TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO ESTADO DE SÃO PAULO

ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR (ETP)

Fonte normativa: art. 18, inciso I, § § 1º e 2º, da Lei n. 14.133/2021

SEI 0036281-42.2024.6.26.8000

OBJETO: 

Contratação de serviços relacionados à emissão eletrônica dos ingressos para a Cerimônia de Diplomação dos candidatos eleitos nesta Capital em 2024, a ser realizada no dia 19 de dezembro de 2024, com início às 11 horas, na Fundação Memorial da América Latina, situada na Av. Mário de Andrade, 664, Barra Funda, São Paulo/SP, com público estimado em 1000 (mil) convidados, visando atender às necessidades deste Tribunal, de acordo com as condições e exigências estabelecidas neste Estudo Técnico Preliminar e no Termo de Referência.

1 - IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE SOLICITANTE

Seção Requisitante: Seção de Cerimonial - SECEL
Coordenadoria: Coordenadoria de Cerimonial e Eventos - COEVE
Secretaria/Assessoria: SECRETARIA DA PRESIDÊNCIA
E-mail: cerimonial@tre-sp.jus.br
Ramal: 2310
Responsável: Marina Fernández
PAC 2024: item __ da Secretaria (    ) ou ( x  ) não previsto no PAC 2024_
(Fundamento: inciso II do artigo 18 da Lei n. 14.133/2021. Necessidade de alinhamento da contratação pretendida ao planejamento)
Previsão de recebimento do objeto: 19 de outubro de 2024
Fonte de recursos orçamentários:  sobras orçamentárias
Critério de sustentabilidade: (  ) Sim ou ( x  ) Não
Os serviços a serem contratados não têm potencial de causar impactos ambientais, pois se trata de uma solução tecnológica para administração, leitura e emissão dos bilhetes eletrônicos aos convidados e participantes do evento, eliminando-se o uso de papel durante todo o processo.
Critério de Acessibilidade: (  ) Sim ou ( x  ) Não, porque não foram encontrados os referidos critérios  na presente contratação.

2 - VISÃO GERAL
O presente documento foi elaborado por esta Unidade Requisitante e visa assegurar a viabilidade técnica e econômica da contratação de serviços de credenciamento - emissão eletrônica de ingressos - convites das autoridades e convidados para a Cerimônia de Diplomação dos candidatos eleitos nesta Capital em 2024, e o levantamento dos elementos essenciais que servirão para compor o Termo de Referência, com todas as etapas previstas na Legislação vigente.
Os normativos que disciplinam os materiais e serviços a serem contratados são: Lei nº 14.133/2021, Instrução Normativa nº 58, de 08 de agosto de 2022 e Resolução nº 23.702, de 09 de junho de 2022. 

3 - DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO (fundamento: inciso I do artigo 18 da Lei n. 14.133/2021)

