ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR (ETP)
 
Fonte normativa: art. 18, inciso I, § § 1º e 2º, da Lei n. 14.133/2021
 
SEI 0029064-79.2023.6.26.8000
OBJETO: Contratação de Serviço de Mailing.

ÁREA REQUISITANTE:  
Seção Requisitante: Seção de Relacionamento com a Imprensa (SEIMP) e Seção de Produção de Conteúdo (SEPCONT)
Coordenadoria: Coordenadoria de Jornalismo (COJOR)
Secretaria: Secretaria de Comunicação Social (SECOM)
E-mail:  imprensa@tre-sp.jus.br / conteudo@tre-sp.jus.br / jornalismo@tre-sp.jus.br
Ramais: 2312 (SEIMP) / 2234 (COJOR)
Responsável: Nadhia Auxiliadora Mesquita Pinheiro Nakaya
PAC 2023: item 2 da Secom
Previsão de recebimento do objeto: 27/11/2023
Fonte de recursos orçamentários. Valor previsto na proposta orçamentária (R$ 7.200,00)
Critério de sustentabilidade: Não.
Critério de Acessibilidade: Não.

I - INTRODUÇÃO
1.1. O presente documento foi realizado por esta unidade requisitante visando assegurar a viabilidade (técnica e econômica) da contratação pretendida de prestação de serviço de mailing, bem como levantamento dos elementos essenciais que servirão para compor o respectivo Termo de Referência.
1.2.A prestação do serviço de mailing deve atender às disposições da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
1.3. Trata-se de demanda inédita.

II - DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO (inciso II, art. 18, Lei n. 14.133/2021)
2.1. A Coordenadoria de Jornalismo (Cojor) já efetua o envio de seus releases a profissionais de imprensa, sendo o trabalho com o mailing uma atividade cotidiana e de grande importância para que a mídia repercuta as notícias sobre a Justiça Eleitoral paulista e o processo eleitoral. 
2.2. Atualmente, essa atividade é realizada manualmente, de forma rudimentar, com os recursos disponíveis na Cojor. Os próprios servidores do quadro fazem a manutenção do cadastro dos jornalistas, contando hoje com cerca de 800 profissionais, e os envios se dão por meio do Gmail (até recentemente, antes da contratação do Google Workspace, o mailing era operacionalizado no aplicativo Thunderbird). 
2.3. No entanto, com a força de trabalho lotada na área, não é possível reunir o número de contatos desejado, compatível com a importância da instituição, tampouco a sua atualização periódica. As redações de veículos de comunicação apresentam uma alta rotatividade de pessoal, o que exige a atualização quase que diária do cadastro de mailing, tornando essa tarefa extremamente trabalhosa e inviável para as assessorias de comunicação. Com um cadastro desatualizado, os envios não surtem o efeito desejado (o número de e-mail não entregues é muito grande) e a execução desse processo não é eficiente. 
2.4. Além disso, o procedimento atualmente utilizado na Cojor não permite a segmentação satisfatória dos contatos dos profissionais de imprensa - por região, localidade, tipo de veículo (rádio, impresso, internet, influenciadores) e editorias (cidades, política, economia, sustentabilidade etc.), por exemplo - o que resulta no envio de todos os releases a todos os contatos, sem qualquer distinção.
2.5. Vale ressaltar o grande número de textos publicados e enviados a jornalistas pela Cojor. Em 2022, foram produzidos 417 releases e em 2023, até 17/05, 121. 
2.6. Nesse sentido, a contratação de uma solução que venha a otimizar esse processo representaria um salto de qualidade no relacionamento da Comunicação do Tribunal com os profissionais de imprensa, com melhor aproveitamento da força de trabalho alocada na área. 
2.7. Frise-se, ainda, que a contratação do Google Workspace, e a consequente adoção do Gmail como ferramenta única de correio eletrônico em todas as unidades do Tribunal, também dificultou a atividade de disparo de e-mails para a imprensa. A plataforma impõe um limite diário de envios, inviabilizando, por vezes, a divulgação de atividades do Tribunal.
2.8. Num contexto de disseminação industrial de desinformação, em que a Justiça Eleitoral tem estado sob constante ataque, é fundamental que este Regional esteja equipado de todos os recursos necessários para o combate a esse fenômeno. Julgamos que o mailing tem papel central na distribuição de informação oficial às pessoas certas para repercutir o ponto de vista da instituição por meio de seus espaços em veículos de comunicação relevantes.

III – DEMONSTRAÇÃO DA PREVISÃO DA CONTRATAÇÃO NO PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL
3.1. A contratação está prevista no PAC – 2023 (ver SECOM - item 2).

