MINUTA ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR

SEI: 0003096-47.2023.6.26.8000

OBJETO:

Contratação de serviços audiovisuais para auxiliar na divulgação de ações e campanhas do TRE-SP e para atualizar o eleitorado acerca dos acontecimentos relativos à Justiça Eleitoral.

I – IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE SOLICITANTE

Seção Requisitante: Seção de Campanhas - SECAMP
Coordenadoria: Coordenadoria de Mídias e Campanhas - COMC
Secretaria/Assessoria: Secretaria de Comunicação Social - SECOM
E-mail: secamp@tre-sp.jus.br
Ramal: 2244
Responsável: Juliana Tieko Hanada Yamada
PAC 2023: item 6 da Secretaria de Comunicação Social - SECOM
Previsão de recebimento do objeto: 19/07/2023
Valor aprovado na proposta orçamentária: R$ 32.963,35
Critério de sustentabilidade: 
A Contratada deve conduzir suas ações em conformidade com os requisitos legais e regulamentos aplicáveis, observando também a legislação ambiental para a prevenção de adversidades ao meio ambiente e à saúde dos trabalhadores e demais envolvidos na prestação dos serviços.
O desempenho das atividades prestadas deverá estar alinhado com os projetos de sustentabilidade da Contratante, devendo ser observadas, no que couber, as disposições constantes na IN MPOG 01/2010 e na Resolução nº 310/2021 do CSJT (Guia de Contratações Sustentáveis da Justiça do Trabalho).
Critério de Acessibilidade: Sim. A empresa deverá prever espaço nos vídeos para inserção da leitura em libras, caso seja solicitado.

II – VISÃO GERAL

2.1.	O presente documento foi realizado por esta unidade requisitante e visa assegurar a viabilidade (técnica e econômica) da contratação pretendida de serviços audiovisuais e o levantamento dos elementos essenciais que servirão para compor Termo de Referência, com todas as etapas previstas na legislação vigente.

2.2.	Os normativos que disciplinam os serviços a serem contratados são: Lei nº 8.666/93, Decreto n° 10.024/2019 e  Instrução Normativa nº 58, de 08 de agosto de 2022. 

2.3.	Ao analisar a contratação anterior do serviço (Pregão 92/2020 – SEI 22577-98.2020.6.26.8000) verificou-se que na referida contratação a forma e a quantidade de serviços estipuladas encontram-se adequadas às necessidades do TRE-SP. Verifica-se também que no contrato foi homologado o certame e aprovada despesa no montante de R$ 29.900,00, a ser empenhado estimativamente à conta da dotação federal, valor muito abaixo da média atual de mercado  (Vide anexo 1 – orçamentos). Em relação ao Termo de Referência do serviço solicitado, embora não tenha ocorrido problemas na última contratação, verificou-se alguns pontos não esclarecidos, como o prazo que a contratada possuía para disponibilizar a gravação do vídeo institucional, motivo pelo qual a próxima contratação deverá ser mais precisa sobre o detalhamento do serviço.

2.4.	A contratação do mesmo objeto foi encerrada em 09/11/2022.

III – DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO

3.1.	O TRE-SP necessita dar publicidade às suas ações e campanhas de forma a facilitar o acesso às informações de caráter público, bem como aprimorar a transparência institucional de acordo com o previsto no plano estratégico.

3.2. 	Embora o TRE-SP disponha de meios de divulgação como diário oficial e disponibilize informações no site, para reforçar a propagação de informações e alcançar um número maior de pessoas atualmente faz-se necessária a divulgação de conteúdo (de preferência em formato de filmes e/ou animações) em redes sociais e no canal do YouTube.

3.3.	A Secretaria de Comunicação Social deste tribunal elabora, interna e externamente, campanhas destinadas à divulgação de temas relevantes para a Justiça Eleitoral, como por exemplo a campanha que tem por objetivo a divulgação da acessibilidade nos locais de votação para pessoas com deficiência e a campanha que busca o engajamento do eleitorado jovem, bem como aquelas que tem como público-alvo os mesários voluntários e o engajamento dos servidores nas redes sociais do tribunal. A Secretaria de Comunicação Social também realiza em todos os anos eleitorais uma ampla campanha destinada a fornecer apoio aos cartórios e a divulgar as eleições em todo o estado de São Paulo e nas redes sociais do tribunal.

3.4.	Para que essas campanhas sejam desempenhadas a contento faz-se necessário o apoio de uma equipe especializada na produção de conteúdo relacionado à obtenção de imagens, as quais farão parte posteriormente do vídeo institucional e dos “motion graphics” e “videocasts” a serem produzidos por este tribunal.

