RESOLUÇÃO Nº 356, DE 17 DE NOVEMBRO DE 2015.

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições,

CONSIDERANDO a responsabilidade e o dever do Poder Público de garantir a organização e proteção dos documentos de arquivos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, nos termos da Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991;

CONSIDERANDO que a gestão racional de documentos é um pressuposto para o cumprimento pleno da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

CONSIDERANDO as responsabilidades deste Regional trazidas com o Programa de Gestão Documental – PGD da Justiça Eleitoral, instituído pela Resolução nº 23.379, de 1º de março de 2012, do Tribunal Superior Eleitoral;

CONSIDERANDO os termos da Recomendação nº 37, de 15 de agosto de 2011, do Conselho Nacional de Justiça a respeito do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname e de seus instrumentos; e

CONSIDERANDO que a racionalização do acúmulo de documentos é indispensável para agilizar a recuperação de informações e garantir a preservação de documentos de valor permanente;

RESOLVE:

Art. 1º  Acolher proposta do Grupo de Trabalho de Gestão Documental e da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos para atualizar, no âmbito da Justiça Eleitoral de São Paulo, os seguintes instrumentos de gestão de documentos, constantes dos Anexos I e II desta Resolução:

I - Plano de Classificação de Documentos;

II - Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD.

Art. 2º  Para os efeitos desta Resolução consideram-se:

I - documento arquivístico: documento analógico ou eletrônico, de caráter probatório produzido ou acumulado por uma instituição, para fins jurídicos, funcionais e administrativos, no curso de uma atividade por ela desenvolvida;

II - arquivo corrente: conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio, e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados;

III - arquivo intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final (eliminação ou guarda permanente);

IV - arquivo permanente: conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu elevado valor histórico, cultural, artístico ou científico.

Art. 3º  A classificação é o procedimento que visa a relacionar os documentos de acordo com suas respectivas atividades produtoras, sendo fundamental para gestão documental, e deverá ser realizada quando da produção ou recebimento do documento.

Parágrafo único.  Não serão objeto de classificação e avaliação cópias de documentos cuja produção não seja indispensável para atender a uma atividade administrativa específica do Tribunal.

Art. 4º  São requisitos essenciais para a Gestão Documental da Justiça Eleitoral:

I - implementação de estratégias de preservação dos documentos arquivísticos em ambiente seguro e pelo tempo necessário para serem utilizados como instrumento de prova e informação;

II - padronização de espécies e tipos documentais;

III - adoção dos instrumentos mencionados no art. 1º desta Resolução;

IV - gerenciamento da documentação produzida e recebida por meio de sistema que contemple a captura, movimentação, destinação e acesso aos documentos;

V - avaliação documental orientada para a preservação das informações indispensáveis à administração da Justiça Eleitoral, à garantia dos direitos individuais e essenciais à memória institucional;

VI - racionalização na produção e acumulação de documentos e a sua retenção somente pelo período estabelecido na Tabela de Temporalidade de Documentos;

VII - orientação e treinamento de servidores pela Secretaria e de magistrados pela Escola Judiciária Eleitoral Paulista;

VIII - acesso rápido e eficiente aos documentos arquivísticos, quando requerido.

Art. 5º  Nenhum documento arquivístico da Justiça Eleitoral de São Paulo poderá ser eliminado ou encaminhado para arquivamento intermediário ou permanente sem que haja tal previsão na Tabela de Temporalidade de Documentos.

Art. 6º  Compete ao Arquivo Geral o arquivamento intermediário dos documentos arquivísticos do Gabinete da Presidência, da Corregedoria Regional Eleitoral e da Secretaria do Tribunal.

§ 1º  O Arquivo Geral deverá manter registros individualizados dos documentos arquivísticos sob sua custódia, utilizando procedimentos de indexação e descrição seguindo critérios e normas universais aplicáveis à matéria.

§ 2º  Os documentos arquivísticos do Tribunal em fase permanente integrarão automaticamente o Fundo Histórico Arquivístico da Justiça Eleitoral de São Paulo, devendo ser recolhidos ao Centro de Memória Eleitoral, e ter a custódia, a guarda e a proteção especial para assegurar adequadamente a sua preservação e seu acesso.