IV – REQUISITOS NECESSÁRIOS PARA A CONTRATAÇÃO (inciso III, art. 18, Lei n. 14.133/2021)
4.1. O cadastro de destinatários disponibilizado pelo prestador do serviço deve atender quantitativa e qualitativamente às necessidades da Cojor, isto é, deve conter um número significativamente maior de contatos de jornalistas que aquele de que a Cojor já dispõe, além de reunir jornalistas que atuam nos principais veículos de mídia do país, em diferentes editorias, e também com grande alcance nas mídias digitais.  
4.2. Requisitos mínimos a serem atendidos:
●	Cadastro de no mínimo 10.000 (dez mil) contatos de jornalistas segmentados por editorias e veículos de comunicação;
●	Ferramenta de busca por contatos de jornalistas/ veículos da imprensa, filtrando no mínimo por nome do veículo, tipo do veículo (jornal, TV, rádio), nome do jornalista, região do país e editoria; 
●	Permitir a inserção dos contatos de jornalistas de que a Secretaria de Comunicação (Secom) já dispõe;
●	Permitir a inserção na plataforma dos contatos dos servidores do TRE-SP - Módulo específico para disparos de comunicação interna;
●	Relatórios de acompanhamento dos e-mails disparados (quem recebeu o e-mail, quem abriu, quem clicou no link sugerido);
●	Envio de 100.000 (cem mil) e-mails por mês;
●	Atualização da lista de contatos deve ser periódica, com garantia de 90% de contatos atualizados e e-mails entregues (Service Level Agreement);
●	O disparo dos press releases terá o endereço de e-mail da contratante como remetente, porém será feito a partir da plataforma on-line da contratada;

●	Permitir o acesso de 10 usuários (logins) simultâneos.

V – ESTIMATIVAS DAS QUANTIDADES (inciso IV, art. 18, Lei n. 14.133/2021)
5.1. O contrato deve prever a prestação do serviço de mailing por 12 (doze) meses, podendo ser prorrogado nos termos da Lei nº 14.133/2021.
5.2. Não há informações de contratações anteriores a serem utilizadas.

VI – LEVANTAMENTO DE MERCADO E JUSTIFICATIVA DA ESCOLHA DO TIPO E SOLUÇÃO A CONTRATAR (inciso V, art. 18, Lei n. 14.133/2021)
6.1. Manutenção da solução interna atual
A COJOR dispõe hoje de um quadro efetivo de 12 servidoras e servidores. Na Seção de Relacionamento com a Imprensa (SeImp) e na Seção de Produção de Conteúdo (SePCont), unidades que utilizam o mailing com maior frequência, 7 servidores estão lotados, sendo eles responsáveis por apurar a pauta, redigir, revisar, publicar no site e finalmente enviar o texto aos jornalistas. Esta atividade é realizada manualmente, de forma rudimentar, com os recursos disponíveis na Cojor. Os próprios servidores do quadro fazem a manutenção do cadastro dos jornalistas, contando hoje com cerca de 800 profissionais, e os envios se dão por meio do Gmail. 
6.2. Contratação do serviço de mailing 
A contratação da plataforma de mailing é uma solução digital simples, que não envolve mão de obra dedicada e dispensa a aquisição de equipamentos. Os envios são efetuados pelo contratante dentro do portal da contratada na internet, o qual deve apresentar os requisitos elencados no subitem 4.2.
6.3. Escolha da solução entre as identificadas, devidamente justificada 
Foram identificadas algumas empresas que oferecem o serviço a ser contratado, com as especificações desejadas, às quais foram solicitados orçamentos. A contratação do serviço de mailing se mostra mais vantajosa e eficiente que a solução utilizada atualmente, já que não excessivamente onerosa tendo em vista o incremento projetado na difusão do trabalho jornalístico da Cojor e o consequente impacto positivo na visibilidade da Justiça Eleitoral paulista na mídia.    
A COJOR dispõe hoje de um quadro efetivo de 12 servidoras e servidores. Na Seção de Relacionamento com a Imprensa (SeImp) e na Seção de Produção de Conteúdo (SePCont), unidades que utilizam o mailing com maior frequência, 7 servidores estão lotados, sendo eles responsáveis por apurar a pauta, redigir, revisar, publicar no site e finalmente enviar o texto aos jornalistas. Existe na Cojor a intenção de expandir as entregas da SePCont, com o incremento da produção de videorreportagens, atendendo à demanda crescente por parte dos veículos de imprensa de material audiovisual. Nesse sentido, tendo em vista a força de trabalho lotada na seção, a otimização dos processos, e consequente liberação dos servidores para outras atividades se impõe.