Justificativa da necessidade da aquisição/contratação       
A demanda em questão envolve a contratação de serviços relacionados à emissão eletrônica dos ingressos para a Cerimônia de Diplomação dos candidatos eleitos nesta Capital em 2024, a ser realizada no dia 19 de dezembro de 2024, com início às 11 horas, na Fundação Memorial da América Latina, situada na Av. Mário de Andrade, 664, Barra Funda, São Paulo/SP, com público estimado em 1000 (mil) convidados, visando atender às necessidades deste Tribunal. 
Considerando o escopo proposto para o evento, que contará com grande público e autoridades de alto escalão, faz-se necessária a contratação de empresa com expertise na execução de atividades relacionadas à emissão eletrônica dos ingressos bem como à identificação e distribuição dos assentos dos convidados, que tenha, portanto, experiência comprovada na realização de eventos de grande porte como este. 
Todo o processo que envolve o planejamento e a execução do cerimonial é complexo, incluindo desde a parte burocrática e logística, até a organização e recepção das autoridades e demais convidados. Por conseguinte, em contato com algumas empresas do ramo de atividade de fornecimento de ingresso eletrônico, identificamos que existe uma segmentação nesse mercado, sendo que algumas empresas são especializadas nesse serviço, possuem uma solução tecnológica e equipamentos de informática para emitir bilhetes por meio de um sistema que os administre e os envie de maneira eletrônica para os respectivos interessados, ademais faça a checagem dos ingressos no momento da chegada dos convidados ao evento, evitando duplicidades e eventuais adulterações. Realize a setorização dos ingressos, definindo o quantitativo para autoridades, convidados, imprensa e demais pessoas que acessem o ambiente do evento, mas que não ocupem cadeira na plateia (diplomandos, algumas autoridades, equipe de apoio). 
Ressaltamos ainda o fato da Seção de Cerimonial não possuir servidores disponíveis e com a qualificação técnica operacional e profissional necessária para a realização do serviço exigido, para, por exemplo, resolver problemas com a identificação dos ingressos no início do evento. É comum convidados alegarem a perda de bilhete, ou quaisquer outras razões como o não recebimento ou dificuldade com a abertura do arquivo. Nesse caso, é importante ter um sistema de consulta e emissão de novos ingressos “in loco” para que os convidados, nessa situação, possam acessar o evento. É rotineiro, a propósito, os diplomandos substituírem seus convidados de última hora e não enviarem os ingressos para os novos, causando considerável transtorno na entrada da cerimônia. 
Por todos os motivos aqui elencados, entendemos se tratar de uma contratação distinta e de extrema importância para a realização adequada do evento proposto.

4 - REQUISITOS NECESSÁRIOS PARA A CONTRATAÇÃO (fundamento: inciso III do artigo 18  
da Lei n. 14.133/2021)

No presente caso, a Administração deverá realizar procedimento de contratação por intermédio de Dispensa de Licitação, em sua forma eletrônica, para contratação de serviços de credenciamento eletrônico dos convidados e autoridades para a Cerimônia de Diplomação dos candidatos eleitos em 2024, mediante contratação única.
Os serviços a serem contratados serão utilizados em evento único e não tem natureza continuada.

 A realização do evento abrangerá os seguintes itens:
●	Emissão e distribuição de ingressos: Gerar e enviar os ingressos de maneira eletrônica para os respectivos convidados-autoridades;
●	Gestão, reservas e controle de acesso;
●	Checagem dos convidados no momento da chegada no evento (mínimo de 10 colaboradores da própria empresa);
●	Separação dos ingressos por cotas;
●	Suporte técnico e operacional durante o evento.

Critérios de sustentabilidade 

Para o presente processo, haverá dispensa da exigência de critérios de sustentabilidade em razão dos serviços a serem contratados não terem potencial de causar impactos ambientais, pois se trata de uma solução tecnológica para administração, leitura e emissão dos bilhetes eletrônicos aos convidados e participantes do evento, eliminando-se o uso de papel durante todo o processo.

Qualificação técnica

As proponentes deverão comprovar experiência prévia na realização de serviços de credenciamento em eventos com pelo menos 500 (quinhentos) participantes, mediante apresentação de certidões ou atestados de capacidade técnica emitidos por pessoa jurídica de direito público ou privado, em conformidade com a Lei Federal nº 14.133/2021, artigo 67.

Justificativa para exigência de documentos de qualificação técnica

Cumpre observar que a Diplomação representa o encerramento oficial do processo eleitoral e é realizada para conferir diplomas aos eleitos, de modo público e solene. É um evento essencial para a atividade principal da Justiça Eleitoral, que deve ser executado priorizando a excelência. Trata-se de cerimônia que faz parte do calendário eleitoral, atrai diversos segmentos da sociedade, e que contará com a presença de aproximadamente 1000 (mil) convidados.
Por intermédio da diplomação, a Justiça Eleitoral atesta que o candidato ou a candidata foi efetivamente eleito ou eleita pelo povo e, por isso, está apto ou apta a tomar posse no cargo. Ela valida os resultados das eleições, confere legitimidade aos candidatos eleitos, além de promover a transparência do processo eleitoral.
A exigência de documentos de qualificação técnica, conforme o artigo 18, inciso IX da Lei n° 14.133/2021, reside na necessidade de garantir a adequação técnica dos proponentes para realizar os serviços ou fornecer os produtos contratados, promovendo assim a eficiência, a transparência e a qualidade nas contratações públicas.

