PORTARIA Nº 17, DE 17 DE JANEIRO DE 2019.

Limite de prazos

Unidade da Secretaria

PROVIDÊNCIAS

08/02/19

COGEST

1) Reunião para tratar das providências relativas aos itens 3 (Visão geral organizacional e ambiente externo), 4 (Planejamento estratégico e governança) e 5 (Gestão de riscos e controles internos).

12/02/19

COGEST

2) Reunião para tratar das providências relativas ao item 18 (Resultados da gestão)

18/02/19

ASSPE

3) Visão geral organizacional e ambiente externo
O objetivo do capítulo é demonstrar a finalidade e a forma de atuação da UPC, quem é a liderança e a influência do cenário externo e interno no seu desempenho.

Conteúdo
• Mensagem clara sobre missão e visão;
• Estrutura organizacional
• Ambiente externo
Eventos nacionais e internacionais que impactaram a gestão, indicadores sociais e econômicos referentes à área de atuação da UPC e identificação clara de oportunidades e ameaças. Esses eventos podem ter como origem, por exemplo, condições econômicas, mudanças tecnológicas, temas da sociedade e desafios ambientais que afetam a capacidade da UPC gerar valor.
• Modelo de negócios
É a descrição dos principais insumos, atividades, produtos e impactos (internos/externos e positivos/negativos), por meio de diagrama simples e fluxo lógico, com identificação narrativa das partes interessadas críticas.
Forma recomendada: Máximo 5 páginas

18/02/19

ASSPE
CCS
OUVIDORIA
NIC

4) Planejamento estratégico e governança
O objetivo do capítulo é demonstrar a direção estratégica, as estruturas que contribuem para a boa governança da UPC e o alinhamento desta com as partes interessadas.

Conteúdo
• Mensagem clara sobre objetivos estratégicos e das estratégias estabelecidas para alcançá-los (planos para implementar as prioridades);
• Modelo de governança com a descrição das estruturas de governança abordando os processos específicos para tomada de decisão;
• Principais canais de comunicação com a sociedade e partes interessadas, abordando: resultados dos serviços da ouvidoria e da LAI, formas de participação cidadã em processos decisórios, explicação sobre como a cultura, ética e valores refletem nos recursos e relações com partes interessadas.

Forma recomendada
• Máximo 5 páginas;
• Mapa estratégico;
• Figura da governança (v. Referencial Básico de governança aplicável a órgãos e entidades da administração, Versão 2, TCU, pág. 28);
• Infográfico para resultados do relacionamento com a sociedade.

18/02/19

ASSPE

5) Gestão de riscos e controles internos
O objetivo do capítulo é demonstrar quais são os mecanismos de controle estabelecidos para alcançar os objetivos institucionais.

Conteúdo
• Principais riscos e sua vinculação aos objetivos estratégicos;
• Medidas específicas de gerenciamento dos riscos significativos.
Forma recomendada: Máximo 5 páginas;

18/02/19

SGP

Explicação sobre tipos de riscos: estratégico, operacional, de mercado, de comunicação, de conformidade, etc;
Visão geral do modelo de gestão de riscos e controles, esclarecendo os componentes dos controles internos: ambiente, avaliação de riscos, atividades de controle, sistemas de informação e monitoramento;
Detalhamento individualizado dos principais riscos e da resposta a cada um deles (controles internos).
6) Declaração de integridade e completude dos registros e informações, no sistema e-Pessoal, bem como a estrutura de controles internos para garantir o cumprimento dos comandos da instrução normativa TCU 55/2007.

18/02/19

SOF

7) Declaração sobre:
a) a conformidade contábil dos atos e fatos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial;
b) do Contador sobre a fidedignidade dos registros contábeis do SIAFI;
c) Integridade dos registros das informações no sistema Integrado de Planejamento e Orçamento SIOP

18/02/19

SGP

8) Declaração de integridade e completude do atendimento dos requisitos da Lei 8.730/93, quanto à entrega das declarações de bens e rendas e informações adicionais sobre a sistemática de coleta das DBR.

18/02/19

SAM
SGS
SGP
STI

9) Providências adotadas para atender às deliberações exaradas em Acórdãos do TCU, contemplando as determinações e recomendações atendidas e pendentes de cumprimento.

