Governo do Estado do Tocantins – PE nº 88/2020	R$ 0,80 (oitenta centavos)	
MÉDIA DE VALOR	R$ 0,73 (setenta e três centavos)	
	
IMPRESSÃO A4 COLORIDA EXCEDENTE		
CAPES – PE nº 18/2020	R$ 0,33 (trinta e três centavos)	
CNJ – PE nº 09/2019	R$ 0,21 (vinte e um centavos)	
Secretaria da Fazenda e Planejamento do Governo do Estado do Tocantins – PE nº 88/2020	R$ 0,80 (oitenta centavos)	
MÉDIA DE VALOR	R$ 0,45 (quarenta e cinco centavos)	

Considerando-se os valores pesquisados e a proposta de redução do parque para 58 impressoras multifuncionais monocromáticas e 26 impressoras multifuncionais coloridas, para o quantitativo de impressões de cada equipamento baseado no exercício de 2019, os custos seriam de aproximadamente:

1 – Impressora multifuncional monocromática – total de 112.578 cópias ao mês
- 60% franquia – 67.547 cópias a R$ 0,15 (quinze centavos) – total de R$ 10.132,05 (dez mil, cento e trinta e dois reais e cinco centavos).
- excedentes – 45.031 cópias a R$ 0,08 (oito centavos) – total de R$ 3.602,48 (três mil, seiscentos e dois reais e quarenta e oito centravos).

2 – Impressora multifuncional colorida impressões coloridas – total de 3.424 cópias ao mês
- 60 % franquia – 2.054 cópias a R$0,73 (setenta e três centavos) – total de R$ 1.499,42 (um mil, quatrocentos e noventa e nove reais e quarenta e dois centavos).
- excedentes – 1.370 cópias a R$ 0,45 (quarenta e cinco centavos) – total de R$ 616,50 (seiscentos e dezesseis reais e cinquenta centavos).

3 – Impressora multifuncional colorida impressões monocromáticas – total de 52.947 cópias ao mês
- 60 % franquia – 31.768 cópias a R$ 0,15 (quinze centavos) – total de R$ 4.765,20 (quatro mil, setecentos e sessenta e cinco reais e vinte centavos).
- excedentes – 21.179 cópias a R$ 0,08 (oito centavos) – total de R$ 1.694,32 (um mil, seiscentos e noventa e quatro reais e trinta e dois centavos).

Se mesmo com a implantação do tele trabalho, o retorno do trabalho presencial em 100% em 2022 corresponder ao total de impressões estimadas de acordo com as médias de 2019, que é de 168.949 cópias  ao mês para os dois modelos de impressoras que se pretende contratar, o pagamento da franquia de 60 % + excedentes ficará em R$ 22.309,97 (vinte e dois mil, trezentos e nove reais e noventa e sete centavos) em média ao mês, e em R$ 267.719,64 ( duzentos e sessenta e sete mil, setecentos e dezenove reais e sessenta e quatro centavos) em média ao ano.

A redução sugerida do parque de impressoras, nesse cenário de modalidade franquia de impressão, será de 45% com relação aos equipamentos que o TRE-SP possui atualmente e de 23% em impressões, o que resultará em uma economia de aproximadamente R$ 60.000,00 (sessenta mil reais) em relação aos custos do contrato atual.

E mesmo que o cenário pandêmico sofra alguma regressão ao vivenciado atualmente, que prejudique o retorno presencial, o baixo quantitativo de impressões observado nos anos de 2020 e 2021 ficará coberto dentro do previsto na franquia de 60%, ou seja, 101.369 cópias, com gasto mensal de R$ 16.396,67 (dezesseis mil, trezentos e noventa e seis reais e sessenta e sete centavos).

Para a aquisição de 58 impressoras multifuncionais monocromáticas e 26 impressoras multifuncionais coloridas, mais a reserva técnica de 5 (cinco) %, que seriam 03 (três) multifuncionais monocromáticas e 01 (uma) multifuncional colorida, conforme pesquisas realizadas em outubro de 2021, os gastos seriam de em média R$ 294.414,62 (duzentos e noventa e quatro mil, quatrocentos e catorze reais e sessenta e dois centavos). A estes valores não foram acrescidos os gastos com a garantia on site.