3.5.	Não dispondo esta Secretaria de servidores capacitados e equipamentos adequados para tanto (estúdio para captação das imagens, equipamentos com tecnologia digital de ponta, entre outros) evidencia-se a necessidade de contratação de empresa especializada na prestação deste tipo de serviço, pois o não atendimento dessa demanda acarretaria na impossibilidade da ampla divulgação das campanhas anteriormente citadas, e outras que poderão surgir, bem como de informações de interesse público, impedindo e/ou dificultando, assim, que as informações cheguem ao conhecimento ao maior número de pessoas possível.

IV - REQUISITOS NECESSÁRIOS PARA A CONTRATAÇÃO

4.1.	O serviço a ser licitado, pelas suas características e com base nas justificativas acima mencionadas, possui natureza continuada, podendo ser prorrogável.
4.2.	Os formatos requeridos para execução do contrato são a realização de dois vídeos institucionais, elaboração de “videocasts” e “motion graphics”.
4.2.1	Item 1 Vídeo institucional em ano eleitoral (ano par) - O serviço inclui a criação do roteiro, gravação no formato full HD, decupagem e digitalização, gravação da locução off, cachê do locutor/apresentador, criação das artes 2D e 3D, montagem de trilha sonora, edição de áudio e vídeo, e entrega à Secretaria de Comunicação Social – SECOM de cópia digital por meio eletrônico (envio através de plataformas de compartilhamento de arquivos). Deverá conter, além da legenda em português, as opções de legendas em espanhol e inglês.
4.2.1.1 - A empresa deverá apresentar condições técnicas para operar 3 (três) ou mais câmeras, concomitantemente, quando necessário, de acordo com as instruções a serem passadas pela SECOM.

4.2.2	Item 2 Vídeo institucional em ano não eleitoral (ano ímpar)-  O serviço inclui a criação do roteiro, gravação no formato full HD, decupagem e digitalização, gravação da locução off, cachê do locutor/apresentador, criação das artes 2D e 3D, montagem de trilha sonora, edição de áudio e vídeo, e entrega à Secretaria de Comunicação Social – SECOM de cópia digital por meio eletrônico (envio através de plataformas de compartilhamento de arquivos). Deverá conter, além da legenda em português, as opções de legendas em espanhol e inglês.
4.2.1.1 - A empresa deverá apresentar condições técnicas para operar 3 (três) ou mais câmeras, concomitantemente, quando necessário, de acordo com as instruções a serem passadas pela SECOM.

4.2.3.	Item 3 “Videocasts” - O serviço inclui a criação do roteiro, gravação de locução off ou gravação com apresentador, conforme necessidade prevista no roteiro, gravação de entrevistas, criação de vinhetas, criação de artes 2D, 3D e animações, filmagem, montagem de trilha sonora, produção, edição de áudio e vídeo, finalização e digitalização. 

4.2.3.1 - A captação de imagens deverá ser realizada por equipamento com resolução mínima de 1080p (mínimo de 64 Mbps). A filmagem deverá utilizar 2 (duas) câmeras, quando necessário, e deverá estar de acordo com o roteiro definido.
4.2.4.	Item 4 “Motion Graphics” - O serviço inclui a produção, edição e finalização de vídeos em “motion graphics” informativos e jornalísticos de interesse institucional do Tribunal. 
4.3.	A empresa deverá disponibilizar locutor(a) profissional, a ser aprovado pela SECOM, para gravar o áudio dos serviços solicitados, sempre que necessário.	
4.4. 	Para que o presente serviço seja contratado e corretamente prestado, existem requisitos mínimos para sua satisfação, tais como:
4.4.1.	Disponibilizar profissionais suficientes, que deverão compor a equipe, para garantir a execução dos serviços. Essa equipe deverá contar com o mínimo de um de cada um dos seguintes profissionais: locutor(es) profissional(is), cinegrafista(s) e editor(es) de vídeo, devendo fornecer a relação do pessoal técnico que executará os serviços, com a qualificação de cada um dos profissionais.
4.4.2 	Todos os vídeos devem ser entregues em 2 versões. Uma versão sem legenda, com o arquivo de legenda separado para publicações no YouTube e/ou outra rede que se fizer necessária e uma versão legendada.   
4.4.3.	A empresa deverá apresentar, para fins de habilitação, atestado(s) de capacidade técnica, expedido(s) por pessoa jurídica de direito público ou privado, que comprove(m) que a licitante tenha executado, ou esteja executando, satisfatoriamente, atividades de elaboração de trabalhos de áudio, vídeo e vídeos em “motion graphics”. É importante a contratação de fornecedor com experiência comprovada no mercado, que assegure dispor da estrutura e da mão de obra adequadas para a prestação dos serviços, ou, ainda, para a substituição imediata de eventuais itens defeituosos, visando à execução plena dos serviços nos prazos estabelecidos.
4.5 – O contrato terá vigência de 24 meses, devendo iniciar-se em 01/01/2024 e terminar em 31/12/25.