5 - ESTIMATIVAS DAS QUANTIDADES (fundamento: inciso IV do artigo 18 da Lei n. 14.133/2021)
    
ITEM	ESPECIFICAÇÃO	QUANTIDADE	
1	Gestão de dados dos convidados	1300	
2	Sistema de ingressos que gerencie de maneira eletrônica os envios e recebimentos - organização: permitindo a inserção dos CPFs dos convidados e sua alteração posterior (caso necessário)	1	
3	Sistema de checagem de ingressos no momento da chegada dos convidados 	1	
4	Controladores de acesso - receptivo	10	
5	Sistema com certificado de segurança que evite fraudes e duplicidade	1	
6	Notebook para credenciamento	1	
7	Impressora	1	
8	Leitor de QR Code/celular	06	
9	Sistema de suporte técnico (suporte remoto e/ou presencial durante o evento para resolver problemas técnicos)	1	
O quantitativo de serviços foi baseado na demanda do setor de cerimonial do TRE-SP, na capacidade máxima e estrutura do Auditório Simón Bolívar e em reuniões com empresas do segmento de mercado. Os serviços que demandam quantitativo de profissionais para o atendimento de um determinado fluxo de pessoas, durante um determinado período, foram dimensionados com o objetivo de agilizar e evitar filas e transtornos para os convidados, além de trazer segurança ao evento.

6 - LEVANTAMENTO DE MERCADO E JUSTIFICATIVA DA ESCOLHA DO TIPO E SOLUÇÃO A CONTRATAR (fundamento: inciso V do artigo 18 da Lei n. 14.133/2021)

6.1. Utilização de mão de obra própria do Tribunal 
Após uma análise detalhada das capacidades e recursos disponíveis dentro do TRE-SP, ficou evidente que não há pessoal suficiente ou com a especialização necessária para executar todos os aspectos envolvidos no credenciamento de ingressos para um evento dessa magnitude. Os principais pontos que sustentam essa conclusão são:
●	Capacidade Insuficiente: O número de pessoal disponível não é adequado para gerenciar a demanda de um evento de grande escala, especialmente considerando a necessidade de sistemas para identificação e controle de acesso.
●	Inexistência de Sistemas Internos Adequados: O TRE-SP não possui um sistema interno que permita a identificação e setorização eficaz da plateia, além de não ter mecanismos para prevenção de fraudes associadas ao credenciamento de ingressos.
Esses fatores tornam a alternativa de utilizar mão de obra interna inviável, pois não seria possível garantir a eficiência e segurança necessárias para o evento.
6.2. Contratação de Empresa Especializada
Justificativa da Viabilidade:
A contratação de uma empresa especializada apresenta-se como a alternativa mais adequada sob os aspectos técnico e econômico pelos seguintes motivos:
●	Expertise Técnica: Empresas especializadas possuem a experiência e conhecimento necessário para gerenciar todos os aspectos do credenciamento de ingressos, incluindo a instalação e operação de sistemas avançados para controle de acesso e prevenção de fraudes.
●	Equipamentos e Tecnologia: Estas empresas são capazes de fornecer o equipamento e a tecnologia apropriada para garantir um evento seguro e bem organizado. Isso inclui sistemas de identificação e controle de acesso que atendem aos requisitos específicos do evento.
●	Recursos Humanos Qualificados: As empresas especializadas disponibilizam pessoal treinado e qualificado, que é essencial para lidar com a complexidade e o volume de trabalho associados ao credenciamento de ingressos em um evento de grande porte.
●	Eficiência e Economia: Embora a contratação de empresas especializadas possa representar um custo inicial, o retorno sobre o investimento é garantido pela eficiência operacional e pela redução de riscos. A empresa especializada pode oferecer soluções mais econômicas e eficazes comparadas à tentativa de adaptação dos recursos internos existentes. 
Conclusão:
De acordo com o levantamento realizado, a contratação de uma empresa especializada é a solução mais viável. Esta alternativa atende melhor às necessidades técnicas e econômicas do evento, garantindo uma gestão eficaz do credenciamento de ingressos, além de oferecer um nível de segurança e profissionalismo que não pode ser alcançado com a utilização dos recursos internos do TRE-SP.
Ressalta-se que em anos anteriores o sistema adotado sempre foi o de ingressos online (que era disponibilizado pela Sala São Paulo de forma gratuita – local onde era realizado o evento). 