Quadro comparativo de preços	
Item	Valor	Loja	
HP M428fdw LaserJet Pro Multifuncional	R$ 2.309,89	https://www.americanas.com.br/produto/1911318415?opn=YSMESP&sellerid=7640726000138&epar=bp_pl_00_go_inf-aces_acessorios_geral_gmv&WT.srch=1&acc=e789ea56094489dffd798f86ff51c7a9&i=598e7738eec3dfb1f832e6fc&o=5f322577f8e95eac3d7c18d8&gclid=EAIaIQobChMIsP3rypOn8gIVgweRCh0jPAUtEAQYASABEgJkj_D_BwE
	
Multifuncional Brother LASER Mono - Dcp-l5652dn	R$ 3.599,90	https://www.kabum.com.br/produto/76128/multifuncional-brother-laser-mono-110v-dcp-l5652dn?gclid=EAIaIQobChMI643M75On8gIViIKRCh1kfQL2EAQYAiABEgIrGfD_BwE
	
Preço médio unitário	R$ 2.954,90
	
Preço médio total (58 + 3 reservas)	R$ 180.248,90
	
Suprimento de toner para HP M428fdw LaserJet Pro Multifuncional, rendimento de 10.000 páginas	R$501,27	https://www.creativecopias.com.br/toner-hp-cf258x-58x-m428fdw-m404dw-m428dw-m404n-original-10k.html?gclid=EAIaIQobChMI2fm3nMe87QIVixCRCh26OQ84EAQYASABEgJEePD_BwE
	
Suprimento de toner para Brother LASER Mono - Dcp-l5652dn, rendimento 12.000 cópias	R$ 576,87	https://www.americanas.com.br/produto/2949940883?epar=bp_pl_00_go_inf-aces_acessorios_geral_gmv&loja=40652312000102&opn=YSMESP&WT.srch=1&acc=e789ea56094489dffd798f86ff51c7a9&i=6046f1c549f937f62514d441&o=6038ebd1f8e95eac3dd44699&gclid=EAIaIQobChMI1OzxvZSn8gIVFYGRCh3iDwMlEAQYFSABEgIQlfD_BwE
	
Preço médio unitário	R$ 539,07
	
Preço médio total (130 unidades)	R$ 70.079,10
	
Impressora multifuncional HP Laserjet color m479fdw	R$ 4.990,00	https://produto.mercadolivre.com.br/MLB-2063343272-impressora-cor-multifuncional-hp-laserjet-m479fdw-wifi-110v-_JM?matt_tool=39437454&matt_word=&matt_source=google&matt_campaign_id=14303413652&matt_ad_group_id=125984292917&matt_match_type=&matt_network=g&matt_device=c&matt_creative=539354956551&matt_keyword=&matt_ad_position=&matt_ad_type=pla&matt_merchant_id=507670200&matt_product_id=MLB2063343272&matt_product_partition_id=1404970109495&matt_target_id=aud-315891067179:pla-1404970109495&gclid=EAIaIQobChMIk_Gk69H88wIVxgWRCh0FQgtzEAQYAyABEgIbkPD_BwE
	
Impressora multifuncional Brother laser color dcp-l3551cdw	R$ 3.324,05	https://www.miranda.com.br/multifuncional-laser-color-dcp-l3551cdw/218158/produto/
	
Preço médio unitário	R$ 4.228,36
	
Preço médio total (26 + 01 reserva)	R$ 114.165,72	
Suprimento de toner para HP preto W2020X 414X rendimento de 7.500 páginas	R$ 724,47

	https://www.creativecopias.com.br/toner-hp-w2020x-414x-preto-m454dw-m454dn-m479fdw-m479dw-m479fdn-original-75k.html?gclid=EAIaIQobChMI-Yjc78z88wIVR5yzCh1MSgmdEAQYBiABEgIFMfD_BwE
	