V – ESTIMATIVAS DAS QUANTIDADES

5.1.	Durante a vigência do contrato estima-se que o serviço contratado produza os seguintes itens:
- Item 1 Vídeo Institucional em ano eleitoral (ano par) – 1 serviço que deverá ter duração entre 4 (quatro) e 5 (cinco) minutos.
- Item 2 Vídeo Institucional em ano não eleitoral (ano ímpar) – 1 serviço que deverá ter duração entre 4 (quatro) e 5 (cinco) minutos.
- Item 3 “Videocasts” - Deverão ser produzidos   120 (cento e vinte) minutos em “videocasts”, tendo cada um o tempo estimado entre 15 (quinze) segundos e 3 (três) minutos.
- Item 4 “Motion Graphics” - Deverão ser produzidos 40(quarenta) minutos em vídeos em “motion graphics”, tendo cada um, em média, o tempo entre 15 segundos e 2 (dois) minutos.

5.3.	Ressalta-se que nem sempre a minutagem prevista no termo de referência será utilizada em sua totalidade, bem como que o pagamento final para a empresa contratada leva em conta somente os minutos que serão efetivamente entregues a este tribunal.

5.4.	Ressalte-se também não ser possível a inclusão neste estudo de memória de cálculo ou documento equivalente, dada a natureza de prestação do serviço a ser contratado.

5.5.  Essas quantidades estimadas formam baseadas na contratação anterior, em que o vídeo institucional foi produzido com aproximadamente 4 minutos e 30 segundos de duração, as produções de videocast com cerca de 42 minutos e a produção em motion graphics em torno de 6 minutos.

VI – LEVANTAMENTO DE MERCADO E JUSTIFICATIVA DA ESCOLHA DO TIPO E SOLUÇÃO A CONTRATAR

6.1.	Para solucionar a necessidade de serviço apresentada, foram encontradas duas soluções:

	a) Nova redação: Locação ou compra de equipamentos necessários para a edição dos vídeos, com consequente necessidade de aumento do número de servidores na seção e capacitação para os envolvidos.

	b) Contratação de produtora de material audiovisual.

6.2. A viabilidade de locação ou compra de equipamentos é diretamente influenciada pela disponibilização e capacitação de servidores que manuseariam tais equipamentos. Considerando-se que a Seção de Campanhas conta atualmente com 4 servidores do quadro, incluindo a chefia, e não tem previsão de receber estagiários ou outros servidores, e levando-se em conta que seria necessária a dedicação exclusiva e integral dos servidores designados para atuar nas diversas etapas de produção, filmagem e edição do material audiovisual, torna-se absolutamente inviável essa solução. Soma-se a isso o fato de que o tempo de filmagem e consequente edição de material de eventos e ações em período eleitoral aumenta exponencialmente, momento em que os servidores também têm aumentada a demanda de trabalho, o que resultaria no não cumprimento das demandas do setor.
6.3.	Optou-se pela contratação de produtora de audiovisual pela praticidade e maior rapidez na conclusão da contratação e fornecimento do serviço. A opção de contratação de equipamentos e treinamento e aumento de servidores revelou-se, embora interessante como projeto futuro, inadequado no momento pela falta de tempo hábil para que toda a contratação de equipamentos e de treinamento de pessoal fosse concluída.
Também é necessário ponderar que mesmo com o aumento e capacitação dos servidores, ainda assim seria necessário a contratação profissionais auxiliares para locução e tradução. 

VII – ESTIMATIVA DO VALOR DA CONTRATAÇÃO

7.6.	Quadro de valor estimado:
							
Orçamentos					
Empresa	 Institucional	Videocasts	Motion Graphics	Valor Total	
Take 1	R$ 200.000,00	R$ 450.000,00	R$ 200.000,00	R$ 850.000,00	
Mirabilis	R$ 84.500,00	R$ 102.000,00	R$ 107.100,00	R$ 293.600,00	
CW3	R$ 36.000,00	R$ 180.000,00	R$ 46.000,00	R$ 262.000,00	
Última contratação	R$ 2.900,00	R$ 9.600,00	R$ 17.400,00	R$ 29.900,00	

Base para cálculo					
Mirabilis	R$ 293.600,00				
CW3	R$ 262.000,00				
Última contratação	R$ 29.900,00				
	R$ 585.500,00				
					
Estimativa da  contratação - Valor médio			
R$ 585.500,00 divido por 3 = R$ 195.167,00			
					
Valor médio estimado: R$195.167,00  

Após recebimento de três orçamentos, a estimativa de contratação foi calculada pela média entre as empresas Mirabilis, CW3 e nossa última contratação. A empresa Take1 foi excluída do cálculo por apresentar orçamento com valor muito acima dos outros encaminhados.