7 - ESTIMATIVA DO VALOR DA CONTRATAÇÃO (fundamento: inciso VI do artigo 18 da Lei n. 14.133/2021)
A estimativa de valores globais das contratações, com base em pesquisa simplificada de mercado, tem por objetivo realizar o levantamento do eventual gasto com a solução escolhida, de modo a balizar a decisão sobre a viabilidade econômica da opção.
O preço de cada serviço foi estimado com base em propostas preliminares que careciam de maior detalhamento, definição da unidade de fornecimento e quantitativos de cada item de serviço. A margem de erro entre os preços preliminarmente estimados e os orçamentos mais detalhados a serem prospectados no mercado não deve ultrapassar 20%, haja vista que as empresas consultadas têm expertise nesse mercado e conseguem estimar um preço com base no local, público-alvo e capacidade máxima do auditório. O detalhamento em itens e descrição minuciosa dos serviços aumentam a segurança na contratação, uma vez que a contratada não poderá alegar desconhecimento dos serviços a serem realizados e equipes que deverão prestá-los, além de serem essenciais para realizar acréscimos e supressões ou aplicação de sanções por inexecução. Desta forma, se forem consideradas viáveis as contratações, o Termo de Referência contemplará todos os detalhes e as qualificações exigidas (técnica e profissional) para a contratação, sem desbordar dos limites legais e jurisprudenciais.
 Abaixo, encontra-se a tabela com a estimativa de custos da contratação:
ORÇAMENTO - DIPLOMAÇÃO 2024	
DATA	EMPRESA	CNPJ	Doc. SEI	VALOR GLOBAL	
01/08/2024	TELEEVENTOS RSVP E LOGÍSTICA PARA EVENTOS LTDA	03.781.125/0001-94	5671952	R$ 40.630,00	
29/07/2024	INTI - IT.ART TECNOLOGIA S.A	23.823.212/0001-74	5671947	R$ 30.000,00	
23/07/2024	SYMPLA - TTRS SERVIÇOS S/A	28.469.714/0001-62	5671940	R$ 11.000,00	
MÉDIA DO PREÇO GLOBAL	R$ 27.210,00	

8 - DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO COMO UM TODO (fundamento: inciso VII do artigo 18 da Lei n. 14.133/2021)
Trata-se de contratação de serviços de credenciamento eletrônico para convidados e autoridades na   Cerimônia de Diplomação dos Eleitos 2024, a ser realizada no dia 19 de dezembro de 2024, com início às 11 horas, na Fundação Memorial da América Latina - FMAL, com público estimado em 1000 (mil) convidados,  compreendendo a emissão e distribuição de ingressos, gestão, reservas e controle de acesso, checagem dos convidados no momento da chegada no evento, separação dos ingressos por cotas, suporte técnico e operacional durante o evento e atividades correlatas a serem realizados conforme condições, quantidades e exigências estabelecidas neste Estudo Técnico Preliminar.
A execução do objeto deste Estudo Técnico Preliminar e do Termo de referência dar-se-á por meio da contratação de serviços de gestão e emissão da distribuição dos convites às autoridades e convidados com antecedência mínima de 40 (quarenta) dias da data da diplomação, qual seja, 10 de novembro de 2024.