VII – ESTIMATIVA DO VALOR DA CONTRATAÇÃO (inciso VI, art. 18, Lei n. 14.133/2021)
7.1. A contratação tem o orçamento anual estimado em R$12.000,00, com desembolso mensal em torno de R$1.000,00.
Foram solicitados orçamentos a empresas bem-conceituadas neste mercado, que subsidiaram o estabelecimento do valor de referência supracitado. 
Os referidos orçamentos seguem anexos a este estudo.

VIII – DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO COMO UM TODO (inciso VII, art. 18, Lei n. 14.133/2021)
8.1. O serviço a ser contratado compreende a utilização de plataforma digital de empresa especializada para envio de releases jornalísticos por e-mail, com disponibilização de um cadastro atualizado regularmente contendo grande número de contatos de jornalistas. 
8.2. Não há materiais ou equipamentos a serem fornecidos, a contratação se restringe à utilização de plataforma digital.  

IX – JUSTIFICATIVA PARA O PARCELAMENTO OU NÃO DA SOLUÇÃO (inciso VIII, art. 18, Lei n. 14.133/2021)
9.1. Em regra, conforme alínea b, inciso V do art. 40 da Lei nº 14.133/2021, os serviços/compras deverão ser parcelados, quando forem tecnicamente viáveis, procedendo-se à licitação com vistas ao melhor aproveitamento dos recursos disponíveis no mercado e à ampliação da competitividade sem perda da economia de escala. Contudo, na contratação do mailing não há viabilidade da divisão do objeto em lotes devido à natureza digital e continuada do serviço.
9.2 – Natureza do objeto: serviço comum, contínuo e sem alocação de mão de obra;
9.3 – A contratação deve ser realizada por meio de licitação na modalidade pregão;
9.4 – Critério de julgamento da proposta: menor preço.

X – RESULTADOS PRETENDIDOS (inciso IX, art. 18, Lei n. 14.133/2021)
10.1. A Cojor visa com a contratação do mailing promover a distribuição de releases a um número significativamente maior de jornalistas, com a garantia de que os dados/endereços de e-mail desses profissionais estejam devidamente atualizados. Tal solução mostra-se extremamente necessária para ampliar o alcance das publicações produzidas e a visibilidade do Tribunal na mídia.
10.2. Além disso, a contratação do serviço deve conferir maior eficiência à execução da tarefa de envio de releases, permitindo um melhor aproveitamento dos recursos humanos atualmente empregados para esse fim.  

XI – PROVIDÊNCIAS A SEREM ADOTADAS PREVIAMENTE À CELEBRAÇÃO DO CONTRATO (inciso X, art. 18, Lei n. 14.133/2021)
11.1. Não há providências prévias a serem tomadas.   

XII – CONTRATAÇÕES CORRELATAS E/OU INTERDEPENDENTES (inciso XI, art. 18, Lei n. 14.133/2021)
12.1. Não há contratações correlatas ou interdependentes a serem realizadas. 

XIII – IMPACTOS AMBIENTAIS E MEDIDAS DE TRATAMENTO (inciso XII, art. 18, Lei n. 14.133/2021)
13.1. O serviço a ser contratado, por sua natureza digital, não causa impactos ambientais diretos resultantes de sua prestação ou utilização. 

XIV – POSICIONAMENTO CONCLUSIVO SOBRE A ADEQUAÇÃO/VIABILIDADE DA CONTRATAÇÃO PARA O ATENDIMENTO DA NECESSIDADE A QUE SE DESTINA (inciso XIII, art. 18, Lei n. 14.133/2021)
Os estudos preliminares evidenciaram que a solução descrita é tecnicamente adequada às necessidades da Cojor, além de atender ao princípio da economicidade, conforme apontado nos itens VI e VII, proporcionando ganhos consideráveis em termos de eficiência (otimização da força de trabalho alocada na Comunicação), eficácia (incremento da base de dados e, consequentemente, do alcance de jornalistas e veículos de comunicação) e efetividade (contribuição para o fortalecimento da democracia com a efetiva disseminação de informação institucional oficial e fidedigna). 
Sendo assim, manifestamo-nos favoravelmente à contração. 

RESPONSÁVEIS
Eliana Passarelli de Lima, secretária de Comunicação Social
Vitor Amaral Magno da Silva, coordenador de Jornalismo
Nadhia Auxiliadora Mesquita Pinheiro Nakaya, chefe da Seção de Relacionamento com a Imprensa
Marco Aurélio Goraieb, chefe da Seção de Produção de Conteúdo
 
Aprovado na data da assinatura eletrônica. 

Nadhia Auxiliadora Mesquita Pinheiro Nakaya
Seção de Relacionamento com a Imprensa
 
Marco Aurélio Goraieb
Seção de Produção de Conteúdo
 
Vitor Amaral Magno da Silva
Coordenadoria de Jornalismo
 
Eliana Passarelli
Secretaria de Comunicação Social