Suprimento de toner para HP ciano W2021X 414X rendimento de 6.000 páginas	
R$ 928,14	https://www.creativecopias.com.br/toner-hp-w2021x-414x-ciano-m454dw-m454dn-m479fdw-m479dw-m479fdn-original-6k.html?gclid=EAIaIQobChMIzbXTn8388wIVaQaICR23UgtZEAQYCCABEgLgLPD_BwE	
Suprimento de toner para HP amarelo W2022X 414X rendimento de 6.000 páginas	R$ 928,14	https://www.creativecopias.com.br/toner-hp-w2022x-414x-amarelo-m454dw-m454dn-m479fdw-m479dw-m479fdn-original-6k.html?gclid=EAIaIQobChMIzbXTn8388wIVaQaICR23UgtZEAQYECABEgLbmfD_BwE	
Suprimento de toner para HP magenta W2023X 414X rendimento de 6.000 páginas	R$ 928,14	https://www.creativecopias.com.br/toner-hp-w2023x-414x-magenta-m454dw-m454dn-m479fdw-m479dw-m479fdn-original-6k.html?gclid=EAIaIQobChMIzbXTn8388wIVaQaICR23UgtZEAQYBSABEgIr5_D_BwE	
Suprimento de toner para Brother TN-213BK Preto rendimento de 1.400 páginas	R$ 350,10	https://www.impressora.com.br/toner-brother-tn-213bk-preto?gclid=EAIaIQobChMIwOvynMP88wIVJgaICR1M9QC0EAQYASABEgJ9M_D_BwE
	
Suprimento de toner para Brother TN-213C Ciano rendimento de 1.400 páginas	R$ 444,54	https://www.creativecopias.com.br/toner-original-brother-tn-213c-tn-213-ciano-mfc-l3750cdw-original-14k.html?gclid=EAIaIQobChMIw--108P88wIV4QmICR2jbwKTEAQYAyABEgId0_D_BwE	
Suprimento de toner para Brother TN-213Y Amarelo rendimento de 1.400 páginas	R$ 444,54	https://www.creativecopias.com.br/toner-original-brother-tn-213y-tn-213-amarelo-mfc-l3750cdw-original-13k.html?gclid=EAIaIQobChMIs6aF2sP88wIVMvC1Ch0hmATTEAQYASABEgIc-vD_BwE	
Suprimento de toner para Brother TN-213M Magenta rendimento de 1.400 páginas	R$ 436,17	https://www.cartuchonet.com.br/toner-tn-213m-magenta-para-brother-l3230cdw-l3550cdw-l3770cdw?c=original&gclid=EAIaIQobChMIgOa53cP88wIVJAeICR0hngyhEAQYAiABEgLXzfD_BwE	
Preço médio unitário (kit com as 4 cores)	R$ 2.592,12
	
Preço médio total (60 kits completos)	R$ 155.527,20

O TRE-SP precisaria também adquirir toners para a utilização das impressoras.

Os toners originais para impressoras multifuncionais com rendimento de 10.000 até 12.000 páginas apresentam custo médio de R$ 539,07 (quinhentos e trinta e nove reais e sete centavos). 

Conforme pesquisas acima, os toners originais para impressoras Multifuncionais coloridas precisam ser adquiridos em 04 (quatro) cores, ciano, magenta, yellow e black. Esse conjunto de cores tem um  rendimento de 900 até 1.4000 cópias e apresentam custo médio de R$ 2.592,12 (dois mil, quinhentos e noventa e dois reais e doze centavos) o conjunto. 

Os dados de impressões posteriores a 2019 não representam a utilização real das seções do Tribunal, por conta da pandemia de COVID-19. Desta forma, para a análise do quantitativo necessário de suprimentos serão utilizados os dados de 2019.

Considerando-se a proposta de redução de impressoras para 58 do modelo multifuncional monocromática e 26 do modelo multifuncional colorida, e que os dados de impressões posteriores a 2019 não representam a utilização real nas dependências do Tribunal, por conta da pandemia de COVID-19, a análise do quantitativo deve se basear nos dados de 2019. Desta forma seria necessário adquirir 02 unidades de toner para cada multifuncional monocromática e 02 unidades de conjuntos de toner para cada multifuncional colorida, incluindo as impressoras da reserva técnica e mais uma quantidade extra para suprir as áreas com maior volume de impressão, totalizando 130 unidades de toner para as impressoras multifuncionais monocromáticas e 60 unidades de conjuntos de toner para as impressoras multifuncionais coloridas.