9 - JUSTIFICATIVA PARA O PARCELAMENTO OU NÃO DA SOLUÇÃO (fundamento: inciso VIII do artigo 18 da Lei n. 14.133/2021)
No caso específico da contratação de um sistema de credenciamento de ingressos, optou-se por não parcelar a solução pelos seguintes motivos:
1. Natureza Única do Item
O sistema de credenciamento de ingressos a ser contratado é uma solução integrada e indivisível, essencial para a realização do evento. A natureza única do item justifica a não divisão do objeto em partes, pois:
●	Integração Necessária: O sistema deve funcionar como um todo coeso para garantir a efetividade na gestão de ingressos, controle de acesso e segurança do evento. Parcelar o item poderia comprometer a integração e a eficiência do sistema.
●	Complexidade Técnica: A solução é composta por uma combinação de hardware e software que deve ser implementada e gerida como um único sistema. O parcelamento poderia levar a problemas de compatibilidade e eficiência entre diferentes fornecedores ou partes do sistema.
2. Viabilidade Técnica e Econômica
A análise técnica e econômica demonstrou que o parcelamento não é viável pelos seguintes motivos:
●	Custo Total e Economia de Escala: A contratação do sistema como um único item permite a negociação de melhores condições e preços, aproveitando economias de escala que não seriam possíveis se o sistema fosse dividido em partes.
●	Coordenação e Responsabilidade: A gestão de um contrato único com um fornecedor especializado facilita a coordenação e a responsabilidade, evitando problemas relacionados à integração entre diferentes contratos e fornecedores. Isso assegura a entrega de uma solução eficiente e de alta qualidade.
3. Risco de Fragmentação
Parcelar a contratação poderia introduzir riscos adicionais, tais como:
●	Coordenação Complexa: A fragmentação do item pode levar a uma coordenação mais complexa entre múltiplos fornecedores, o que pode resultar em atrasos e problemas de comunicação.
●	Aumento de Custos e Riscos de Implementação: A divisão do objeto pode gerar custos adicionais e riscos associados à integração dos diferentes componentes e serviços, além de possíveis desafios na manutenção e suporte.
Diante do exposto, conclui-se que a contratação do sistema de credenciamento de ingressos como um item único é a solução mais apropriada, atendendo aos requisitos técnicos e econômicos da contratação e garantindo a eficácia e segurança do evento.

10 - RESULTADOS PRETENDIDOS (fundamento: inciso IX do artigo 18 da Lei n. 14.133/2021)
A contratação de serviços de credenciamento eletrônico dos convites para a Cerimônia de Diplomação dos Eleitos 2024 visa alcançar os seguintes resultados:
Aprimoramento da Realização da Cerimônia:
●	Qualidade do Serviço: Implementar um sistema de credenciamento eletrônico de alta qualidade para garantir uma gestão eficiente e segura dos convites e acessos. Isso resultará em uma cerimônia bem organizada e profissional, que reforça a imagem e a credibilidade da Justiça Eleitoral perante a sociedade e o público-alvo do evento.

Facilitação da Organização do Evento:
●	Aproveitamento dos Recursos Humanos: A utilização de um sistema especializado permitirá uma melhor organização e coordenação dos recursos humanos do TRE-SP, otimizando o trabalho dos servidores e reduzindo o esforço manual na gestão dos convites e acessos.
Uniformização dos Procedimentos:
●	Procedimentos Consistentes: Estabelecer processos uniformes para o credenciamento, assegurando que todas as etapas da gestão de convites sejam realizadas de maneira padronizada e eficiente. Isso contribuirá para a consistência e transparência na organização do evento.
Ganho de Escala e Economia de Recursos:
●	Eficiência Econômica: A contratação de uma única empresa especializada permitirá a obtenção de condições mais favoráveis e a economia de recursos financeiros. A solução integrada garante a redução de custos operacionais e aproveita economias de escala, resultando em uma gestão mais econômica para o TRE-SP.

11 - PROVIDÊNCIAS A SEREM ADOTADAS PREVIAMENTE À CELEBRAÇÃO DO CONTRATO (fundamento: inciso X do artigo 18 da Lei n. 14.133/2021)
Não há providências a serem adotadas, dada a natureza da prestação dos serviços contratados.