18/02/19

SCI

10) Relatório e/ou parecer da unidade de auditoria interna. Deve conter opinião sobre aspectos relevantes da gestão da Unidade, e sobre a capacidade de os controles internos administrativos identificarem, evitarem e corrigirem falhas e irregularidades, bem como de minimizarem riscos relacionados aos processos relevantes para consecução dos objetivos da Unidade.

18/02/19

SOF

11) Confecção do Rol de Responsáveis.

18/02/19

SCI

12) Relatório anual sobre o sistema de controles internos

18/02/19

CRE
SGP

13) Informações sobre a atuação e as principais constatações feitas pela instância ou área de correição, relatando os fatos apurados ou em apuração pelas comissões de inquérito em processos administrativos disciplinares com o intuito de apurar dano ao erário, fraudes ou corrupção.

18/02/19

SOF

14) Demonstrações contábeis
O objetivo do capítulo é demonstrar a situação e o desempenho financeiro, orçamentário e patrimonial da gestão no exercício.
Conteúdo
• Declaração do contador geral (ou opinião dos auditores externos), expressando a responsabilidade do contador, as normas contábeis aplicáveis e a asseguração razoável das demonstrações contábeis;
• Demonstrações contábeis: Balanço Orçamentário, Balanço Patrimonial, Demonstração das Variações Patrimoniais, Demonstração do Fluxo de Caixa, Balanço Financeiro, Demonstração das Variações do Patrimônio Líquido.
Notas explicativas:
1. Informações gerais: natureza jurídica da entidade; domicílio da entidade; natureza das operações e principais atividades da entidade; declaração de conformidade com a legislação e com as normas de contabilidade aplicáveis;
2. Resumo das políticas contábeis significativas, por exemplo: bases de mensuração utilizadas, como: a. custo histórico, valor realizável líquido, valor justo ou valor recuperável; b. novas normas e políticas contábeis alteradas; c. julgamentos pela aplicação das políticas contábeis;
3. Informações de suporte e detalhamento de itens apresentados nas demonstrações contábeis pela ordem em que cada demonstração e cada rubrica sejam apresentadas;
4. Outras informações relevantes, por exemplo: passivos contingentes e compromissos contratuais não reconhecidos; divulgações não financeiras, tais como: os objetivos e políticas de gestão do risco financeiro da entidade; pressupostos das estimativas; reconhecimento de inconformidades que podem afetar a compreensão do usuário sobre o desempenho e o direcionamento das operações da entidade no futuro; ajustes decorrentes de omissões e erros de registro.
Forma recomendada
• Declaração do contador, máximo 2 páginas, com foto e assinatura do contador;
• Demonstrações contábeis: máximo 10 páginas, uma demonstração por página, em R$ bilhões, somente informações agregadas.
• Notas explicativas: máximo 30 páginas, em R$ bilhões, somente informações agregadas, destaque para os principais números e para as grandes variações, relevância aos números das demonstrações relacionadas aos resultados da gestão, bem como ao desempenho na gestão dos recursos.

18/02/19

SCI

15) Demonstrativo de arrecadação:
- Informações sobre fundo partidário.

19/02/19

SOF

16) Início do encaminhamento dos relatórios entregues pelas Unidades para a avaliação do Equipe de Editoração.

20/02/19

COGEST

17) Reunião para tratar das providências relativas ao item 19 (Alocação de recursos e áreas especiais de gestão).
Observação: As Unidades envolvidas deverão trazer o material prévio de sua responsabilidade para a reunião