Assim, os gastos mínimos com toners para consumo anual nos 02 modelos de impressoras utilizados ficariam em torno de R$ 225.606,30 (duzentos e vinte e cinco mil, seiscentos e seis reais e trinta centavos).

Ainda vislumbrando a aquisição de impressoras, como levantado anteriormente, as impressoras adquiridas são geralmente ofertadas com prazo de garantia de 36 (trinta e seis) meses. Após esse período, qualquer problema com as impressoras precisaria ser sanado pela área técnica da ScEI e haveria a necessidade de aquisição de peças que se desgastam com o uso e que precisam ser repostas.

Após 90.000 (noventa mil) cópias as impressoras laser e multifuncionais necessitam que haja a troca de suas unidades fusoras, dos roletes e retardo de gaveta. Com o uso excessivo ocorre também a quebra/desgaste das dobradiças das impressoras multifuncionais e do flat cable do ADF. A ScEI, para suprir essa necessidade, solicitou para o exercício de 2021 a aquisição de uma quantidade mínima destes itens, de 60 a 100 unidades de cada, para utilização em 12 (doze) meses, com um gasto total de R$ 19.870,00 (dezenove mil, oitocentos e setenta reais), conforme processo SEI nº 0006519-83-2021, e deverá ser repetida em 2022.

Isto posto, é possível verificar que os gastos para aquisição de impressoras, o quantitativo mínimo de seus suprimentos e consumíveis por um período de 01 (um) ano e peças para reposição após o término da garantia de 03 (três) anos, representam um gasto bastante alto para o TRE-SP, que ficaria em torno de R$ 539.890,92 (quinhentos e trinta e nove mil, oitocentos e noventa reais e noventa e dois centavos). Os gastos com suprimento e toners deverão ser repetidos anualmente.

Considerando altos custos para a aquisição e ainda que o tempo hábil para a mesma pode não ser suficiente, uma vez que o contrato atual expira em agosto do presente exercício, a ScEI entende que a continuidade do modelo de prestação de serviço atual, na modalidade franquia de impressão, é vantajosa para o TRE-SP, pois além da questão orçamentária, só seria necessária a mão de obra de servidores do quadro de informática para a fiscalização do contrato. A ScEI não dispõe de recursos técnicos e nem espaço físico para garantir a qualidade do serviço de impressão nos prédios da Secretaria. 

2.4 – Escolha da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação e justificativa.

A contratação dessa modalidade de serviço continuará trazendo ao TRE-SP as seguintes vantagens:

•	Eliminação de investimentos com a aquisição de equipamentos, uma vez que o TRE-SP somente contratará a prestação de serviços de impressão;

•	Modernização e atualização tecnológica dos equipamentos e com isso melhor qualidade de impressão, facilidade de manuseio, por parte dos usuários, facilidade no suporte, e consequente ampliação da capacidade de produção;

•	Compartilhamento de serviços de impressão, digitalização e/ou cópia de documentos.

•	Evitar as interrupções do serviço de impressão, no tempo do atendimento das solicitações de serviços, reparos e ou manutenção dos equipamentos, através de níveis mínimos de serviços;

•	Racionalização no suprimento das demandas de impressão nos locais definidos;

•	Eliminação de todo o trabalho operacional necessário nos tramites administrativos e legais decorrentes dos processos de licitação para aquisição de insumos/consumíveis, bem como a transferência do processo de logística de suprimentos para a CONTRATADA, gerando a eliminação de gastos com gerenciamento de estoques e remessas de material.

Além dos benefícios elencados, a modalidade franquia de impressão permite o pagamento das cópias propriamente efetuadas, mediante adequação, se necessário, ao final de cada semestre do contrato.

Considerando-se o cenário de incerteza que vivemos atualmente, a equipe de planejamento da contratação entende que a contratação do serviço de impressão departamental centralizada, na modalidade franquia de impressão, é a solução mais vantajosa para o TRE-SP.
2.5 – Avaliação das necessidades de adequação do ambiente do órgão para viabilizar a execução contratual

2.5.1. Assinado o contrato, a CONTRATADA deverá entregar na Seção de Equipamentos de Informática 01 (uma) impressora de cada modelo, juntamente com seus drivers e softwares, para testes e homologação. 