§ 3º  Nos sistemas informatizados de gestão de processos e documentos, os documentos digitais avaliados como de guarda permanente devem ser objeto de proteção especial por meio de medidas de preservação eletrônica, visando acesso permanente no tempo, independente de evoluções tecnológicas e do sistema originário.

Art. 7º  Compete ao cartório eleitoral o arquivamento de seus documentos.

§ 1º  Os procedimentos de descarte dos documentos constantes no acervo do cartório eleitoral serão estabelecidos pela Corregedoria Regional Eleitoral deste Tribunal, observando-se, no que couber, as disposições desta Resolução.

Art. 8º  A transferência de documentos dos arquivos correntes para arquivamento intermediário deverá ser formalizada através de Lista de Transferência de Documentos, que deverá conter:

I - identificação da dependência;

II - código de classificação do documento;

III - quantidade de documentos encaminhados;

IV - ano do término do arquivamento intermediário, se for o caso, conforme consta na Tabela de Temporalidade;

V - destinação final prevista na Tabela de Temporalidade;

VI - data e assinatura do responsável pela dependência.

Art. 9º  As eliminações de documentos, previstas na Tabela de Temporalidade, deverão ser realizadas:

I - pelos cartórios eleitorais, conforme disposições contidas nas Normas de Serviço da Corregedoria Regional Eleitoral deste Tribunal;

II - pelas próprias dependências, quando não houver previsão de arquivamento intermediário para os documentos a serem eliminados;

III - pelo Arquivo Geral, quando houver previsão de arquivamento intermediário para os documentos a serem eliminados.

Parágrafo único.  A eliminação de documentos da Secretaria do Tribunal, Gabinete da Presidência e da Corregedoria Regional Eleitoral, em arquivo intermediário deverá ser precedida de autorização das unidades das quais são provenientes e de publicação, em Diário Oficial, de "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos", conforme modelo constante no Anexo III desta Resolução.

Art. 10.  A eliminação de documentos dar-se-á mediante processo eletrônico, mecânico ou químico, sendo proibida a incineração, e de modo que inviabilize a recuperação das informações neles existentes, devendo ser formalizada por meio da lavratura do Termo de Eliminação de Documentos, conforme modelo constante no Anexo IV desta Resolução.

Art. 11.  Os sistemas informatizados de gestão de processos e documentos poderão ter rotinas de descarte dos documentos inativos e sem valor permanente, visando auxiliar nos custos, escalabilidade, desempenho, disponibilidade e manutenção da infra-estrutura de tecnologia da informação.

§ 1º  Para o fim do que se trata o caput deste artigo, os sistemas deverão adotar a TTD, utilizando a mesma nomenclatura e temporalidade.

§ 2º  Os prazos de guarda determinados na TTD deverão ser contados a partir do término da tramitação do documento no sistema.

§ 3º  Ao realizar o descarte dos documentos digitais, as informações deverão ser efetivamente indisponibilizadas, considerandose que a eliminação dos documentos digitais não implica a eliminação de seus metadados.

§ 4º  Todas as cópias dos documentos digitais descartados, inclusive cópias de segurança e cópias de preservação, independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

Art. 12.  A atualização dos instrumentos de gestão de documentos descritos no artigo 1º desta Resolução deverá ser realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, a partir de propostas a ela apresentadas pelas Unidades deste Tribunal, e estará sujeita à aprovação da Presidência.

Art. 13.  Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, ficando revogada a Resolução TRE-SP nº 163/2005.

Sala de Sessões do Tribunal Regional Eleitoral do Estado de São Paulo, em dezessete de novembro de 2015.

DESEMBARGADOR ANTÔNIO CARLOS MATHIAS COLTRO

PRESIDENTE

DESEMBARGADOR MÁRIO DEVIENNE FERRAZ

VICE-PRESIDENTE E CORREGEDOR REGIONAL ELEITORAL

DESEMBARGADORA FEDERAL MARLI MARQUES FERREIRA

JUIZ ALBERTO ZACHARIAS TORON

JUIZ SILMAR FERNANDES

JUIZ ANDRÉ GUILHERME LEMOS JORGE JUÍZA CLAUDIA LÚCIA FONSECA FANUCCHI

ANEXO I

ANEXO II (Alterado parcialmente pela Resolução TRE-SP nº 426/2018)

ANEXO II (Redação dada pela Resolução TRE-SP nº 531/2021)

ANEXO III

ANEXO IV