25/02/19

ASSPE

18) Resultados da gestão
O objetivo do capítulo é demonstrar quais foram as metas e as realizações em relação à missão institucional e aos objetivos estratégicos finalísticos, bem como sintetizar as principais perspectivas para os próximos anos.
Conteúdo
• Cada objetivo estratégico/cadeia de valor deve ser abordado em seção específica, abrangendo:
1. Problema a ser tratado pelo objetivo estratégico/cadeia de valor;
2. Visão geral sobre a cadeia de valor;
3. Prioridades estabelecidas no exercício para atingimento das metas relativas à cadeia de valor;
4. Principais ações, projetos e programas da cadeia de valor, especificando relevância; valores aplicados, resultados e impactos;
5. Riscos e outros fatores que influenciaram a cadeia de valor;
6. Principais resultados, progresso em relação à meta estabelecida e impacto observado, com uso de indicadores (indicadores de desempenho quantificados e alinhados aos objetivos estratégicos);
7. Causas/impedimentos para o alcance dos objetivos e medidas tomadas para enfrentamento (justificativas para o resultado e monitoramento de metas não alcançadas);
8. Desafios remanescentes e próximos passos. (Incluir os desafios e incertezas que a UPC provavelmente enfrentará ao perseguir o seu planejamento estratégico (perspectiva) e potenciais implicações para o seu modelo de negócios (ou cadeia de valor) e desempenho futuro.
A discussão das potenciais implicações, inclusive para o desempenho futuro, normalmente inclui o ambiente externo, bem como riscos, com uma análise de como estes podem afetar a realização dos objetivos estratégicos.
Forma recomendada
• Máximo 30 páginas;
• Diagrama simples e fluxo narrativo lógico com formato padrão para todas cadeias de valor;
• Gráficos dos principais indicadores, contendo as metas e os resultados atingidos;
• Diagrama ou infográfico para resultados qualitativos;
• Quadro/infográfico com os principais desafios e incertezas.

25/02/19

SAM
STI
SGP
SOF
SGS
Núcleo Socioambiental
Comissão Gestora do PLS

19) Alocação de recursos e áreas especiais de gestão
O objetivo do capítulo é demonstrar como foram gerenciados os recursos orçamentários, humanos, tecnológicos e outros, sob o ponto de vista da eficiência e da conformidade.
Conteúdo
Declaração dos titulares das secretarias responsáveis, abordando:
a) objetivos estratégicos das áreas de gestão da UPC;
b) estratégia e metas de implementação dos objetivos;
c) principais ações realizadas, incluindo os contratos de serviços significativos e os investimentos de capital. Quanto a estes, a avaliação do seu custo-benefício e o impacto sobre os objetivos;
d) desafios e oportunidades;
e) conformidade com a legislação que rege a UPC;
f) confiabilidade das informações prestadas.
Demonstração da eficiência e da conformidade legal de áreas relevantes de gestão que contribuíram para o alcance dos resultados da UPC no exercício:
1. Gestão de orçamentária e financeira (SOF):
1.1. Perfil do gasto: evolução dos últimos anos da execução orçamentária da despesa por função e/ou unidade orçamentária (empenhada, liquidada e paga); detalhamento das despesas por grupo e elemento de despesa; execução orçamentária dos principais programas/projetos/ações;
1.2. Discussão do desempenho atual em comparação com o desempenho esperado/orçado, com uma análise de tendências;
1.3. Explicações sobre variações do resultado, com uma reflexão justa e compreensível sobre o desempenho financeiro, consistente com as demonstrações financeiras subjacentes;
1.4. Principais desafios e ações futuras.
2. Gestão de pessoas (SGP):
2.1. Conformidade legal;
2.2. Avaliação da força de trabalho: distribuição dos servidores por faixa salarial, gênero, deficiência, etnia, faixa etária, situação funcional, carreira, área de trabalho e unidade de exercício;
2.3. Estratégia de recrutamento e alocação de pessoas;
2.4. Detalhamento da despesa de pessoal (ativo, inativo e pensionista), evolução dos últimos anos e justificativa para o aumento/diminuição;
2.5. Avaliação de desempenho, remuneração e meritocracia: gratificação de desempenho, progressão funcional, estágio probatório, tabela de remuneração, percentual de cargos gerenciais ocupados por servidores efetivos, detalhes sobre a igualdade de oportunidades na UPC;
2.6. Capacitação: estratégia e números;
2.7. Principais desafios e ações futuras.
3. Gestão de licitações e contratos (SAM):
3.1. Conformidade legal;
3.2. Detalhamento dos gastos das contratações por finalidade e especificação dos tipos de serviços contratados para o funcionamento administrativo;
3.3. Contratações mais relevantes, sua associação aos objetivos estratégicos e justificativas para essas contratações;
3.4. Contratações diretas: participação nos processos de contratação, principais tipos e justificativas para realização;
3.5. Principais desafios e ações futuras.
4. Gestão patrimonial e infraestrutura (SGS e SAM):
4.1. Conformidade legal;
4.2. Principais investimentos de capital (infraestrutura e equipamentos), avaliação do seu custo-benefício e impacto sobre os objetivos estratégicos;
4.3. Desfazimento de ativos;
4.4. Locações de imóveis e equipamentos;
4.5. Mudanças e desmobilizações relevantes;
4.6. Principais desafios e ações futuras.
5. Gestão da tecnologia da informação (STI):
5.1. Conformidade legal;
5.2. Modelo de governança de TI;
5.3. Montante de recursos aplicados em TI;
5.4. Contratações mais relevantes de recursos de TI;
5.5. Principais iniciativas (sistemas e projetos) e resultados na área de TI por cadeia de valor;
5.6. Segurança da informação;
5.7. Principais desafios e ações futuras.
6. Gestão de custos (SOF):
6.1. Conformidade legal (art. 50, §3º da Lei Complementar 101/2000, e Portaria STN 157/2011);
6.2. Estimativa de custos por área de atuação, demonstrando a distribuição dos recursos consumidos entre as áreas finalísticas e de suporte;
6.3. Estimativa de custos por programa governamental, demonstrando em que medida eles se relacionam e contribuem para o alcance da missão institucional da UPC;
6.4. Principais desafios e ações futuras para alocação mais eficiente de recursos e melhoria da qualidade dos gastos públicos.
7. Sustentabilidade ambiental (SAM, SGS, Núcleo Socioambiental e Comissão Gestora do PLS):
7.1. Critérios de sustentabilidade nas contratações e aquisições;
7.2. Ações para redução do consumo de recursos naturais;
7.3. Redução de resíduos poluentes.
Forma recomendada
• Declaração do gestor responsável, máximo 2 páginas, com foto e assinatura dos responsáveis;
• Demonstração da eficiência e da conformidade legal das áreas relevantes da gestão que contribuíram para o alcance dos resultados da UPC: máximo 15 páginas e uso intensivo de infográficos.