2.5.1.1. Os testes de homologação deverão ser efetuados pela Seção de Novas Tecnologias e consistem em mapear os drivers e softwares, bem como as funcionalidades dos equipamentos fornecidos, para preparação do ambiente do TRE/SP para o recebimento dos novos equipamentos.

2.5.1.2. A preparação do ambiente engloba a atualização e configuração do servidor de impressão do TRE/SP e a atualização das imagens que são instaladas nos microcomputadores, e requer um prazo de 10 (dez) dias úteis.

2.5.2. A CONTRATANTE emitirá a Ordem de Início de Serviço, no prazo de até 2 (dois) dias úteis, contados da assinatura do contrato. 

2.5.2.1. A partir da data indicada na Ordem de Início de Serviços, a CONTRATADA, dentro do prazo de 05 (cinco) dias úteis deverá entregar ao TRE/SP 01 (um)  modelo de cada impressora ofertada, juntamente com seus drivers e softwares, para os testes de homologação citados no subitem 5.1.1, e dentro do prazo de 10  (dez) dias úteis, por meio de seu Coordenador Técnico, deverá realizar reunião inicial com o fiscal do contrato e representantes da Secretaria de Tecnologia da Informação do TRE-SP, na qual serão efetuados, caso necessário, esclarecimentos relativos a questões operacionais, de gerenciamento do contrato e normas de segurança do TRE-SP;

2.5.2.2. Ainda dentro do prazo de 10 (dez) dias úteis a partir da data indicada na Ordem de Início de Serviços, será marcada data de início da vistoria inicial simples de todas as dependências, a ser realizada pela CONTRATADA, baseando-se no Apêndice C deste Anexo, com conferência de localização das impressoras existentes, que servirá de base para elaboração do cronograma dos trabalhos; 

2.5.3. Também deverá ser assinado, pela CONTRATADA, termo de compromisso, contendo declaração de manutenção de sigilo e ciência das normas de segurança vigentes no TRE-SP;  

2.5.4. Com base nos dados levantados, dentro do prazo de 05 (cinco) dias úteis a partir da data indicada na Ordem de Início de Serviços, a CONTRATADA deverá apresentar à Fiscalização, OK o cronograma de implantação, assinado pelo seu Coordenador Técnico responsável; 

2.5.5. A Fiscalização, dentro do prazo para aprovação do cronograma, deverá submeter o cronograma de implantação à aprovação da Secretaria de Tecnologia de Informação. 

2.5.6. O cronograma de implantação deverá considerar a execução das atividades em prazo máximo de 30 (trinta) dias úteis, que deverá ter início no primeiro dia útil após a aprovação do fiscal do contrato. O cronograma deve ser aprovado pelo Fiscal do Contrato em 10 (dez) dias úteis, contado da entrega do documento. 

Observação: A entrega das impressoras, seus drivers e softwares, para teste e a vistoria deverá ser previamente agendada junto à Seção de Equipamentos de Informática:

TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SÃO PAULO
Rua Francisca Miquelina, 123, Bela Vista – São Paulo– SP.
Telefone: (11) 3130 2297 
Contato: Carina Perez Santana (scei@tre-sp.jus.br)

3 – Sustentação do Contrato
3.1 – Recursos materiais e humanos

Os integrantes técnicos da Equipe de Planejamento da Contratação estarão disponíveis para os procedimentos que se fizerem necessários.

Haverá necessidade de um local para armazenamento das impressoras novas recebidas pela CONTRATANTE até o período de instalação definido no cronograma, e para armazenamento das impressoras substituídas, até o recolhimento no prazo previsto no contrato atual.

3.2 – Continuidade do fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação

Havendo anuência entre as partes, o contrato poderá ser prorrogado nos termos da Lei.
3.3 – Atividades de transição contratual e de encerramento do contrato

A implantação deverá ser concluída antes do término do atual contrato vigente, no prazo estipulado no item 2.5, que é de 30 (trinta) dias úteis.
Após encerramento do contrato a CONTRATADA deverá providenciar a retirada das impressoras e suprimentos ou consumíveis no prazo máximo de até 30 (trinta) dias úteis após o encerramento do contrato.

3.4 – Regras para estratégia de independência do órgão com relação à empresa contratada

Não se aplica.

