RESOLUÇÃO Nº 401, DE 21 DE FEVEREIRO DE 2017.

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO ESTADO DE SÃO PAULO, no uso das atribuições regimentais,

CONSIDERANDO a necessidade de promover a gestão, a preservação, o acesso às informações e a segurança dos documentos eletrônicos;

CONSIDERANDO a Resolução nº 23.379, de 10 de março de 2012, do Tribunal Superior Eleitoral, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivos, o fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral;

CONSIDERANDO a Resolução nº 356, de 17 de novembro de 2015, do Tribunal Regional. Eleitoral de São Paulo, que atualiza os instrumentos de gestão documental no âmbito da Justiça Eleitoral de São Paulo e dá outras, providências;

CONSIDERANDO os termos da Recomendação nº 37, de 15 de agosto de 2011, do Conselho Nacional de Justiça, a respeito do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário Proname e de seus instrumentos; e

CONSIDERANDO as diretrizes estabelecidas· pelo Conselho Nacional de Justiça a respeito da manutenção de documentos eletrônicos;

RESOLVE:

Art. 1º  Instituir a Política de Manutenção de Documentos no âmbito do TRE-SP, cujos mecanismos se encontram estabelecidos Resolução.

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 2º  Para os efeitos desta Resolução, consideram-se:

I - Arquivo intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final (eliminação ou guarda permanente);

II - Documento eletrônico ou digital: documento arquivístico codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional;

III - Documento arquivístico: toda informação suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, registrada em suporte material, produzida ou recebida por órgão público, instituição privada ou pessoa física, no exercício de suas atividades;

IV - Plano de Classificação de Documentos: instrumento de gestão arquivística que organiza os tipos documentais produzidos ou recebidos, conforme os critérios definidos pelo tipo de classificação adotado, e os expõe de forma hierárquica por meio das unidades de classificação;

V - Metadados: dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo;

VI - Tabela de Temporalidade de Documentos: instrumento de gestão arquivística em que se determinam os prazos de permanência de um documento nos arquivos setoriais e a época em que o documento deve ser transferido ao arquivo intermediário, bem como estabelece critérios para migração de suporte - digitalização, ou microfilmagem - com vistas ao descarte ou recolhimento ao arquivo permanente.

CAPÍTULO II

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 3º  Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos deste Tribunal atualizar os instrumentos de gestão documental do TRE-SP a fim de abarcar os seus documentos arquivísticos digitais.

Art. 4º  Compete à Secretaria de Tecnologia da Informação:

I - disponibilizar orientações sobre a realização de cópias de segurança dos documentos eletrônicos que estiverem armazenados em servidores, microcomputadores ou em mídias móveis;

II - disponibilizar orientações sobre rotinas de descarte dos documentos eletrônicos inativos e sem valor permanente armazenados servidores, microcomputadores ou em mídias móveis, visando a redução de custos bem como otimizar o desempenho, disponibilidade e manutenção da infraestrutura de tecnologia da informação e comunicação.

Art. 5º  Compete aos gestores do Tribunal Regional Eleitoral:

I - garantir que sejam realizadas cópias de segurança dos documentos eletrônicos relevantes que estiverem armazenados em servidores, microcomputadores ou em mídias móveis;

II - adotar rotinas de descarte dos documentos eletrônicos inativos e sem valor permanente armazenados em servidores, microcomputadores ou em mídias móveis, visando a redução de custos, bem como otimizar o desempenho, disponibilidade e manutenção da infraestrutura de tecnologia da informação e comunicação.

CAPÍTULO III

DIRETRIZES E PROCEDIMENTOS

Art. 6º  Aos documentos eletrônicos se aplicam as diretrizes e procedimentos estabelecidos na Resolução TRE-SP nº 356/2015 e seus anexos.

Art. 7º   Os sistemas informatizados de gestão de processos e documentos elaborados por este Regional deverão adotar estruturas de classificação dos documentos eletrônicos, considerando-se o assunto, a função e as atividades geradoras dos documentos.

Parágrafo único. Para o fim do que se trata o caput deste artigo, os sistemas informatizados deverão adotar o Plano de Classificação dos Documentos conforme o Anexo 1 da Resolução TRE-SP nº 356/2015.

CAPÍTULO IV

DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

Art. 8º  Os sistemas informatizados de gestão de processos e documentos elaborados por este Regional deverão adotar rotinas de descarte dos documentos inativos e sem valor permanente, visando a redução de custos, bem como otimizar o desempenho, disponibilidade e manutenção da infraestrutura de tecnologia da informação e comunicação.

§ 1º  Para o fim do que se trata o caput deste artigo, os sistemas informatizados deverão adotar a Tabela de Temporalidade de Documentos, conforme o Anexo 2 da Resolução TRE-SP nº 356/2015, utilizando-se a mesma nomenclatura e temporalidade.

§ 2º  Os prazos de guarda determinados na Temporalidade de Documentos deverão ser contados a partir do término da tramitação do documento eletrônico no sistema.

§ 3º  Ao realizar o descarte dos documentos eletrônicos, as informações deverão ser efetivamente indisponibilizadas, considerando-se que a eliminação dos documentos digitais não implica a eliminação de seus metadados.

§ 4º  Não serão descartados documentos digitais em tramitação, pendências, sob litígio ou investigação.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS

Art. 9º  Os procedimentos aludidos nesta Resolução serão implementados em até 18 (dezoito) meses.

Art. 10.  Os casos omissos serão submetidos à Diretoria Geral deste Tribunal.

Art. 11.  Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Sala das Sessões do Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo, aos vinte e um dias do mês de fevereiro do ano de dois mil e dezessete.

DESEMBARGADOR MÁRIO DEVIENNE FERRAZ

PRESIDENTE

DESEMBARGADOR CARLOS EDUARDO CAUDURO PADIN

VICE-PRESIDENTE E CORREGEDOR REGIONAL ELEITORAL

DESEMBARGADORA FEDERAL MARLI MARQUES FERREIRA

JUIZ MARCUS ELIDIUS MICHELLI DE ALMEIDA

JUÍZA CLAUDIA LÚCIA FONSECA FANUCCHI

JUIZ LUIZ GUILHERME DA COSTA WAGNER JUNIOR

JUIZ MARCELO COUTINHO GORDO