VIII - DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO COMO UM TODO

8.1.	Contratação de empresa especializada para realização do serviço de filmagem dos eventos institucionais e das campanhas internas/externas deste tribunal, pelo período de  24 meses, podendo ser prorrogado ou não por igual período durante o tempo máximo de 60 meses, devendo ser entregues até o término do contrato um vídeo institucional em ano eleitoral (ano par) e um vídeo em ano não eleitoral (ano ímpar), com duração estimada de 4 a 5 minutos cada, aproximadamente  60 “videocasts” com duração estimada entre 15 segundos e 3 minutos e aproximadamente 60 vídeos em “motion graphics” com duração estimada entre 30 segundos e 2 minutos.

IX - JUSTIFICATIVA PARA O PARCELAMENTO OU NÃO DA SOLUÇÃO

9.1.	O fornecimento do serviço será feito de forma parcelada	. A Secretaria de Comunicação Social solicitará o material a ser produzido ao longo da vigência do contrato de acordo com a necessidade das campanhas a serem realizadas e da ocorrência de eventos institucionais que demandam serem registrados, observando-se também a conveniência ou não do registro de tais eventos.

9.2. Não há possibilidade para o parcelamento da solução, haja vista que os serviços especificados são componentes de uma única solução a ser adquirida. Separar o objeto em mais itens independentes ou licitações poderia levar a aquisição de solução heterogênea, o que aumentaria custos relacionados a entrega, esforço técnico para gerenciamento de várias soluções e esforço administrativo para gerenciamento de diversos contratos.  

X - RESULTADOS PRETENDIDOS

10.1.	Com a produção e veiculação de filmes nas redes sociais e canal do YouTube do tribunal espera-se que o público endereçado fique ciente das informações encaminhadas e haja um maior engajamento do eleitorado e um consequente aumento de credibilidade na Justiça Eleitoral.

10.2. Atualmente, o  Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo tem constante preocupação em manter um bom relacionamento com o seu público e trabalha para que as informações da justiça eleitoral cheguem de forma rápida e clara a quem necessita. Nesse contexto, o desenvolvimento de trabalhos audiovisuais que facilitem o diálogo com o público e acompanhem as transformações nas formas de comunicação são imprescindíveis para um maior engajamento dos eleitores e um consequente aumento de credibilidade da Justiça Eleitoral. 
A ideia é utilizar cada vez mais a divulgação digital nas redes sociais do TRE e diminuir a elaboração e confecção de materias impressos, gerando mais economia , além de contribuir também para a sustentabilidade.  

XI - PROVIDÊNCIAS A SEREM ADOTADAS PREVIAMENTE À CELEBRAÇÃO DO CONTRATO

11.1.	Não se aplica dada a natureza da prestação do serviço.

XII – CONTRATAÇÕES CORRELATAS E/OU INTERDEPENDENTES

12.1.	Não se verificam contratações correlatas nem interdependentes para a viabilidade e contratação desta demanda.

XIII - IMPACTOS AMBIENTAIS E MEDIDAS DE TRATAMENTO

13.1.	Não se aplica dada a natureza da prestação do serviço.

XIV - POSICIONAMENTO CONCLUSIVO SOBRE A VIABILIDADE E RAZOABILIDADE DA CONTRATAÇÃO.

14.1.	Pelos motivos elencados evidencia-se que a contratação da solução descrita no item VI, ou seja, da contratação de empresa fornecedora de serviços de audiovisual mostra-se possível tecnicamente e fundamentadamente necessária. Diante do exposto, declara-se ser viável tecnicamente a contratação pretendida, porém, cabe ressaltar que houve um acréscimo significativo nos orçamentos atuais.

14.2 Assim, considerando os pressupostos que fundamentam a demanda e os benefícios que serão alcançados em termos de eficácia, eficiência, efetividade e economicidade, opinamos pela viabilidade da contratação.

XV - RESPONSÁVEIS

Juliana Tieko Hanada Yamada - Seção de Campanhas - SECAMP
Demandante e Setor Técnico

Aprovo em ___ de __________ de 202__.

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Assinatura do Chefe do Setor demandante.

Marcelo Lessi de Mello – Coordenadoria de Mídias e Campanhas – COMC

Aprovo em ___ de __________ de 202__.

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Assinatura da autoridade competente