4 – Estratégia para a Contratação

4.1. Natureza do objeto

4.1.2. Fornecimento de equipamentos e seus suprimentos ou consumíveis originais, vetados os recondicionados ou remanufaturados e paralelos não originais, bem como os drivers e softwares,  a título de locação; instalação e configuração destes em todas as dependências, com especificações e distribuições conforme cronograma aprovado pelo fiscal e Apêndice A deste Anexo, acrescido ao número de impressoras, 01 equipamento reserva para cada modelo, para atendimento de áreas críticas da alta administração e demais unidades do TRE-SP.

4.1.3. Identificação de cada impressora conforme sua localização, a fim de facilitar a conferência e suporte. O nome lógico de cada impressora deverá ser afixado externamente, em etiqueta, fornecida pela CONTRATADA, por exemplo: IMPXXYYYNN, onde IMP (tipo de equipamento), XX (andar da instalação), YYY (nome do prédio) e NN (número sequencial correspondente a quantidade de equipamentos no andar);  

4.1.4. Configuração, no momento da instalação, de todos microcomputadores de cada dependência, e todos os usuários, permitindo a utilização das impressoras da dependência e, de outras dependências localizadas no mesmo andar a ser utilizada como contingência, no caso de pane do equipamento principal. As impressoras deverão ser compatíveis com os os sistemas operacionais Windows 10 ou superiores.

Obs1: Mil e duzentos é o número de computadores que devem ser instalados e configurados pela    CONTRATADA. Os sistemas operacionais utilizados são Windows 10.
Obs2: Para a instalação automatizada ou centralizada de drivers em todos os microcomputadores, a CONTRATADA poderá utilizar-se de acesso ao servidor de impressão. Este acesso será supervisionado por equipe técnica da Secretaria de Tecnologia da Informação do TRE-SP. Em caso de falha ou impossibilidade de instalação automatizada ou centralizada de drivers, a CONTRATADA deverá efetuar manualmente as tarefas.
Obs3: As impressoras multifuncionais deverão ser configuradas de modo a permitir, também, o uso dos     recursos de cópia e digitalização.
4.1.5. Para cada impressora instalada, já com toner, deverá ser fornecido toner extra, vetados os recondicionados ou remanufaturados e paralelos não originais;
4.1.5.1. Após a instalação e configuração, o fiscal do contrato confirmará a correta instalação e configuração das impressoras e, juntamente com a chefia da dependência, assinará termo de recebimento dos equipamentos com toner; tal termo será emitido pela CONTRATADA em três vias, permanecendo uma via com a CONTRATADA, outra com a chefia da dependência e outra com o fiscal;   
4.1.5.2. Os toners extras deverão ser entregues no Almoxarifado do TRE-SP, conforme endereço disponibilizado no Apêndice B deste anexo; 
4.1.5.3. Os usuários deverão ser instruídos, pela CONTRATADA, a efetuar as trocas de toner. Após a troca, o cartucho vazio será remetido à Seção de Equipamentos de Informática, que solicitará à CONTRATADA, conforme a necessidade, o envio de novos cartuchos de toner diretamente ao Almoxarifado do TRE-SP, no prazo de 02 (dois) dias úteis. A Seção de Equipamentos de Informática comunicará à CONTRATADA a existência de cartuchos de toner vazios e a CONTRATADA deverá providenciar o recolhimento desses cartuchos vazios no prazo de 05 (cinco) dias úteis;
4.1.5.4. Na hipótese de a empresa deixar de fornecer suprimentos dentro do prazo previsto, e havendo prejuízo para as atividades das dependências, além das penalidades e sanções cabíveis, o TRE poderá adquirir suprimentos, e descontar o valor do pagamento nas mensalidades;
	Obs. 1: Não está contemplado, na contratação, o fornecimento de papel; este correrá por conta do TRE-SP.
	Obs. 2: O TRE-SP utiliza papel reciclado e os equipamentos fornecidos deverão ser aptos a trabalhar com   este tipo de papel, não sendo aceitas reclamações quanto a problemas que os equipamentos possam apresentar em decorrência do uso deste tipo de papel. 
	Obs. 3: A exigência de toner original visa garantir a qualidade de impressão, considerando que o TRE-SP utiliza papel reciclado, como também evitar um maior número de cópias impressas devido má qualidade e problemas técnicos nos equipamentos decorrentes da utilização de suprimentos não originais o que é condenado pelos fabricantes prejudicando o bom andamento dos trabalhos do TRE-SP.