12 - CONTRATAÇÕES CORRELATAS E/OU INTERDEPENDENTES (fundamento: inciso XI do artigo 18 da Lei n. 14.133/2021)

Processo SEI nº 0028621-94.2024.6.26.8000 (Organização do evento de Diplomação). 

13 - IMPACTOS AMBIENTAIS E MEDIDAS DE TRATAMENTO (fundamento: inciso XII do artigo 18 da Lei n. 14.133/2021)
A análise dos serviços de credenciamento eletrônico para a Cerimônia de Diplomação dos Eleitos 2024 indica que a implementação do sistema não terá impactos ambientais significativos. Contudo, foram consideradas e adotadas medidas que promovem práticas sustentáveis e minimizam qualquer possível impacto ambiental:
1.	Minimização do Uso de Papel:
●	Solução Tecnológica: A adoção de um sistema de credenciamento eletrônico com leitura de QR Codes diretamente dos celulares dos participantes elimina a necessidade de impressão de ingressos e convites físicos. Essa prática reduz a quantidade de papel consumido, contribuindo significativamente para a preservação de recursos naturais e a diminuição de resíduos sólidos.

2.	Redução de Resíduos:
●	Eficiência na Gestão de Resíduos: A eliminação de materiais impressos reduz a geração de resíduos sólidos e o impacto associado ao descarte desses materiais. A tecnologia digital utilizada para o credenciamento minimiza a quantidade de resíduos gerados pelo evento.

3.	Economia de Recursos:
●	Uso Eficiente de Recursos: A digitalização dos processos de credenciamento permite uma utilização mais eficiente dos recursos, como papel e tinta, que são utilizados na impressão de documentos. Isso não apenas reduz o impacto ambiental, mas também gera economia de custos associados à produção e armazenamento de materiais impressos.

4.	Facilidade na Atualização de Informações:
●	Atualização Imediata: O sistema eletrônico permite a atualização em tempo real das informações de credenciamento, evitando a necessidade de reimpressão de documentos em caso de alterações. Essa flexibilidade contribui para uma gestão mais sustentável dos recursos.

5.	Promoção da Sustentabilidade:
●	Incentivo à Prática Sustentável: A escolha por soluções tecnológicas em vez de alternativas baseadas em papel reflete um compromisso com práticas ambientais responsáveis e a promoção da sustentabilidade. Esse enfoque também pode servir como um exemplo positivo para futuros eventos e iniciativas organizacionais.
Em suma, embora os serviços de credenciamento eletrônico não apresentem impactos ambientais significativos, a adoção de medidas sustentáveis, como a redução do uso de papel e a minimização de resíduos, demonstra um esforço consciente para promover a sustentabilidade e reduzir o impacto ambiental do evento.

14 - POSICIONAMENTO CONCLUSIVO SOBRE A ADEQUAÇÃO/VIABILIDADE DA CONTRATAÇÃO PARA O ATENDIMENTO DA NECESSIDADE A QUE SE DESTINA (fundamento: inciso XIII do artigo 18 da Lei n. 14.133/2021)
Os estudos preliminares evidenciaram que a contratação da solução descrita no item 8, ou seja, a contratação de serviços de credenciamento para a Cerimônia de Diplomação, mostra-se possível tecnicamente e fundamentadamente necessária. Diante do exposto, declara-se ser viável a contratação pretendida.

RESPONSÁVEIS

São Paulo, 05 de agosto de 2024.

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Demandante Seção de Cerimonial
Marina Fernández

Aprovo em 05 de agosto de 2024.

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Chefe do Setor demandante
Marina Fernández

Aprovo em 05 de agosto de 2024.

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Assinatura da autoridade competente 
Coordenadoria de Cerimonial e Eventos
Fernanda Diniz

Aprovo em 05 de agosto de 2024.

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Assinatura da autoridade competente
Secretária da Presidência
Denise Lira de Campos