28/02/19

SOF

20) Encaminhar à COGEST a minuta do Relatório de Gestão/2018 para análise e aprovação pelo Comitê.

18/03/19
29/03/19

SOF
CCS

21) Encaminhar à Equipe de Editoração a minuta do Relatório de Gestão/2018 aprovado pela COGEST e para a CCS elaborar a mensagem do dirigente máximo da unidade.
22) Mensagem do dirigente máximo da unidade
Mensagem do Presidente contendo o resumo dos principais resultados alcançados pela unidade prestadora de contas (UPC) frente aos objetivos estratégicos e às prioridades da gestão.
O objetivo da mensagem do dirigente máximo da unidade é fornecer uma visão geral sobre o desempenho de sua gestão.
Conteúdo
• Missão institucional;
• Objetivos estratégicos;
• Prioridades da gestão;
• Principais resultados da gestão;
• Desafios e perspectivas;
• Declaração de integridade do relato integrado.
Forma recomendada
• Máximo 2 páginas;
• Infográfico com os principais números do resultado da gestão;
• Foto do dirigente máximo da unidade;
• Assinatura do dirigente máximo da unidade.

08/04/19

Equipe de Editoração

23) Encaminhar à SOF a minuta do Relatório de Gestão/2018 com a editoração final.

12/04/19

COGEST

24) Reunião para aprovação do Relatório de Gestão/2018 pelo COGEST.

16/04/19

SOF

25) Submeter o Relatório de Gestão/2018 consolidado para a Diretoria-Geral e Presidência.

25/04/19

DG

26) Devolver à SOF o Relatório de Gestão/2018 para transmissão via sistema e-Contas do TCU.

30/04/19

SOF

27) Data limite para enviar o Relatório de Gestão do exercício de 2018 ao TCU e disponibilizar no sítio do TRE-SP.

10/05/19

SOF

28) Enviar por e-mail o Relatório de Gestão à SCI e as demais unidades.