4.1.6. Suporte e manutenção dos equipamentos fornecidos 
4.1.6.1. Gestão de Suporte, manutenção e suprimentos, incluindo o suporte aos equipamentos e aos usuários, realização de atendimentos gerados por chamados abertos pelo TRE-SP, troca de componentes ou equipamentos defeituosos e reposição de suprimentos extras;
4.1.6.2.	Os prazos de atendimento e o nível mínimo de serviço se encontram descritos no item 7; 
4.1.6.3. As impressoras reservas, 01 (uma) de cada modelo, deverão ficar armazenadas nas dependências do TRE-SP e poderão ser utilizadas para substituir impressoras com defeito em áreas críticas, até que o mesmo seja sanado pela CONTRATADA, ou em casos de solicitação de aditivo de contrato, após aprovação, para agilizar o fornecimento ao solicitante;
4.1.6.3.	A impressora reserva utilizada para atender pedidos de aditivo de contrato deverá ser reposta em até 15 (quinze) úteis;
4.1.7. Caso seja constatada pela empresa CONTRATADA, que houve mau uso ou quebra acidental, por parte do servidor da Justiça Eleitoral, de algum equipamento objeto do contrato, o mesmo deverá ser substituído por equipamento da CONTRATADA;
4.1.7.2. O defeito ou quebra de equipamento deverá ser imediatamente comunicado ao fiscal do contrato, acompanhado de laudo assinado pelo Coordenador Técnico da CONTRATADA, com informações detalhadas contendo os componentes danificados, seus códigos de fabricante, cotações separadas, de peças e mão de obra, e possíveis causas do dano. Caberá ao fiscal do contrato, auxiliado pela Seção de Equipamentos de Informática, confirmar a ocorrência e verificar se os preços cotados pela CONTRATADA se encontram de acordo com os valores de mercado;
4.1.7.2. Em caso de confirmação de mau uso ou quebra acidental, e cotação dentro dos valores praticados pelo mercado, o fiscal solicitará à empresa CONTRATADA efetuar o reparo necessário, após o qual lhe será encaminhada a fatura que, depois de atestada, deverá ser encaminhada à Administração para cobrança.
4.1.8. Gestão de páginas impressas, copiadas e digitalizadas, com a disponibilização, pela CONTRATADA, de sistema ou software de informação, possibilitando contabilização e bilhetagem 
4.1.8.1. O software de gerenciamento das impressões deverá ser único para os 02 (dois) modelos de impressoras e contemplar, no mínimo, as seguintes informações de cada impressora:  Impressora: status, níveis de toner/ tinta, fusor/ fotocondutor (se possível), bilhetagem diária/ mensal;
4.1.8.2. Log de todas as atividades de impressão, incluindo nome do departamento, identificação do usuário, nome do documento, impressora, data, hora, estação, bytes, número de páginas, em arquivo *.xls;
Obs. 1: O fiscal de contrato e os técnicos ou coordenador técnico da empresa CONTRATADA poderão ter acesso a todas as consultas que contemplem os itens acima. O fiscal de contrato fornecerá acesso às informações, desde que dentro da Política de Segurança do TRE-SP;
	Obs 2.: O software de bilhetagem será instalado num servidor virtual, conforme atual procedimento, e o gerenciamento deverá ficar a cargo da Seção de Redes e Servidores do TRE-SP. 
4.1.9. Mensalmente, até o 5º dia corrido do mês subsequente à prestação dos serviços, deverá ser entregue ao Fiscal do Contrato ao TRE-SP as seguintes informações e documentos: 
4.1.9.1. Relatório contendo cada uma das impressoras (nome lógico, marca/ modelo, dependência, sala e andar), e quantidades individuais e gerais de páginas impressas;
4.1.9.2. Relatório contendo todas as ocorrências acerca de troca de componentes, e incidentes de suporte de cada impressora, contendo hora de abertura do chamado e solução do problema;
4.1.9.3.	Contador físico das páginas impressas de cada impressora, considerando do 1º ao último dia do mês;
		Obs1.: A contratação não terá franquia prevista para utilização, sendo trabalhada com contrato de pagamento de custo fixo mensal mais número real de cópias impressas;
		Obs2.: Não serão objeto de cobrança, por parte da empresa CONTRATADA, as transmissões de documentos via fac-símile e a digitalização de documentos; apenas as impressões efetuadas.
4.1.10.	Instruções para funcionários do TRE.
4.1.10.1. Instruções, com prazo de realização de até 60 (sessenta dias) úteis contados da data indicada na Ordem de Início de Serviços para início dos serviços, com fornecimento de material didático e de apoio, realizado preferencialmente nas dependências do TRE de, no mínimo, 4 horas, para cerca de 20 técnicos de suporte nível 1, sobre as principais características das impressoras, configurações, além dos problemas e soluções mais comuns; todos os custos do treinamento ocorrerão por conta da CONTRATADA; 
4.1.10.2. Após a instalação de cada equipamento, as funcionalidades gerais, especialmente quanto à alimentação de papel e troca de toner, deverão ser apresentadas para no mínimo 3 (três) servidores por dependência; 
4.1.10.3. A CONTRATADA deverá elaborar um folheto descritivo com as principais instruções repassadas às dependências, que deverá ser rubricado pelos servidores que receberem os esclarecimentos.

4.2 – Parcelamento do objeto com a demonstração da viabilidade ou não da divisão

Não se aplica.

4.3 – Adjudicação do objeto com a indicação e justificativa da forma escolhida

Uma única empresa vencedora por menor preço.
a - A obediência ao princípio da racionalidade administrativa e simplificação da gestão de contratos de prestação de serviços no âmbito do TRE-SP;
b - O agrupamento dos itens a uma só empresa facilita a execução do contrato e o torna menos oneroso; 
c - Não haverá prejuízo à competitividade, pois as empresas do ramo têm condições de fornecer o objeto na sua integralidade.

4.4 – Modalidade e o tipo de licitação 

Pregão eletrônico por menor preço.

4.5 – Classificação orçamentária e indicação da fonte de recurso

A ser definido oportunamente.

4.6 – Vigência

Contrato com prazo de vigência inicial de 12 meses, prorrogável nos termos da Lei. 

4.7 – Equipe de Apoio à Contratação

STI e SAM.

4.8 – Equipe de Gestão da Contratação

Fiscais e Gestores a serem designados oportunamente. 

5 – Análise de Riscos

5.1 – Identificação dos principais riscos

A interrupção do serviço devido a não prorrogação contratual.

5.2 – Mensuração das probabilidades de ocorrência e dos danos potenciais relacionados a cada risco identificado

A probabilidade de atraso no certame é média, considerando a possibilidade de impugnação de algum concorrente participante.

5.3 – Ações previstas para reduzir ou eliminar as chances de ocorrência

Encaminhamento da documentação necessária para a realização do certame com tempo hábil para as providências.

5.4 – Ações de contingência

Aquisição de impressoras com urgência.

5.5 – Responsáveis pelas ações de prevenção dos riscos e dos procedimentos de contingência

STI.

Item	Risco	Probabilidade de ocorrência	Danos	Ações de mitigação	Responsáveis	Ações de contingência	Responsáveis	
1	Suspensão dos serviços devido atraso no certame	Média	Alto 	Envio antecipado das documentações necessárias	STI	Aquisição de impressoras com urgência	STI	

6 - Declaração de Viabilidade da Contratação

Declaramos que a contratação é viável. 

São Paulo, 25 de novembro de 2021.

Equipe de Planejamento da Contratação	
Papéis	Nome	E-mail	Fone	
Integrante Técnico	Carina Permagnani Perez Santana	carina.santana@tre-sp.jus.br	3130-2297	
Integrante Técnico	Amilton Fernandes de Azevedo	amilton.azevedo@tre-sp.jus.br	3130-2307	
Integrante Técnico	Eduardo Marconcin Pfeiffer	eduardo.pfeiifer@tre-sp.jus.br 	3130-2169	
Integrante Administrativo				
Integrante Administrativo